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丸星株式会社への導入実績

コンテンツ・ドキュメント制作業 丸星株式会社 ZAC導入事例

ZACにより、販売・購買・工数(勤怠)・原価管理・電子決裁を全て一元システム化。月次決算工数30~40%減を達成し、全社における業務効率化を実現
「ZACのアウトプット帳票で収益状況が一目で分かるようになりましたね。社長より『ZAC導入によって、スピーディーに経営状態が把握できるようになり、資源配分見直しなどを含む、経営の意思決定が迅速に行えるようになった』と評価いただいております。」
―総務部 シニアマネージャー 岩井 秀樹 様

丸星株式会社

ITを駆使した効率的な技術ドキュメント制作

御社の事業内容と強みを教えて下さい。
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土田様:当社は主に欧文の製品に関わる技術情報のドキュメント制作を得意とし、お客様のグローバル市場における販売、そしてアフターサービスを、企画から原稿作成、編集、翻訳、デジタルコンテンツ作成までトータルにサポートしております。また、豊富な海外事業経験と欧州・アジアに広がる海外ネットワークが当社の強みと言えます。現在、欧州ではオランダ、フランス、ポーランド、アジアではタイ、台湾、中国に事業展開しており、国内メーカーの現地拠点をサポートするのみならず、現地での顧客開拓を行なっております。
例えば、自動車関係では、各国で法規制も異なり、かつ電装化が進むにつれ、ドキュメントの種類、コンテンツ量ともに増大傾向にあります。そこで、予算、作業量の効率化を図るため、既存コンテンツ、翻訳の再利用を提案しております。
当社では、早くから国際標準であるSGML、XMLを実業務に活用し、コンテンツマネジメントシステム(CMS)の供給会社とのアライアンスで販売権を取得、自らの豊富なコンテンツ制作経験で実装し、お客様の立場に立った、確かなソリューションを提供しております。

案件管理・原価管理のDBがバラバラで、損益管理は手集計だった

ZAC導入前の課題はどのようなことだったのですか?
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結城様:以前は自社開発のクライアントサーバー型システムで案件管理、原価管理を行っていました。ISOの関係∗から案件管理機能を利用していたところへ、後から原価管理の機能を追加したものです。ただ、データベースを一元化できず、2つの機能を別個に運用していたため、案件ごとの収益は手作業で集計していました。
※丸星株式会社は2000年にISO9001:2000の認証を取得
結城様:従来システムで一番の問題は外注管理でした。案件ごとの外注状況の管理が複雑でシステムに結びつける仕組みがなかったため、(天方 雅明)社長から「2つの機能を統合するように」と指示されました。システム担当に聞くと「自社開発なら1~2年はかかる大変な作業」とのことでしたが。社長から「市販品で良いツールがあるのでは?」と言われ、製品を探しました。

必要な機能がオールインワンでそろっていた

ZACを採用するに至った経緯を教えて下さい。
岩井様:今から考えても、製品を決定するギリギリのタイミング(2008年6月ごろ)でオロさんと出会ったのは奇遇ですね(笑)。たまたまテレアポインターから電話があったのが縁の始まりですが、営業の人から説明を聞けば聞くほど、「当社のような業種に合う。これこそ求めていたもの」との思いを強くしました。
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それまで財務会計パッケージ系のERPなどを検討していたのですが、やはり原価管理機能が弱く、複数の外部製品と連携しなければならず、不安でした。勤怠管理や電子決済の機能もなく、グループウェアを別途導入しなくてはと考えていました。それがZACは必要な機能がオールインワンで入っていた。SaaS型でサーバーを自前で用意しなくてよいのも大きかったですね。(買い取りライセンスによる)1000万円ほどの導入コストは、他社の提案と比べて3分の1、 4分の1でした。(ZACの勤怠管理の詳細についてはこちらから)
結城様:結局、2008年9月にZACの採用を決定、年内に導入作業を行い、2009年1月には本稼働を始めました。スケジュール感として、ものすごく早かったと思います。カスタマイズやマスタ整備でオロさんの担当SEも頑張ってくれたし、我々もトップダウンで作業を進め、業務の仕組みをなるべくZACに合わせるようにしました。

