太陽有限責任監査法人への導入実績

太陽有限責任監査法人 ZAC導入事例

業務の効率化から、経営データ分析、人材採用・育成まで
「監査法人」「専門士業」の経営課題を解決するZAC

"他パッケージとの比較も行いましたが、コスト面の優位に加えてクライアントがZACを導入してうまくいくケースをいくつも見ていたので、ZACに勝てる仕組みはないだろうと思っていました"
―監査業務推進部 部長 パートナー 公認会計士 柴谷 哲朗様

太陽有限責任監査法人

太陽有限責任監査法人は上場会社の監査クライアント数国内第4位の監査法人です。同法人は稼働時間や利用経費の記録にExcelマクロを利用していましたが人員の増加により業務処理が限界を迎えたため2009年にZACを導入しました。利用開始から8年、今や同法人に欠かすことのできない仕組みとなったZACの活用方法について、業務管理部 部長 パートナー・大木様、監査業務推進部 部長 パートナー・柴谷様にお話をうかがいました。
(※太陽有限責任監査法人調べ 2016年11月時点)

人員の増加により、Excelマクロでの稼働時間集計、経費精算が限界に

太陽有限責任監査法人_01
オロ:システム導入のきっかけを教えてください。
柴谷様:きっかけは稼働時間集計や経費精算業務の効率化でした。監査法人はクライアントや監督機関に稼働時間を報告しなければいけないので、どのクライアントのどの契約でどういった作業をしたのかを時間単位で集計する必要があります。旅費交通費もクライアントに実費請求することがあるので、どの契約のどの業務でかかった経費かを詳細に記録していました。
記録にはマクロを組んだExcelを作って個人に入力してもらっていましたが、人員が増加すると入力シートが増え、計算も複雑になりミスが起きる可能性が出てきました。提出期限が守られないことも多く内容チェックにも時間がかかるため、業務効率化のためシステム導入を検討することになったのです。
2009年にZACを導入した当時は事務作業の効率化が目的でしたが、その後ZACの活用方法は年々高度になっています。活用の段階をフェーズで区切ると、第1フェーズは単純な「事務の効率化」。第2フェーズは人員配置を最適化して稼働率を高めようという「アサインの最適化」。第3フェーズはデータをより詳細に分析して法人全体の課題を解決しようという「経営データの分析」。そして現在は第4フェーズ「働き方改革」に至っていて、各人のきめ細かな労務管理にZACを活用しています。

ZACは会計監査のプロの目から見ても理想的なシステム

オロ:システム選定当時のことを教えてください。
柴谷様:システム選定以前からZACのことは知っていました。広告業を営むクライアントの基幹システム選定を支援をした際にZACのプレゼンテーションを聞く機会があって「これは当法人のシステムにもいいんじゃないか」と思ったことを覚えています。
広告制作やソフトウェア開発など、プロジェクト単位で人が中心に回る労働集約型のビジネスはゼネコンなどと違って原価が目まぐるしく変わります。そのためプロジェクトの進捗にしたがってリアルタイムに実行予算を変更でき、なおかつ実績と比較できる仕組みが必要です。その点を重視して基幹システムを選定すべきというアドバイスをずっとしてきたのですが、ZACはまさにそのアドバイスに合致するものでした。そしてプロジェクト単位で人中心に回るという条件は監査法人にも当てはまるので、ZACがフィットするのではないかと思ったのです。

ZACに勝てる他のパッケージはおそらくないと感じた

太陽有限責任監査法人_02
柴谷様:当時はそのようなシステムを導入する場合、スクラッチ開発をするか既存パッケージにカスタマイズをするのが一般的でした。しかし、カスタマイズが膨らんで予定をはるかに上回る費用がかかり「こんなはずじゃなかった」となるのはよくある話で、既存パッケージを利用した場合、当法人でも同じことが起きると危惧していました。
しかしZACは最初から労働集約型のビジネスを想定したパッケージで、デモを見た限り当法人の導入でもカスタマイズはほぼ発生しないだろうと感じました。他パッケージとの比較検討も行いましたが、コスト面の優位に加えて私が関与するクライアントがZACでうまくいっているケースをいくつも見ていたので、ZACに勝てる仕組みはないだろうと個人的には思っていましたね。

