複数プロジェクト管理を効率化させるコツとおすすめツール3選

複数プロジェクトの管理の難しさ

複数プロジェクト管理とは、複数のプロジェクトを同時に進めながら、それぞれに必要なリソース（人・物・お金・情報・時間）を統合的に把握し、予定通りに進めることを指します。

単一のプロジェクト管理と異なるのは、案件ごとの進捗だけでなく、リソースの配分や優先順位を横断的に調整しなければならない点です。スケジュールや規模、内容の異なるプロジェクト間で、リソースと優先度の高いタスクを把握しなければならないという、単独プロジェクトにない難しさが生まれます。

さらに、1つの遅れが他のプロジェクトにも影響するなど、全体を見据えた判断が求められる場面も少なくありません。そのため、複数プロジェクトを抱えている場合、すべてのプロジェクトを統合的に管理し、全体最適を図ることが肝要です。

また、リアルタイムでのデータ把握や進捗の確認に基づいて、スピーディーな意思決定を行うことも求められます。プロジェクト管理の基本的な考え方については、こちらの記事を参照してください。

複数プロジェクトの管理で起こりがちな6つの課題

複数プロジェクトを管理するうえでは、主に以下6つの課題が生じます。それぞれどのような課題なのか、詳しく見ていきましょう。

各プロジェクトの進捗状況がブラックボックス化する

それぞれの進捗状況が担当者任せになり、全体像が見えにくくなることがあります。個人保有のExcelファイルでスケジュール管理を行なっていたり、個別にチャットやメールでやり取りしていたりと、情報がブラックボックス化しがちです。

これでは問題の発見が遅れ、遅延やトラブルへの対応が後手に回ることがあります。

リソースの配分の最適化が難しい

複数のプロジェクトが同時に動いていると、どのプロジェクトにどれだけの人員や工数を割くべきか判断が難しくなります。本来であれば最適なリソース配分を行いたいものの、どのプロジェクトもリソースが欲しいため、余裕を持たせた見積りになりがちです。

結果として、特定のメンバーに負荷が集中したり、コスト管理が曖昧になったりしてしまいます。

優先順位が不明確でメンバーが混乱する

どの業務も優先順位が高く見えるなど、優先順位が分からず、メンバーが判断に迷う場面が増えるのも複数プロジェクトのよくある課題です。

どれも急ぎとして同時進行すると、集中力が散漫になったり、業務の切り替えが増えて効率が落ちたりします。結果として、対応の遅れや手戻りが発生しやすくなるのです。

さらに、「結局どれが最優先なのか分からない」という状態が続くと、メンバーの心理的負担も大きくなります。判断を現場に委ね続けることで、迷いやストレスが蓄積し、生産性の低下につながってしまう恐れもあります。

コミュニケーションコストが増大し、意思決定が遅れる

リソース配分が最適化されておらず、優先順位も不明確である場合、関係者間での確認や調整が増えがちです。「誰がどの案件を優先するのか」「この対応は本当に今必要か」といったやり取りが頻発し、コミュニケーションに多くの時間を取られてしまいます。その結果、プロジェクトに関する意思決定が遅れてしまうことがあります。

さらに、プロジェクト同士が関連している場合には、ひとつの遅延が他のプロジェクトの遅延へ連鎖してしまう可能性があります。

リアルタイムなデータ集計が難しい

プロジェクト別に担当者がいて、個々にデータをまとめている場合は、会議の度に各プロジェクトのデータを収集し、集計するという手間が発生するため、リアルタイム性に欠けます。

結果として、意思決定が後手に回り、問題が大きくなってから対応する事態に陥りかねません。

利益率の高いプロジェクトを可視化できない

複数のプロジェクトを抱えていると、とにかくプロジェクトを完了させることがメインとなってしまい、案件ごとの収益性分析が後回しになりがちです。

そのため、「忙しいのに利益が残らない」状況が慢性化するリスクがあります。仮に高利益の案件があったとしても気づけず、十分に注力できない状況となります。

複数プロジェクトの管理を効率化させるコツ

プロジェクトの増加や規模拡大に伴い課題も増えていく複数プロジェクト管理ですが、効率化させるコツを押さえておけば課題解消も可能です。以下に4つのコツをお伝えするので、できるところから取り組んでみてください。

シングルタスクを意識して切り替えを減らす

複数の作業を同時に進めようとすると、集中力が分散し、生産性が下がりやすくなります。どの作業を先に進めるべきか、どの程度まで進めておくべきか分からなくなり、どちらも中途半端になりかねません。

そのため、ひとつのプロジェクトや作業に集中する時間を意識的につくり、シングルタスクを意識して切り替えを減らすことが重要です。作業効率が安定するだけでなく、品質の向上にもつながります。

優先順位の基準を決めておく

「どれから手をつけるべきか」が曖昧だと、現場のメンバーは判断に迷い混乱してしまいます。そこでプロジェクトマネージャーが、納期・利益への影響・リソース状況など、判断基準をあらかじめ決めておくことが必要です。

優先順位づけの基準が明確になることで、メンバー間の認識ズレや判断の属人化を防げます。結果として、業務の進行がスムーズになり、全体の生産性向上にもつながります。

メンバーとこまめにコミュニケーションをとる

複数のプロジェクトが並行すると、メンバー間での情報の行き違いや認識ズレが起こりやすくなります。そのため、定例ミーティングや日次・週次の共有ルールを設けて、進捗や課題をこまめに共有することが重要です。

