住友林業情報システム株式会社

住友林業グループのIT戦略を支える同社が、あえてパッケージシステムの導入を決めた理由とは？自社開発システムからZACへのリプレイスにより実現した業務改善に迫る。

「ZAC Enterpriseは、我々が望んでいたことをすでに形として実現しているシステムでした。これなら自分たちの業務にフィットするだろうという直感がありましたし、それはプロジェクトメンバー全員が同じ意見でした。」
──業務部　チーフエンジニア　今関様

: 住友林業情報システムは、2011年に新基幹システム導入プロジェクトを発足。業務非効率の解消、成長・発展に備えた基盤整備、新OS搭載端末への対応などを目的に、今後10年間は使用に耐えうる基幹業務システムの構築を目指した。プロジェクト開始にあたってはRFP（＝提案依頼書）が作成され、新基幹システムの条件として「独自システムのつくり込みではなく、IT業界向けのプロジェクト販売原価管理システム（業務パッケージ）を導入する」という内容が策定された。住友林業グループのIT戦略を担う企業として高い技術力を持ちながら、あえて基幹システムにパッケージ導入を決断した理由を、プロジェクトのキーマンに尋ねた。

ZAC導入前の課題

オロ：まずは、ZAC Enterprise（以下、ZAC）導入以前のシステムについてお聞かせください。

今関様：以前は、自社で開発した案件別の原価管理システムを使用していました。見積作成から受発注処理、請求、工数入力までカバーするシステムです。; 14年前（2000年）に作られたシステムですから、その後の業務内容の変化に対応しきれず手作業で運用する部分が多くなってきていました。会社規模が小さい頃はまだよかったのですが、会社の拡大にともない事務処理が増え、そろそろ限界かと思うことが多かったです。; たとえば、各社員がExcelで旅費精算書を作って業務部へ渡す、業務部はそれをプロジェクト原価かそれ以外かで区分して、プロジェクト原価ならばシステムに入力をする、さらに支払いが発生するものは支払伝票を起票してFBデータを作成し、なおかつ会計システムにもデータを入力してと......。三重、四重入力になっている処理もありました。; 水上様：見積書や請求書もシステムから出力できましたが、システム稼働後に業務内容が変わってしまったためほとんどが使えず、結局Excelで対応していました。; 業務内容の変更にあわせて、適切なタイミングでシステム改修をしていれば問題はなかったのですが、社内リソースの問題もありそれがなかなか進められずもどかしい思いをしていました。ZACを導入してからは重複入力もなくなり、業務も大幅に効率化が実現できたので、これが当たり前になってよかったと思っています。
オロ：では、もし仮に今ZACがなくなったとしたら......。: 水上様：かつての業務に戻すというのは、考えられないですね。

ソフトウェア開発会社が、あえてパッケージシステムを選んだ理由

今関様：2000年に構築したシステムでは稼働開始後に社内で二次開発を行う計画がありました。そこで様々な改善が施される予定でしたが、開発メンバーが本業に忙しく計画が予定通りに進まず、当初目指したシステムを作ることができませんでした。

本来なら自社向けのシステム開発案件であっても、しっかりとしたプロジェクト体制をとって推進すべきです。しかし、社内の人員を必要な時にプロジェクトへアサインできるかというとなかなか難しい。やはり、社内業務よりも社外向けのクライアント業務が優先されるべきですし、優秀な社員であれば尚更そちらにアサインをしたい。

今回はその点も考慮し、社内のSEがいなくても動かせるシステムという前提のもとパッケージシステム中心の選定を行い、カスタマイズも極力しないという方針で進めてきました。

ZAC導入のポイント

オロ：ZACを選定いただいたポイントについてお教えください。: 今関様：選定対象のベンダーはオロを含めて3社ありました。当初は別の2社を中心に進めていましたが、情報収集の結果、最後の候補としてZACを検討にあげました。

水上様：システムデモンストレーションを見た時、3社の中で最もカスタマイズ少なく運用できそうな印象があったのはZACでしたね。

今関様：ZACは、我々が望んでいたことをすでに形として実現しているシステムでした。これなら自分たちの業務にフィットするだろうという直感がありましたし、それはプロジェクトメンバー全員が同じ意見でした。

3社を対象に簡易的なフィット＆ギャップを実施した時、オロはこちらの要望を標準機能では満たせない場合にも、他のユーザー事例にもとづいた運用アイデアを的確に提案してくれました。最終的には3社を対象に、複数の項目からなる評価シートにのっとり採点をしましたが、機能面やオロ担当者への評価に加えて、RFPにもあった「今後10年間の使用に耐えうるシステム」という観点でもZACがベストだという判断に至りました。

