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マックグラフィックアーツ様の導入事例

情報を一元管理し、見通しの良い経営へ

"案件別収支が見えずもやがかかったような状態でしたが、Reforma導入により売上と原価が紐づき、先々まで収支の見通しが良くなりました。"

代表取締役 江川 英明 様

  • リアルタイムな損益管理ができていなかった

    貴社の事業内容、ビジネス上の強みをお教えください。

    江川様: 弊社はクリエイティブ制作やプランニング、もっと上流の企業のコミュニケーション戦略の立案まで、あらゆるフェーズの課題に対してデザイン発想でソリューションを提供するクリエイティブエージェンシーです。当初はグラフィックデザインの会社としてスタートしましたが、次第にWEB領域や、最近ではコンサルティングに近い領域でも事業を展開しています。課題に対してニュートラルに解決策を提案できることを強みとしており、WEBに限らず、印刷物や映像など、あらゆる手段を駆使して最適なご提案をさせていただいております。

    Reforma導入の背景にはどのような課題があったのですか。

    江川様:一言で表現すると、損益の状況が「リアルタイムに見えていない」状態でした。損益管理自体は行っていたものの、データの正確性に欠けていたり、情報入力のタイミングが統一されていなかったのです。
     背景には、案件の収支管理がかなり属人化していたことがありました。ディレクターによって数字の入力の仕方や、入力のタイミングが異なるため、月末のタイミングで正しい数字が集計できていなかったのです。また、エクセルやその他のシステムが分散していたことも課題でした。例えば見積書の作成一つとっても、まずエクセルで見積書を作成して、最終の数字を別のシステムに入力して、またその数字を別のエクセルに転記して・・・、というように二重三重の入力が当たり前になっていて、請求処理や売上管理にかかる工数が大きくなってしまっていました。

    マックグラフィックアーツ 合志様 合志様:私が入社した当時がまさにそういった状況で、重複入力の多さにウンザリするくらいでした。このような課題は、本来データベースで一元管理していれば解決できることなので、それがシステムの検討をはじめたきっかけでした。
     その他にも、稼働工数も正確に把握できていませんでした。工数管理自体は行っていたのですが、手書きのデータを集計していたので記入の精度やタイミングにバラつきがあり、案件の損益管理に利用できる状況ではありませんでした。ですから、とりあえず忙しそうにしているけれど、本当にこの案件は黒字なのか、というような判断が出来ませんでした。

  • Reformaはリーズナブルだったので、まずやってみよう、という決断ができた

    ではどのようにシステムを検討されたのでしょうか。

    江川様: 当初検討したのは、業務にフィットするよう、スクラッチでシステムを開発することでした。しかし、社内で開発するにはエンジニアのリソースが圧倒的に足りないし、外注するにしても、そもそもの要件定義にかけるべき人員のリソース確保すら困難な状況でした。ですから、いろいろとパッケージシステムを検討したのですが、なかなかいいシステムに巡り合いませんでした。
     唯一フィットしそうなシステムがZAC Enterpriseだったのですが、当時の予算から大きく乖離した価格帯の製品でしたので、なかなか手が出し辛いと感じていました。
     丁度そのタイミングでReformaの提案を受けまして、これであれば安価だし、とりあえず何か始めないといけない、という危機感がありましたので、Reformaの導入を決めました。

  • 試行錯誤を繰り返しながら、組織になじむ運用を策定

    導入を決められてから、本格的な稼働までの経緯をお教えください。

    合志様:社内でReforma移行委員会というものを作って、導入を推進しました。役員やディレクター、経理などをメンバーに加え、実際にReformaを使ってみることからスタートし、半年くらいかけて徐々に会社全体に下していきました。

    どのあたりに苦労されましたか。

    合志様: きちんとみんなに使ってもらえるような運用ルールを策定するのに、苦労しました。Reformaではかなり細かいところまで情報を入力出来るようになっていますが、裏を返せばそれは入力の複雑さ・煩雑さも意味しています。ですから、入れるべき情報を限定し運用のハードルを下げることで、システムの定着を図りました。

    運用を定着するにあたって、何か工夫はされましたか。

    合志様: 職種別に運用マニュアルを作成したり、社内で説明会を開催するなどして、時間をかけて操作フローを理解・定着してもらうようにしました。

    五十嵐様: 経費精算など、何度か入力ルールの改訂を繰り返しながら、試行錯誤を経てきちんと運用できるような体制を作っていきました。あとは、なぜこういう入力をしなければならいのか、なぜこの情報が必要なのか、ということを繰り返し伝えて理解を促していました。