タイムリーな情報を把握でき、問題の早期発見や手遅れになる前の対応が可能となります。また、会議だけに頼るのではなく、進捗を可視化できる仕組みを整えることで、確認コストを抑えたスムーズな情報共有が実現可能です。

課題感にあったツールを活用する

プロジェクト数が増えるほど、更新漏れや情報の分断が起こりやすくなり、全体像を正確に把握し続けることが難しくなります。こうした状況下、人の力に頼った属人的な管理のみで複数プロジェクトを回すのは限界が生じます。

そのため、Excelやスプレッドシート、プロジェクト管理ツールなどを活用することで、進捗や情報の一元管理を図るのがおすすめです。プロジェクト数や規模が増えるほど、ツールによる可視化と効率化の効果が発揮されやすくなります。

また一口にツールといっても「タスク管理がメインなのか」「経営数字や利益の可視化がメインなのか」など、求めている機能に合ったさまざまなものがあります。自分/自社の課題感とプロジェクトの規模にあわせ、適したツールを選びましょう。

プロジェクト管理を効率化するツール3選

上述したように、自社の課題感にあったツールの活用が複数プロジェクト管理の手助けになります。ここからは、どのようなツールが複数プロジェクト管理に適しているのか紹介していきます。

それぞれにメリット・デメリットがあるため、解決できる課題や費用感、導入のしやすさなどから選んでください。

Excel/スプレッドシート

Excelやスプレッドシートは、プロジェクト管理の代表的なツールです。すでにパソコンに入っている場合はコストもかからず、手軽に始められます。企業のITリテラシーによっては、使い方を教育する必要もなく、スムーズに運用できる点がメリットです。

一方で、プロジェクト数が増えると更新漏れや属人化が起こりやすく、最新状況が把握しづらくなるというデメリットがあります。管理項目が増えればシートの関数やデータが複雑になっていき、「使いにくいから使われない」ツールになりかねません。

小規模な案件やプロジェクト数が限られている場合には有効ですが、案件数や管理項目が増えるほど管理負荷が高まりやすい点には注意が必要です。そのため、管理の目的や規模を明確にしたうえで活用することが重要です。

プロジェクト進捗管理ツール（タスク管理）

タスク管理をメインとしたプロジェクト進捗管理ツールは、タスクの見える化ができるという強みを持ちます。管理するだけでなく、チーム内の情報共有も容易なため、リアルタイムな現状把握が可能です。

付箋を移動させて進捗を把握するような直感的な操作ができるツールもあります。シンプルで分かりやすい点がメリットです。

ただし、管理できるのは主にタスクや進捗状況であり、コストや進捗度合いなどの数字の管理に別ツールが必要なものも多い点に注意しましょう。また、初めて利用するケースでは、使い方のフローやマニュアルの整備、社内への教育が必要となります。

複数プロジェクトの利益管理に特化した案件管理システム

プロジェクト管理に特化した案件管理システムは、進捗・工数・原価・売上といった情報を、プロジェクト単位で一元管理できるのが特徴です。リアルタイムに情報を更新でき、メンバー全員で共有できる点は進捗管理ツールと同様です。

さらに、利益や原価など数字面もあわせて管理できるため、進捗管理と収益管理を複数のツールで使い分ける必要がなく、情報の分断を防げます。単一プロジェクトの収支だけでなく、全プロジェクトを横並びにして同一軸で判断できるツールもあります。

一方で、導入には一定のコストや期間が必要であり、運用フローの整備や社内教育も欠かせません。しかし、案件数が多く、収益管理や全体最適を重視する組織にとっては、長期的に大きな効果を発揮する選択肢といえます。

複数プロジェクト管理には、自社に合ったツール選びが重要

自社の業務内容やプロジェクトの進め方に合ったツールを選ぶことが、複数プロジェクト管理を無理なく続けるポイントです。特にプロジェクト数が多かったり、長期化したりしている場合、そして利益や原価などの情報を横断的に管理したい場合には、本ブログを運営する株式会社オロのプロジェクト型ビジネス向けERP「ZAC」が役立ちます。

たとえばZACには、受注前の予算計画（実行予算）から、進行中プロジェクトの売上・コスト管理、進捗確認までをプロジェクト単位で一元的に把握しやすくする仕組みが整っています。これにより、個別案件の状況把握に加え、複数案件を横断して管理する際の負荷軽減につながります。

ZACによるプロジェクト管理について、詳細はこちらを参照してください。

プロジェクト型の案件を扱う企業であれば、複数プロジェクト管理の課題に直面する場面は少なくありません。案件数が増えるほど、進捗の把握や優先順位の判断、リソース配分の最適化は複雑になり、属人的な管理では限界が見え始めます。

そこで、各プロジェクトの情報の見える化や優先順位づけ、リアルタイム性の担保、スムーズなコミュニケーションを図ることが重要なのです。これにより、適切なリソース配分で管理できるようになります。

そのためには、シングルタスク化や優先度の明確化、こまめなコミュニケーション、ツールの活用などが有効です。複数プロジェクト管理を効率化したい場合、特にツールの選び方と活用が鍵となります。

Excelなどの表計算ソフトだけでなく、さまざまな管理ツールが出ている今、自社の課題に合ったツールを選びましょう。利益管理まで含めて一元的に管理できるZACのようなシステムは、全体最適を目指す企業にとって有効な選択肢のひとつです。