【住友林業情報システムの導入したZAC Enterprise】
住友林業情報システムのZACでは、「ソフトウェア開発業向け機能パラメータ」の中から複数の機能パラメータが採用されている。プロジェクトの工程別に作業工数データを集計し、その作業時間比率に応じて労務費・共通費・販売管理費などの原価をプロジェクトに配賦する機能では、煩雑な仕掛品の計算を自動化することで、原価進捗と利益着地見込みのタイムリーな把握を実現している。

ZAC導入後の効果

オロ：ZACの利用開始当初の印象をお聞かせください。: 今関様：大掛かりな基幹業務システムの導入作業にもかかわらず、ZACは稼働開始の初月から特に大きなトラブルもなかったので、そこは非常に評価できました。
オロ：具体的な導入効果についてはいかがでしょうか。: 水上様：月末支払いの確認作業ではZAC上のデータと請求書を照合させるだけで完了できるなど各所で重複入力がなくなっており、多岐にわたって業務効率化が実現できています。これまではシステムからデータを出力した後、データ加工を含む複数の処理を経る必要がありましたが、それらが省略できたので非常に満足しています。
オロ：導入前と現在では、月末月初の作業時間はどのくらい減った印象がありますか？: 今関様：月次の経理作業については、１人分の作業時間を削減できています。
オロ：それはすごいですね。: 水上様：作業にあたる人員を減らしても業務が回っていますので、効果は大きいと思います。
オロ：現場のみなさまからの評価はいかがですか。: 今関様：マネージャークラスからは、工数入力の精度が上がったという評価を聞いています。以前のシステムは週次での工数入力でしたが、ZACは日次の入力に対応していますから。また、請求書の未発行や仕入計上のモレなど、未処理の業務をアラートとして通知してくれる機能も、部下の管理に活用できて便利だという声もありますね。; 対外帳票に関するムダな作業がなくなったことも評価されています。以前は、見積書、発注書、請求書などに社印を捺印するプロセスがありましたが、ZACの場合は決裁者の電子承認を得た書類については、社印入りのデータファイルをシステムからそのまま出力できます。全社においてデイリーで発生する間接業務を削減できたので、改善の効果は大きいといえますね。
オロ：システム選定時のRFPには、システムに蓄積されたデータを障害分析などの業務改善に活かしていきたいという項目がありましたが。: 今関様：障害発生の度合いやシステム開発案件における追加作業の発生は、品質や開発業務プロセス効率を計る指標のひとつですので、ZACから工数情報を集計して障害工数を前期比何％削減とか、全体工数を見積工数の何％以内に抑えるという管理をしています。; 当社では、プロジェクト終了時に必ず完了報告を行っており、プロジェクト損益をはじめ、開発工程ごとに作業工数の予算と実績の差異分析を行っています。以前は報告資料の元となるデータが欲しくても、システムから取り出すのに一手間二手間あって苦労していました。ZACだと様々なデータを簡単に抽出できるので、完了報告資料の作成がスムーズです。; また、部門ごとに様々な業務課題を抱える中で、その問題の原因分析や解決のための指標もやはり部門ごとに独自のものがあります。ZACによって、各マネージャーが自部門の改善に用いるデータへ身近にアクセスできるようになりましたので、今後はもっといろんな切り口での改善が現場ベースで出てくると思います。

ZACは経営改善を実現する戦略的なITツール

オロ：最後に、今後の活用について聞かせてください。: 水上様：今後は、部門別の予算実績対比についてもZACを活用する予定です。現在そのための準備を進めています。; 今関様：得意先別や、システム開発・コンサルティング・運用受託などのサービスセグメント別など、細かな単位にブレイクダウンした予算を各部門に持たせる管理を進めていきたいと考えています。当社ではリーダークラスによる月次会議があって、その会議で使用する予算実績対比資料がZACからそのまま出力できれば、現場では余分な作業がなくなります。; 今後はわれわれ業務部が中心となって、ZACから出力されるこのデータを活用すれば、こういうことが出来ますよといった情報提供していきたいと思っています。ZACにはまだまだ活用できる余地が大いにあるので、業務改善につなげる戦略的な武器といった形で使っていきたいと思っています。; 今回は、カスタマイズを最小限に抑えて導入し標準の機能を中心に利用しており、当社の業務に合わない部分もありますので、効果の大きい部分はコストの許す限り改善していきたいと思っています。; ZACは他社の追加機能要望をパラメータとして取り込み日々成長・進化していると聴いております。他社用に開発された新規機能を低コストで効率良く自社のシステムに取り込めるということも導入時の決め手のひとつでした。ZACの成長・進化とともに当社の業務システムも成長・進化していきたいと思っています。その為には、オロさんからの新規機能や改善機能の情報提供が不可欠となりますので、定期的な情報開示と当社の業務システムへの適用についての積極的な提案及び手厚いフォローを期待しています。

オロ：貴重なご意見ありがとうございます。今後さらにZACをご活用いただけるよう、しっかりご提案させていただきます。本日はどうもありがとうございました。

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