経費管理

経費の申請から承認・精算・支払まで、経費に関わる業務全体を管理することができます。経費はプロジェクトに紐づけて登録することも、部門共通の経費として登録することもできるため、原価計算へ正確に反映することができます。FBデータ出力による支払処理、仕訳データ自動作成にも対応しており、経費システムとして多彩な機能を有しています。

取り扱い可能な経費の種類

経費管理の機能ポイントとして、「立替経費」「仮払」「出張旅費」「交際費・会議費」「物品購入費」「非物品購入費」といった豊富な種類の経費を扱える点があります。
「立替経費」のように精算の申請のみが必要な経費と、「出張旅費」「交際費・会議費」のように利用前と精算時の2回申請が必要な経費とで、異なる精算のフローが設定されています。
また、申請される経費の種類によって、精算金額の算出方法が異なります。

指標 用途のイメージ 申請 精算金額
立替経費 通勤以外の交通費、少額経費 精算のみ 社員立替額
仮払経費 出張以外であるが、仮払金が必要 事前&精算 仮払額と実質支出額の差額
出張旅費 出張(宿泊・同行者情報) 事前&精算 仮払額と実質支出額の差額
接待交際費・会議費 会議・飲食(場所・人数情報) 事前&精算 社員立替額(申請額以下)
物品購入 事務用品・備品など 事前&精算 社員立替額(申請額以下)
非物品購入 研修、配送、交通機関チケットなど 事前&精算 社員立替額(申請額以下)

ワークフロー

ZACの経費管理機能には標準でワークフロー機能が搭載されています。経費入力、申請、精算業務を行うと、申請する経費の種類や、担当者の部門などに応じて、異なる承認フローが適用されます。

立替経費申請 ~ 利用後の精算申請のみの経費処理
立替経費申請では、事前の申請が不要な経費を精算することができます。
申請画面より、日々使用した経費の明細を入力し申請を行います。上長の承認が下りると、精算書が印刷され、支払処理へと流れます。

イメージ:立替経費申請 ~ 事前申請が不要な経費処理

出張経費・交際費申請 ~ 利用前に申請が必要な経費処理
出張旅費・交際費など、仮払いが発生する経費では利用前の申請が必要となります。
仮払金額、仮払希望日、申請の理由、備考・詳細などを記入し申請を行い、上長と経理部の承認が下りると、仮払いが行われます。
申請者は、経費使用後に利用明細を登録し再度申請を行います。上長の承認が下りると精算書が印刷され、差額の精算を行うことができます。

イメージ:出張費・接待交際費申請 ~ 事前申請が必要な経費処理

経費管理オプション
駅すぱあと連携

イメージ:駅すぱあと連携

経費入力の際に「駅すぱあと」をご利用いただけ、経路や運賃の検索が可能です。駅すぱあとの金額情報をそのままZACへ登録できるため、面倒な運賃計算や入力の手間もなく、情報の精度が向上します。経費精算がより簡単に正確に、大幅な効率化が実現できます。


経費管理オプション 駅すぱあと連携 の詳細はこちら

経費を案件・プロジェクトに配賦

ZACの業務管理では、経費入力の際に、どのプロジェクトで使用された経費かを指定することができます。これにより、使用された経費が案件・プロジェクトの原価として登録され、より正確なプロジェクト個別原価計算を実現します。
また、プロジェクトごとに経費の予算を登録することができます。使用された経費は案件・プロジェクトの実績原価として登録されますので、より正確な予算管理、プロジェクト個別原価計算を実現します。

イメージ:経費を案件・プロジェクトに配賦

FBデータ出力、仕訳データ出力

精算された経費データ(支払依頼データ)をFBデータとして出力し、社員への支払処理業務を行うことができます。
また、精算された経費は、仕訳データとして出力することができ、お使いの財務会計システムにデータ連携を行うことができます。経理部門の業務を省力化する各種機能を搭載しています。

その他の便利機能(実費請求機能)

実費請求機能
使用された経費を得意先(クライアント)に実費請求することができる機能です。業務を遂行するのにかかった費用をクライアントに実費請求することが必要となる一部の業種において利用されている機能です。(オプション機能となります)

All in Oneの
企業システムとしてのZAC

ZACは、豊富で多彩な機能を兼ね備えた統合型基幹業務システムです。ZAC一つあれば、単体の経費管理システムや勤怠管理システムなど、複数のシステムやチームごとの管理ツールを持つ必要はありません。経費以外にも売上・仕入・外注・勤怠など、業務全体の流れをサポートし、業務の最適化を実現します。プロジェクト情報を一元化するプラットフォームとして、正確かつリアルタイムな進捗管理・タスク管理・コスト管理を実現する機能が豊富に組み込まれています。部門ごとに分散していた情報を一元管理でき、管理会計にもとづくアウトプットを経営判断にお役立ていただけます。

経費管理機能 関連帳簿(一部)

経費管理表
経費に関する全てのデータを出力することができます。申請者、発生日、金額、費目、科目、支払方法などの情報を、事業部や担当者別に集計して出力することができます。
仮払一覧表
仮払の一覧表を作成することができます。「仮払前」「仮払済」「精算済」など進捗状態によってソートをかけることができ、また、部門や申請者別に集計をして出力することができます。現金による精算を行う際、便利な帳票となります。

原価管理システムをご検討のみなさまへ

原価情報の管理には、経費管理システムだけではなく、勤怠管理システムも兼ね備えた総合的な会計システムでの管理が必要です。ZACはクラウドサービスとして経費管理業務の機能だけではなく、勤怠管理や工数管理、コスト管理、管理会計、企業の基本情報管理の機能も兼ね備えていますので、経営管理システムとしてもお使いいただけます。また、対象従業員規模も柔軟に対応できる企業システムです。
製品情報について詳しくお知りになりたい方や、利用料金や導入に関するご質問をお持ちの方は、「 資料請求」もしくは「デモ・商談希望」のフォームよりお問い合わせ下さい。またZACのシステムデモンストレーションを中心に機能のご紹介をご覧いただける無料のWebセミナーを開催しています。ご興味がございます方はセミナーページからご確認ください。

フォーム入力だけでかんたんに資料請求いただけます。
まずはお気軽にお問い合わせください。