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アラヤ株式会社への導入実績

翻訳・ドキュメント制作業 アラヤ株式会社 ZAC導入事例

広告・コンテンツ制作に特有の原価管理にフレキシブルに対応可能なZACを選定。販売・購買システムの一元化により、受注・請求業務、仕入・支払業務を効率化
「当社の展開する翻訳業は、広告の世界と同じく、受注の段階では仕入金額が決定していないことが多いです。ZACであれば、外注費などの仕入金額が積み上がって原価となるような、そういった業態にフレキシブルに対応ができるイメージがありました。」
-株式会社アラヤ システム担当者様

アラヤ株式会社

多言語翻訳、技術翻訳への対応が強み

まずは御社の事業内容について教えて下さい。
システム担当者様:一般的な翻訳から、製品マニュアル・カタログ等の翻訳、ソフトウェアやヘルプファイルのローカライズまで、翻訳の幅広いニーズに対応をしております。
翻訳業における御社の強みというと?
システム担当者様:翻訳会社が非常に数多くある中でも、当社では特に40以上もの世界の言語、多言語への翻訳を強みとしております。また、翻訳だけではなく、コンテンツそのものの制作に対応できるのも特徴です。社内にコンテンツライター、デザイナーを擁しているので、多言語対応が必要なWEBサイトの制作なども対応しています。単純な翻訳作業だけではなく、企画・制作など上流工程からの対応も可能ですね。
その他、IT系の翻訳など、技術への理解を必要とする翻訳を得意としています。社内に技術に明るいスタッフを抱えておりますので、システムやアプリケーションのソースコードの中から、ユーザーインターフェースに係わる部分だけを切り分けて翻訳、といったケースにも対応可能です。また、日本の大手メーカーの海外拠点が集まるドイツのデュッセルドルフや、中国の大連・香港にも拠点を持っており、ワールドワイドなネットワークを有しているのも強みですね。

別々だった販売・購買システム 一元化による効率化が課題

ZACの導入を検討されるきっかけは何だったのでしょうか?
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システム担当者様:当時、販売を管理するシステムと、購買を管理するシステムを、それぞれ別のシステムで運用しており、両者間のデータ連動が全くなされていませんでした。この販売と購買のシステムを一元化したい、というニーズがありました。

ZACの強力な原価管理機能と、フレキシブルな対応が決め手

ZAC導入の決め手となったポイントは?
システム担当者様:さまざまな製品の情報収集を行いましたが、最終的にはZACに決めました。決め手としては、ZACが広告制作業や広告代理店業などの業態に強い機能を持っていたことです。
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当社の展開する翻訳業は、広告の世界と同じく、受注の段階では仕入金額が決定していないことが多いです。ZACであれば、外注費などの仕入金額が積み上がって原価となるような、そういった業態にフレキシブルに対応ができるイメージがありました。
また、必要であればカスタマイズを行い、自社の業務に沿った機能が拡張できるという点も決め手でした。その他にも、オロさんの会社が近かった、ということもポイントだったかな?(笑)

ZACによる業務の可視化・ペーパーレス化 ⇒ 伝達業務の省力化

ZACを導入してから、業務にどのような変化がありましたか?
システム担当者様:まず、当社では、販売と購買をすべてZACを通して行うという運用ルールにしているため、これまでバラバラだった販売と購買がシステム上で紐づきました。協力会社に発注を行う際、どの受注に紐づく発注であるか、ということをいちいち確認しなくてもよくなりましたし、二重入力がなくなったこともメリットですね。協力会社への支払いについてはZACからFBデータを作成し、それを取引銀行のシステムにインポートして支払処理をしています。最近では、外注費だけでなく販売管理費もFBデータを作成して、支払処理を行うようにしています。
また、月次の締め処理を行う時には、何か未処理の案件があると、アラートが発生する仕組みになっているので、処理漏れの案件もなくなりました。ZACに情報を一元管理しているので、「この案件の担当は誰?」といった小さな調べごとの煩わしさも減りましたね。販売・購買にかかわる様々なことが可視化できるようになった、というのは大きい効果です。
なるほど。その他にも効果はありましたか?
システム担当者様:見積書などのドキュメントもZACで発行したものを使用しています。当社の社判の画像データをZACに取り込み、見積書上に表示させたもをPDFファイルに出力できるので、お客様から特別な要望がない限りはこのデータを正式な見積書として使用しています。社内のペーパーレス化が進みましたね。
でも、社長は書類にハンコを押す機会が減ってしまったので、ちょっと寂しいと思っているかもしれませんね。(笑)

ZACで得られる経営指標の有効利用が今後の課題

ZACを導入する際、何か苦労した点などはありましたか?
システム担当者様:開発を行う段階では、翻訳業の特殊性をどう伝えるか、ということに気を配りました。仕入が多通貨で発生する、一案件に対しての仕入れ数が多いなど、当社にとっての常識が別の会社にとっては常識ではない、ということが起こりうるため、オロさんにそれをどう伝えるか、ということには気を配りました。
導入にあたって、社内運用ルールなどは決めましたか?
システム担当者様:導入時の役割分担や、導入からどのタイミングで何をするか、などの導入スケジュールは事前に決めました。他にも、月次の締め処理をスムーズにするため、協力会社からの書類は毎月何日までに回収する、などのタイミングは決めています。
ZACには予実対比など、経営判断に役立つ情報のアウトプットもできますが、これらの機能はご利用いただいていますか?
システム担当者様:売上に対する損益の情報をプリントアウトして各営業員に配布する、といったことはしていますが、月例会議・報告などの場においてZACの情報を利用することは今のところしていません。これらの機能をどう経営に役立てていくかはこれからの課題ですね。
予実対比はZACの強力な機能の一つなので、ぜひご利用下さい!
では、今後のZAC活用法について何かプランがあればお聞かせください。
システム担当者様:ZACから情報をCSVで取り出して、それを別のツールやシステムで二次利用として業務に利用する、という方法を取っていることがあるのですが、今後、現状の業務フローのどこまでをZACに乗り換えていくのか、ということは、活用法として考える必要があるかもしれませんね。
今後のZACに欲しい機能があれば教えてください。
システム担当者様:外部の翻訳者に発注をする時、翻訳者ごとの過去の実績をZACからEXCEL出力して、翻訳者選定の際の検討材料として利用することができますが、これをブラウザ上でもっと簡単にできたらいいなと思っています。たとえば、「英語からドイツ語への翻訳」などの商品分類ごとに、価格・品質などの評価基準で、最適な翻訳者を検索する作業がZAC上で可能になれば、すごく便利だと思います。また、導入当初に比べて、画面表示のスピードが速くなったように感じますが、今後も継続的に動作が早くなっていったら嬉しいですね。

わかりました。今後の開発に役立てていきます。本日は貴重なお話をありがとうございました。

アラヤ株式会社 会社概要

所在地:
〒153-0061 東京都目黒区中目黒1-1-71 ニールセンビル3F
URL:
http://www.alaya.co.jp/
設立:
2004年4月
事業内容:
取扱説明書、パンフレット・カタログ等印刷物、プレゼン資料、ホームページ、
映像などの企画・制作・翻訳
各種ドキュメント、ソフトウェア、ヘルプファイルなどのローカライズ
インタビュー協力:
アラヤ株式会社 システム担当者様
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