  • 情報の一元管理により、業務管理と損益管理を改善

    本格的な稼働をされてから、現在ではどのようにお使いいただいていますか。

    マックグラフィックアーツ 五十嵐様 五十嵐様:経理担当としては、案件の損益、売上や仕入などの正確な情報が一元管理できていることの恩恵を受けています。Reforma導入前は、エクセルやファイルメーカーが分散していたため、見たい数字を見るためにはそれぞれのデータを集計するだけでなく、別途集計表を作成する手間がかかっていました。しかし、Reformaでは案件情報と担当者の情報が紐づいているので、案件担当者を入力するだけで月別の外注費等の一覧を出力できます。このように、正確な情報が少ない手間で出力できるようになり、集計にかかる工数を大幅に削減することができています。

    合志様: あとは稼働工数が見えるようになったのが大きな変化ですよね。

    江川様:そうですね。先ほど合志の話にもあったように、以前は工数と案件の紐づけがほとんどできていなくて、納品後その案件に見合った範囲の稼動で対応できていたのかが把握しきれていませんでした。Reformaを導入してから、工数を案件毎に入力するようになったので、損益をきちんと把握する、という意味でとても役立っています。  それともう一つは、先々の収支までかなり見通しよく把握できるようになりました。それだけでなく、数字の情報がタイムリーに見られますので、収支分析とその上での経営判断のスピード感が向上したように思います。

    五十嵐様: 以前のやり方では、エクセルで管理している、という性質上、どうしても先々の数字を入れられず、せいぜい3か月先の数字しか見れていませんでした。

    江川様: 3か月より先、となるとどうしても気持ち的に"すごく先"という感覚になってしまっていたんですね。しかし今回Reformaを入れてみて、年内の案件はすべて登録しておくようになりましたし、そこに売上や大まかな外注費、仕入などの原価データも入っています。ですから、先々の収支把握、という意味ではかなり見通しは良くなりました。

    五十嵐様: 外注費がきちんと入れられるのも大きなポイントです。今までは厳密な数字ではなく、売上の何パーセントを外注費とする、というようなかなり大雑把な見込管理をしていました。ですが、Reformaを入れたことで、ある程度正確な数字を入れるようになりましたので、この先1年間の粗利まで見ていくことが出来る。これはとても大きな変化です。

    合志様: 案件も見込段階からReformaに登録しているので、例えばコンペになるような案件でも、提案段階での工数をきちんと案件に紐づけて登録が出来るようになっています。

  • Reformaの活用で更なる業務効率化へ

    Reformaを導入されて、どんなところに効果を感じていますか。

    マックグラフィックアーツ 江川様 江川様:徐々にあるべき業務管理、損益管理の下地が整ってきたように感じます。例えば、これまでは売上ベースでの管理しかしてきませんでしたので、ひとまず売りが上がっていれば許容されていて、その先の改善等は行えていませんでした。しかし今回Reformaを入れてみて、利益ベースでの管理が可能になりました。また、案件と工数の紐づきも見通しが良くなりましたので、単に忙しく働いて、最終的に工数が膨らんでしまう、というようなことが少しづつ改善しています。

    五十嵐様: 私の所感としては、管理側での作業効率が格段に上がったと実感しています。これまでは私の方で帳票の管理をしていましたが、Reformaを導入して案件担当者が見積書や請求書を発行するようになりましたので、いちいち入力する手間がなくなりました。また、こういった帳票の情報も一元管理できるようになり、二重、三重の入力が大幅に削減できています。

    合志様: 全体として損益の見通しが良くなりましたね。それ以外にも帳票の入出力フローの整備など、業務管理の側面で以前の属人的な管理から改善しつつあると思います。例えば請求書の発行漏れが無いか、金額に相違がないか、などのチェックも以前より手間がかからずにできるようになっていますし、特に管理者側での業務効率化の効果を実感できています。

    今後のReformaの活用プランはございますか。

    合志様: 基本的なReformaの使い方は理解・実践してもらえるようになってきたので、今後はもう少し細かい使い方をしていけたらいいな、と思っています。例えば少しずつ入力項目を細かくして、より損益管理の精度を上げたり、案件の入力タイミングなどのフローを改善して、見込管理のレベルを上げていきたいとも思っています。

    本日はどうもありがとうございました。

  • 【会社概要】株式会社マックグラフィックアーツ様

    事業概要:マックグラフィックアーツは、WEBからパンフレット、映像コンテンツ制作など、媒体に捕らわれず、クライアントの本質的な課題を徹底的に考え抜いたソリューションの提供に強みを持つクリエイティブ・カンパニー。 確かな実績に裏打ちされた、安定的で高品質なクリエイティブの提供を通じて、世の中にワクワクを生み出し続けています。


    所在地:〒102-0074 東京都千代田区九段南3-2-7 いちご九段三丁目ビル B1F

    URLhttp://macgraphic.co.jp/

    設立:平成6(1994)年2月15日

    社員数:24名


    インタビュー協力:
    代表取締役 江川 英明 様
    ディレクター 合志 建彦 様
    管理部 統括 五十嵐 裕子 様


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