稼働時間の集計が効率化、事務作業もスピードアップ

オロ:第1フェーズ「事務の効率化」の効果について教えてください。
大木様:ZACは稼働時間と経費の記録を1画面上で完結できるのがいいんです。対象契約を選んで作業時間を入力し、どこに移動して交通費はいくらか、その費用はクライアントに請求するかしないかまで1度に入力できます。Excelの時はそれぞれ分断していましたが今はすべてが連携していて、未入力者のチェックや入力統制も可能です。クライアントへの作業時間報告や交通費請求は以前に比べだいぶ楽になりましたし、監督機関へ提出する資料もスピーディに作成できるようになりました。
稼働時間データは対外的な報告以外にも活用していて、たとえば年間で800時間作業を予定していた契約が実際は1,000時間かかっていたような場合、ZACのデータを分析すれば原因を細かく特定できます。場合によってはそのデータをもとに次年度の契約内容をクライアントに相談するなど収益改善もできるので、効果としては大きかったと思います。

流動性が極めて高い監査チームのアサインを最適化できる

オロ:第2フェーズ「アサインの最適化」とはどういった取り組みですか?
柴谷様:監査法人は時期によって繁忙の差が非常に大きいのです。そこでZAC内の作業時間データを分析して繁閑差が少なくなるよう仕事の割り振りを見直す、というのがアサイン最適化の目的です。
個別の監査チームがZACによって作業時間をセルフチェックできるようになったことはアサイン最適化にとても効果がありました。監査チームはさまざまな職階や役割を持つ人員で構成されますが、一般企業と大きく違うのはほぼ週単位で人員構成が変わる点です。頻繁に人が入れ替わりながら監査を行うので通常のプロジェクトチームよりもマネジメントが難しい。でも、ZACによって監査契約ごとの作業時間がリアルタイムに確認できるので、マネジメントを行う人間は誰がどんなことにどれだけ作業時間を使ったのか把握して適切なアサインを行うことができるのです。

ZACのデータを基に個人スキルの偏在を防ぎ、組織力を高める

太陽有限責任監査法人_03
大木様:監査契約ごとの作業時間分析は、アサイン最適化以外にもいろいろな効果がありました。たとえば特定の職階に作業時間が集中するようなケースがあります。個別の原因があれば対処できますが、法人全体でそういう傾向がある場合はアサイン以前に人が足りないことが考えられます。では、どの職階で人員が不足しているのか、採用を行うべきポジションはどこかなど、データを分析して根拠に基づいた採用が行えるようになってきています。
能力やスキルの偏在を防ぐという点でもZACは有効です。特定業務に熟練した人間をその仕事にアサインすると効率は良いのですが、法人全体がその方針でいくと能力やスキルが特定の人に偏在し、組織が硬直化するリスクがあります。能力やスキルが偏らないよう法人全体のアサインをコントロールするのにもZACのデータを活用しています。

企業経営のトレンドを見定めたい経営層のニーズにも迅速に対応

オロ:第3フェーズ「経営データの分析」について教えてください。
柴谷様:法人全体を俯瞰するような経営データの要請が経営層から随時あがってきます。リクエスト内容はその時々の経営トレンドに応じて頻繁に変わるので、以前はそのたびにマクロプログラミングを行っていました。データは企業の決算月、上場・未上場の分類、業務ごとの作業時間などいろいろな条件を掛け合わせたものです。ここに契約種別も加わるとさらに複雑で、監査法人には会計監査を行う業務、アドバイザリーサービスを行う業務があり、前者の業務はさらに法定監査、上場会社の監査、会社法の監査、学校法人の監査、私学助成法上の監査とさまざまな区分が存在します。そのため、データの抽出にとても時間がかかっていたのです。
大木様:ZACを導入してから取引先、契約種別、報酬、経費、計画時間、実績時間、作業担当者などのデータが一元管理されましたから、メッシュ条件を設定してデータ出力し、若干加工するだけで済むようになりました。スピードが違いますよね。これまでやりたくてもできなかった一歩踏み込んだ経営分析をスピーディに行えるようになりました。

