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株式会社アートフリークへの導入実績

イベント業 株式会社アートフリーク ZAC導入事例

「イベント業・ディスプレイ業」に特有の課題を、ZACにより解決
"同業他社のZACへの高い評価を聞いて、トップダウンで導入を決めました。もはやZACのない業務が想像できないほど、中枢システムとして確固たるものになっています。"
―経理・総務部 部長 渡辺 隆夫 様

株式会社アートフリーク

株式会社アートフリークは、展示会における展示ブースの企画・設営を手掛けるイベント会社です。Excelを中心とした業務管理を行っていた同社は、「発注・仕入れが多い」「一時期に案件が集中する」といったイベント業・ディスプレイ業に特有の課題に対応するため、ZAC導入を決定しました。ZAC導入の効果について、株式会社アートフリーク 経理・総務部 部長 渡辺隆夫様にお話をうかがいました。

1案件で20社以上への発注が発生──イベント業ならではの課題に対応したい

株式会社アートフリーク 渡辺隆夫様
オロ:アートフリーク様の事業内容を教えてください。
渡辺様:当社は展示会、博覧会などのイベントにおける展示ブースの企画、デザイン、施工から、カタログ・ノベルティなどのコンテンツ制作を行っています。
デザイナーを社内に擁し、工場やスタジオもすべて自前で保有しているので、プランニングから施工まで、ワンストップ対応できることが特長です。また、特定業種に偏らず、さまざまな業種・業界での施工実績がありますので、展示ブースのトレンドや、他業種の成功事例をお客様に還元できることも当社ならではの強みといえます。
オロ:ZAC導入前の課題を教えてください。
渡辺様:当社のようなイベント業は、他業種に比べて「発注・仕入が多い」という特徴があります。1つの案件で20社以上に発注するのは当たり前で、担当営業は仕入先への発注に追われることになります。後日、仕入先から請求書が届くのですが、請求金額の整合性を経理がチェックするには、発注情報を営業から集約しなければなりません。
しかし、これをExcelで管理するのは非常に煩雑であったため、請求内容の確認は営業に任せ、営業が請求書を管理するようにしていました。ところが、このフローには問題があって、イベントが立て込むと、担当営業が請求書を管理しきれなくなるのです。その結果、まれではありましたが、数百万円レベルの請求書が支払い期日直前になって発見され、ヒヤっとすることもありました。
先々の受注予測の精度が低いことも課題でした。イベント業では、案件が立て込む時期を見越して、施工を行う職人さんを先行手配する必要があるため、先々の受注予測を精度が高く見積もれることが業務上とても重要なのです。
各営業が見込案件リストをExcelで作り、それを集約して先読みをしていたのですが、営業によって入力情報にバラつきがあり、また、案件の重複やモレなどもありました。そのため数ヶ月先はよくても、半年以上先の受注予測はほとんどわからないという状態でした。

営業に業務負荷が集中し、情報がバックオフィスに伝わらない

株式会社アートフリーク 渡辺隆夫様
オロ:課題の原因はどこにあったのでしょうか?
渡辺様:Excelでの業務管理に原因があったと思います。システム導入以前は、業務管理用のExcelが10種類近く存在し、そのほとんどが連携していないため、入力内容の転記やそれにともなう入力ミスが頻発していました。
さらに、営業の業務量を考えればExcel管理にはそもそも限界があったのだと思います。当社はお客様と接する最前線の営業にノウハウを集中させるため、受注業務だけでなく、発注・仕入や、会場設営時の現場監督的な業務まで担当させています。業務範囲の広さに加えて、「発注・仕入が多い」「一時期に案件が集中する」などイベント業特有の要素が重なると、営業の繁忙が凄まじいものになるのです。
結果として、営業が忙しいとExcelが更新されない、情報がバックオフィスに伝わらない、ミスが増える、さらに忙しくなる、という悪循環に陥っていました。組織がある程度の規模に成長すると、この問題がより顕在化するようになりました。

同業他社のZACへの高い評価を聞き、トップダウンで導入を決定

オロ:ZAC導入の理由を教えてください。
渡辺様:同じイベント業でZACを導入していた他社様が、ZACを非常に高く評価している話を当社代表が聞き、トップダウンで導入を決定しました。経営層としても、半年先、1年先の業績予測を見ながら経営判断をしたいという思いが強かったようです。
当初は会計システムのリプレースでそれを実現しようとしましたが、いくら会計システムを変えてもExcel管理のままでは根本の原因が解決しないという結論にいたり、ZACの導入を決定しました。
オロ:ZAC導入によりExcel管理はなくなったのでしょうか?
渡辺様:これまでExcelで入力・管理していたことが、ほぼすべてZACに置き換わりました。その結果、情報はすべてシステム上で共有・蓄積されるようになり、営業が入力した情報がバックオフィスへとスムーズに流れる仕組みが構築できました。問題の根本原因が解決したことで、業務上のさまざまな面でよい効果が表れています。

売上・仕入情報が一元管理され、必要な情報にすぐアクセスできる

株式会社アートフリーク ZAC導入4つのメリット
オロ:ZAC導入の効果を教えてください。
渡辺様:まず顕著な効果は、売上・仕入情報の一元管理です。どのクライアントの、どの案件で、いくら売り上げたか、どの仕入先にいくらで発注したかなど、過去の正確な売上金額・仕入金額をZACですぐに検索できるようになり、営業の業務効率が大きく改善しました。売上・仕入情報は案件単位で集約されているので、案件別の収支も、案件にひもづく大量の仕入もすべて一元的に見ることができ、経理としても状況が把握しやすくなっています。
仕入については、一件ごとに仕入予定日を入力でき、予定日が近づくとアラートで教えてくれるので、大量の発注があっても営業の仕入処理がモレるようなことがなくなりました。そして、仕入が行われると、今度は支払予定日がシステムに自動登録されるので、いつ、どれくらいの支払いが発生するのかを経理側で正確に把握することができます。売上・入金でも同様の仕組みがあるので、キャッシュフローがより正確に把握できるようになったことも効果の一つです。