月次決算に要する工数(人日)は30~40%減 残業はほぼゼロに

ZAC稼働後1年近く経ち、業務は改善されましたか?
岩井様:ZACのアウトプット帳票で収益状況が一目で分かるようになりましたね。一部はCSV出力した後に手で加工していますが、カンパニー別、拠点別、案件別、顧客別と様々な角度から収益を分析できます。月例の経営会議に向けた資料作成では、同じ時間をかけても資料の中身の濃さが従来と明らかに違っています。社長より「ZAC導入によって、スピーディーに経営状態が把握できるようになり、資源配分見直しなどを含む、経営の意思決定が迅速に行えるようになった」と評価いただいております。
(ZACと財務会計ソフトとのデータ連動により)月次決算にかかる工数がかなり減ったことも改善点です。ZACを導入する直前は、経理部員4人がかりで締め日から8~10営業日で月次決算を作成していましたが、現在は3人体制で8営業日に収まっています。しかも以前は残業もかなり多かったのですが、現在はほぼゼロです。もちろん全社員の協力があってのことですが…。
結城様:全社員が(少なくとも勤怠管理で)ZACを利用し、案件ごとの未入力項目が1つでもあると締まらないので、従来システムで危うかった網羅性と正確性が高まりました。その点で、入力徹底では当社向けに実装してもらったメッセージ機能が役立っています。この機能を使って普段は社員に向けクイズやアンケートを表示していますが、月末には入力完了を促すメッセージを出すようにしています。
ZACはトップダウンで短期導入したため、稼働直後は操作に関する問い合わせが多かったのですが、3カ月ほどでなくなり、代わって原価、販管費の仕訳についての質問が多くなりました。ZAC導入で今まで以上に厳しく収益性を問われるようになり、 社員の“原価意識”が高まった証拠でしょう。結局、一定の管理会計ルールにそって仕事をする。それが社内で定着してきたのは大きな成果だと感じています。

ZACの新機能 グループウェア機能に期待

ZACやオロに対する要望、期待はありますか?
岩井様:ZACの標準アウトプット帳票はほとんど活用していますし、独自に加工した帳票もかなり使っていますが、管理会計のレベルアップに繋がる帳票がさらにあれば、もっと採用していくつもりです。経理部門にもZACから取得できる有効な資料の提案を依頼しているところですし、オロさんの方でも新しい帳票があれば、どんどん提案して下さい。
土田様:今後はVPNを利用したZACへの外部アクセスを活用していきたいと考えます。顧客先に派遣していてVPNを利用できない社員もいますから、近々モバイル対応になると聞いているZACに期待しています。また、ZACにグループウェア機能が加わる予定というのは興味深く、スケジュール管理と勤怠管理との連動などは便利そうです。当社は拠点が分散しているのでディスカッション機能などがあればよいですね。
結城様:ZAC導入で国内では管理会計の仕組みが徐々に整いつつあります。次は海外拠点を含めたグルーバルな管理会計を追求していきたい。オロさんも世界に通用するソフトウェア製品を目指しているそうなので、一緒に成長していきましょう。

本日は貴重なご意見ありがとうございました。

丸星株式会社 会社概要

所在地:
〒220-0012 神奈川県横浜市西区みなとみらい4-4-2 横浜ブルーアベニュー14F
URL:
http://www.maruboshi.co.jp/
設立:
1954年7月
事業内容:
・技術ドキュメントの企画・原稿制作・編集・グラフィック・ 翻訳
・デジタルコンテンツ、電子ドキュメントの制作、システム開発
・印刷、ロジスティック、海外拠点による業務サービス
インタビュー協力:
執行役員 総務部長 土田 芳則 様
経営本部 参事 結城 盛樹 様
総務部 シニアマネージャー 岩井 秀樹 様
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