個人別の残業時間をきめ細かくチェックし過重労働を防ぐ

太陽有限責任監査法人_04
オロ:第4フェーズ「労務管理」について教えてください。
大木様:データ分析の対象を人に変えて、主に労働時間を見ています。過重労働の改善・防止は非常に大きな経営課題であり、労働時間が水準を超えていないか、残業が多い場合には実際の作業時間も見てサポートできる部分がないかなども見ています。作業時間データは人事評価にも利用しています。以前の管理では評価対象者が特定業務を何時間行ったのかはすぐにはわかりにくい状態でした。そこでZACの作業時間データをもとに一定条件をクリアした人をピックアップして評価を行うようにしています。その他にも、昇格の査定などいろいろな人事評価の根拠にZACの定量データを活用しています。
ここまで述べたことはすべてZAC以前にもやろうと思えばできたのですが、エネルギーがものすごくかかるわけです。どうしても「この取引先」「この契約」「この人」とピンポイントの分析となってしまい、全体との比較や網羅的に見ておかしい部分を見つけだすことができませんでした。ZAC導入後はボタン1つで欲しいデータを簡単に出せるので、より深く、よりリアルタイム性の高い分析ができるようになりました。

人材不足の今、"日"から"時間"へのパラダイムシフトが専門士業に求められている

オロ:最後にZACをご評価いただけますか。
柴谷様:たとえば、ソフトウェア開発会社に関していえば、上場を目指すのであればZACのような仕組みが絶対に必要です。上場会社でもExcelを使用するケースは多くありますが、稼働時間の付け替えが起こりやすく、場合によっては不適切な取引で開示という事態になりかねません。内部統制にしっかり対応でき、上場前でも上場後でも使える、さらにはコスト的にも導入しやすいと考えていくと、ZACはかなり使えるシステムだと評価しています。
また、上場を目指さないとしても労働集約型のビジネスにおいて「時間の見える化」はすごく大切で、日々の作業時間記録には将来役に立つ定量情報が豊富に含まれています。後になって有効性に気がついても信頼に足るデータが蓄積されるまでは時間がかかるので、早いうちからそこに着手しておくことは有効だと思います。
大木様:一般の事業会社はもちろんですが、監査法人や税理士法人、弁護士法人などの専門家ビジネスでもZACのような仕組みは重要性を増していくと思います。なぜかというと、高い専門性を持つ人は組織への帰属意識が必ずしも高いとは言えない面があり、能力に見合わない仕事ばかりしていると組織を離れていくのです。仕組みによってその人の能力と組織内の役割がマッチした状態を作ることは、専門家集団を作っていく上でとても重要です。
管理者のスキル向上は専門家ビジネス全体の経営課題といってもいいでしょう。私たちはこれまでずっとフルタイムワーカーを前提に仕事を回してきたので、そうではない人には仕事を依頼しづらい面がありました。しかしこれは管理側の怠慢で、その人が働ける時間に合わせて仕事を分割できれば優秀な人はまだまだ確保できると思っています。この業界では人材不足が叫ばれて久しいですが、その原因は私たち管理側に問題があったのかもしれません。
今後業界全体でさらに人の確保が難しくなっていくと予想されていますから、客観的、定量的なデータに基づいて管理者の意識を変えていくことが専門家ビジネスに求められています。時間管理の概念を「日」から「時間」へとシフトさせてくれるZACは、管理者の意識を変革する上で有効な仕組みではないかと思います。
オロ:本日はありがとうございました。

太陽有限責任監査法人 法人概要

事業概要:
太陽有限責任監査法人は、上場会社の監査クライアント数国内第4位の中堅監査法人で、歴史ある上場会社、近年上場を果たした企業、上場準備中の成長企業、金融機関、学校法人、独立行政法人、公益法人など、多様な規模と業種のクライアントを有します。設立から40年以上の経験により培った多彩なノウハウの蓄積に基づき、高品質な監査やアドバイザリーサービスを提供しています。 (※太陽有限責任監査法人調べ 2016年11月時点)
所在地:
東京都港区赤坂8-1-22 赤坂王子ビル5階
URL:
http://www.gtjapan.or.jp/
設立:
1971年9月
社員数:
389名(2016年9月30日時点)
インタビュー協力:
業務管理部 部長 パートナー 公認会計士 大木 智博 様
監査業務推進部 部長 パートナー 公認会計士 柴谷 哲朗 様
  • 資料請求はこちら
  • デモ・商談希望はこちら
  • 資料請求、デモご希望以外の各種お問い合わせについて承ります。

お電話でのお問い合わせ 03-5843-0836

導入事例

ERP講座
REFORMA PSA