受注予測の精度が大きく向上、きめ細かなマネジメントが可能に

オロ:受注予測の精度については改善しましたか?
渡辺様:受注予測の精度も大きく向上しました。見込案件の管理をExcelからZACに移行したことで、受注予定日・受注予定金額・受注確率などの情報が確実に揃うようになり、営業個人による情報のバラ付きや、案件の入力モレも少なくなりました。
各営業が入力した見込案件の情報は、週1回の営業会議に利用されます。情報の精度が高まったことで、売上目標に対してどれだけ進捗しているか、いつごろ受注が集中しそうか、特定の営業に負荷がかかりすぎていないかなど、きめ細かなマネジメントができるようになりました。
月1回の部長会議では、実績値と予測値をあわせた売上・仕入情報をZACで集計し、各部門の損益予測、全社の損益予測を確認するようにしています。営業会議では受注にフォーカスし、部長会議は利益にフォーカスする、といった形でマネジメントのレイヤーによって情報の使い分けがされています。
オロ:現場のみなさまの業務や意識に変化はありましたか?
渡辺様:個人別の売上成績がZACで一目瞭然になったので、営業の意識が大きく変化したように思います。中には、自分が担当するクライアントの前年度売上を集計し、これを基に今年度の営業戦略を練る、といった高度な使い方をするものもいます。こういった変化が自発的に起きたことは、とてもよい傾向だと思います。

ZACの仕訳データ出力により、丸1日分の経理作業が削減された

オロ:経理部門ではどのような効果がありましたか?
渡辺様:ZACから仕訳データを出力して、会計システムに取り込めるようになったので、丸1日分の作業時間が削減できました。それまでは売上・仕入の仕訳を1件づつ地道に手入力していましたから、この作業がミスなく、しかも一瞬で終わるようになり、経理としては本当に助かっています。
月次決算のタイミングも相当早くなりました。当社の支払いサイトは40日なので、これにあわせて月次決算も40日後にしていましたが、ZAC導入を機に経理業務をタイトにしていこうと意識が変わり、今では20日前後に月次決算を出すようにしています。
当月の経営数字が、翌々月10日にならないとわからないというのは、経営的にやはりマイナスです。ZACをきっかけに、経理業務プロセスを企業としてあるべき水準にあわせようと意識が変化したことは、経理のみならず経営層にとってもメリットでした。
オロ:その他にも導入効果はありますか?
渡辺様:案件を受注する前の利益見込と、最終的な利益の乖離が少なくなったように思います。以前も、受注前にはExcelで利益管理表を作成し、社内承認のもとで受注を行っていましたが、受注後にコストが増加してもExcelではチェックしきれず、知らないうちに利益が減っているといったことがありました。
ZAC導入後は、当初予定に変更がある都度、最新ステータスを入力するよう指導を徹底していますし、上司もZACでその変化を逐一確認するようにしています。ブラックボックスだった受注後のプロセスが見える化されたことで、利益見込の精度は確実にあがっているように思います。

ZACのない業務プロセスを、もはや想像することができない

株式会社アートフリーク 渡辺隆夫様
オロ:今後の利用予定について教えてください。
渡辺様:現在は、売上と仕入のみの利益管理ですが、今後はデザイナーなど制作スタッフの労務費も含めて、より正確な案件別の利益管理を行う予定です。そのためのステップとして、ZACの勤怠管理ライセンスを新たに導入し、制作スタッフの作業工数取得を開始したところです。
イベント業ではどうしても労働時間が長くなってしまいがちで、そこに問題意識がありました。労働時間の短縮によりワークライフバランスを向上させようという会社としての方針もありますので、ZACによって作業時間のムダを無くし、効率的な働き方を実現していきたいと考えています。
オロ:最後に、ZAC導入プロジェクトをご評価ください。
渡辺様:導入から4年が経過しましたが、ZACがないと会社が回らないというくらい、全社的に頼りにしていますね。ZACのない業務プロセスがもはや想像つきませんし、今からExcelに戻せと言われたら本当にゾッとしますね(笑)。
何か情報を知りたい時、まずはZACを見るというのが当たり前の文化として定着していますし、今後もますます会社の中枢システムとして確固たるものになっていくのではないかと思います。
オロ:本日はありがとうございました。


株式会社アートフリーク 会社概要

事業概要:
アートフリークは、イベントブースの企画・デザイン・施工から、セミナーの企画・提案、WEB・広告・カタログのデザインに至るまで、BtoB向けの販促活動全般を幅広くサポートする、デザインコンサルティングカンパニーです。1990年の創業から培われてきた「デザイン」という武器を柱に、ますます細分化するクライアントニーズに的確に応えてまいります。
所在地:
〒104-0032  東京都中央区八丁堀2-20-8 八丁堀綜通ビル1F
URL:
https://www.artfreak.co.jp/
設立:
1990年11月
社員数:
84名 (2015年6月時点)
インタビュー協力:
経理・総務部 部長 渡辺 隆夫 様
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