株式会社ピーエーシー

オフコンからクラウドへ、基幹業務システムのリプレイスを実現した広告業における導入事例。案件利益率のモニタリングからペーパーレス化まで、全社レベルの効率化を実現。

「印刷業や建設業向けはあるのに、広告業向けのシステムというのはあまりなかった。ZAC Enterpriseは、広告業への導入実績が多数あったことがポイントでした。」
──経理部塚本晴彦様

ZAC Enterprise（以下、ZAC）導入前の課題

オロ：システム導入検討のきっかけからお伺いできればと思います。まず、システムの老朽化が課題の一つであったとお聞きしていますが、いかがでしょうか？

塚本様：旧システムは20年程前にオフコンからスタートしたのですが、システム自体20年も経つと老朽化して古さも感じますし、改善したい点もでてきます。加えてサーバーにいつ障害が発生してもおかしくない状況でした。地震などの災害時にも対応したいということで、クラウドシステムの導入を検討したのがきっかけです。

オロ：業務面では、具体的にどのような課題をお持ちでしたか？: 高橋様：まず営業面でいうと、売上予測はエクセル、実績はオフコンと、バラバラの管理をしていたことによる非効率が課題でした。売上見込・利益予測は、営業個人がエクセルで属人的に管理しているため営業部全体の数字が見えづらく、また、売上実績はエクセル資料を見ながらオフコンに手入力するので、入力ミスや漏れが起きてしまいます。現在も社内協力を得ながら継続して業務改善に取り組んでいますが、エクセルとシステムの重複管理や二重入力の解消が、システム導入プロジェクトの目指す方向性でした。

当時は基本的に手書き伝票や紙書類で業務管理をしていたので、紙とシステムの並存で複雑な仕組みになっていたと思います。印刷トナーの消費も多いし、ファイリング作業の手間や保管場所の確保もしなければいけない。いろんな面でムダがあったように思います。

それからオフコンの時にはワークフローというものがなかったので、申請や承認がうまく回っていませんでした。経験による慣れや勘に頼るといった属人的な部分も多くて、本来なら承認が必要な場合も上長の承認なしで売上計上できてしまう。そんな状態だったので、案件の途中で利益やマージンが変わり、利益率が悪化している情報なども、上長までなかなか情報があがってこない。営業マネージャーが情報をキャッチしやすい環境を整え、管理面をレベルアップする必要がありました。

ZAC導入のポイント

オロ：ZACをお選びいただいたポイントをお教えください。: 塚本様：ZACは、広告業への導入実績が多数あったことがポイントでした。実はシステムを検討する際いろいろ探してみたのですが、印刷業や建設業向けはあるのに、広告業向けのシステムというのはあまりなかった。他社の会計システムや大手ベンダーのものも検討しましたが、話を聞いてみるとどれも費用が高いという印象でした。大手・中堅企業向けのシステムもありましたが、うちの会社は50人程度の規模なので、中小企業向けにも対応できるシステムでないと合わないと思いました。; 高橋様：ZACは、実際のデモを見たときに、広告業の業務管理にフィットしているという印象があって、画面や機能に関して特に違和感はありませんでした。申請・承認まわりの内部統制機能は、パッケージシステムならではの完成度だと感じましたし、上長の承認などの設定にも自由度があるというか。未処理の業務をアラート通知してくれる機能も使い勝手がよさそうでしたね。; 塚本様：クラウドシステムというのもポイントでした。サーバーのメンテナンスや障害発生時の対応など、管理コストも軽減できますし、OSアップグレードの影響もユーザー側は受けませんので。それから、ZACは過去データすべて検索できるという点もポイントでした。オフコンでは1年分のデータしか保持できなかったので、保存できない過去のデータはアクセスで別に管理するしかなかった。その点、ZACは何年分でもデータを保持できるのもよかったです。

株式会社ピーエーシーのZACでは、広告業の業務に特化した「広告業向け機能パラメータ」から、複数の機能パラメータが採用されている。

たとえば、販売管理画面では「広告媒体マスタ」からテレビ・ラジオ・新聞・雑誌など、各媒体ごとに設定したマージン率などが自動的に参照・入力される仕様になっている。

ZAC導入の効果・メリット

オロ：ZAC導入の効果についてお教えください。

高橋様：まずは、営業が個人ごとに行っていた案件管理が共有されるようになったことですね。たとえば、収支状況に変化があって案件の利益が一定基準を下回ると、システムから自動的に上長へ通知が回るよう設定しています。どのクライアントの、どの案件で、異常が発生しているか自動的に承認依頼が回るので、上長は現場で何が起きているか営業状況が把握できますね。; 月次決算の報告資料をZACから出力するようにしてからは、資料の作成時間が短縮されました。旧システムでは前年度までのデータは別管理するしかなかったので、まずデータを集める段階から苦労していました。それが今では、前年比のデータも自動的に集計できるので、作業が大幅に軽減されました。営業担当者別、クライアント別、広告媒体別の売上データ作成や、前年度との比較もすぐに出せてわかりやすくなりました。
オロ：月次の経理作業の面ではいかがですか。: 高橋様：特に売掛債権の消し込みの作業は、飛躍的に時間短縮されましたね。旧システムでは入金確認の時、この入金はどの請求明細に対応するものなのか、元帳と見比べながら突合せをしていたので苦労していました。ZACだと、請求データと入金データを明細単位で、システム画面上で確認できるのでとても効率的です。未入金も画面上で確認できるので、売掛債権の消し込み作業は特に効率化されたと感じています。引合案件から、受注、請求、入金に至るまで、プロセスとデータを一元管理できるZACならではだと思います。

塚本様：これまでの経費精算は全て紙書類で行っていたので、金額を出金伝票に転記して、会計システムに経費仕訳を手入力してと、何度も入力の手間がある時間のかかる作業でした。ZAC導入後は、社員各自が交通費や立替経費などの金額をシステムに入力するので、経理側はそのデータを元にした承認作業と、会計システムへの仕訳データ連携、出金作業を行えば完了です。漏れや間違いがなくなり経費精算作業もだいぶ早くなりました。

高橋様：そうですね。出張が多い社員に限定して、外出先からでもZACにアクセスできる権限を設定しています。事務処理のために会社に戻ってくる必要がなくなり、時間を有効に使えているようですね。

今後の活用方針

オロ：今後のZACの活用方針についてお聞かせください。: 高橋様：現在はZACシステム外で自社独自の日報や勤怠管理を行っていますので、工数管理ができていません。工数が把握できれば、かかった工数（労務費）まで含めた全体の費用を元に、正確な利益を算出できるので、効率の悪い案件が明確になります。見かけは利益が確保できているようでも、スタッフに利益以上の負荷をかけている案件があると、忙しいばかりで業績につながりません。かえって他の仕事にも影響します。社内工数に見合った売上や利益を確保するという損益の意識づけにもつながるので、ZACの勤怠管理（工数管理）の導入も検討していきたいですね。; まだまだ試行錯誤の段階ですが、これからもZACの活用をより進めながら、経営管理面をさらに強化していきたいですね。; オロ：本日はありがとうございました。

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