内部統制に対応。プロジェクト原価計算を精緻化する経費管理

経費管理機能を使うと、申請・承認・精算・支払のフローを貴社の経費精算規程に沿って整備できることに加えて、発生した経費がどの案件で使用されたものなのかを紐づけて管理できるようになります。
基幹業務の一元管理に強みを持つZACなら、上場審査にも耐えうる経費精算フロー構築とそれを通じた申請・精算の手間削減、精度の高いプロジェクト別原価計算が実現します。

最大6種類の経費に対応
ワークフローも個別設定可能

ZACの経費管理機能では、経費種別ごとに申請項目やワークフローを設定可能で、最大6種類の経費精算フローを構築することができます。

利用後の精算申請のみの経費処理

外出時の交通費など少額経費については、事後申請のみで精算できるフローを構築できます。申請画面から、日々使用した経費の明細を入力して申請を行い、上長の承認が下りると精算書が印刷できるようになり、支払処理へと流れます。

イメージ:立替経費申請 ~ 事前申請が不要な経費処理

利用前に申請が必要な経費処理

接待交際費をはじめとする高額な経費については、事前申請を必須とするフローを構築できますので、経費使用前に金額と内容のチェックをかけられます。経費使用前に申請理由や詳細・備考を記入して申請を行い、上長と経理部の事前承認を得ます。経費使用後に利用明細を登録して再度申請し、上長の承認が下りると、精算書が印刷可能になりますので、支払処理を行っていただけます。

イメージ:出張費・接待交際費申請 ~ 事前申請が必要な経費処理

また、出張旅費などは、必要に応じて仮払いを行うフローとして設定できます。

経費申請・精算の手間を削減

ZACの経費管理機能は、経費申請に必要な入力項目が一目で分かるようになっています。経費の種別に応じて入力欄の表示・非表示が切り替わり、常に必要最小限の入力項目が表示されますので、現場の社員は迷わず入力できます。

また1度登録した経費データはコピーできますので、定期訪問先の交通費など頻繁に発生する経費申請を少ない入力負荷で行えます。

交通費精算を楽にする
駅すぱあと連携

イメージ:駅すぱあと連携

ZACは「駅すぱあと」との連携オプションを備えていますので、現場の交通費精算と経理の交通費チェックにかかる手間を同時に削減することができます。

交通費・経路は、ZACに入力した発着地に基づく検索結果をそのまま引用して登録できるため、交通費計算や詳細な経路の入力が不要になります。さらに定期券区間の除外や、往復運賃の計算も行えますので、正確な交通費を申請できます。

また、駅すぱあと検索を行った交通費については精算書にマークがつきますので、経費チェックの要・不要が一目で分かるようになります。

>ZACの駅すぱあと連携機能について詳しく見る

経理業務を5つの機能で効率化

経費精算にまつわる経理業務についても、ZACの経費管理機能なら効率化できます。

FBデータ出力機能

ZAC上で承認された経費はFBデータとして出力できますので、振込業務の手間が削減されます。

仕訳データ出力機能

経費申請時に指定する費目に貴社指定の勘定科目に紐づけた仕訳データを、お使いの財務会計ソフトにそのまま連携できるフォーマットで出力できるオプションがございますので、財務会計ソフトへの転記の手間を削減することができます。

経費締めチェック機能

経費の締め処理時に、経費精算にかかわる業務の抜け・漏れを一覧で確認し、担当者に対応を促すことができます。精算書が印刷されていない経費や、仮払いが行われていない経費などがあれば、担当者や上長に対して、メール通知やポータル画面での警告表示を行えます。

柔軟に設定可能な締日

ZACでの経費締めは、月次・週次・日次で行えるため、経理や現場に負担のかからない経費精算の仕組みを整えることができます。

【活用例①】経理の負担を分散
社員数が多い企業様ですと月末の経費チェックが膨大な量になりますが、経費の週次締めを行うことでチェック件数を分散させることができます。

【活用例②】現場の負担を分散
現場の方の出張回数が多いと、立替額が高額になり経済的負担を強いることになります。仮払で対応することも可能ですが、半月に1回経費締めを行うことで仮払の手間をなくしつつ現場の経済的負担を軽減することができます。

経費レポート機能

ZACのアウトプット(データ出力機能)から経費に関するデータを出力できますので、経費に関する財務分析に必要な資料をすぐに作成することができます。期間や経費種別、部門、申請者など条件を指定した経費データを出力できるため、様々な切り口からの分析をご支援します。

>ZACのアウトプット機能について詳しく見る

このほか、ZACで一元管理が実現すると経費精算にかかわる経理業務だけでなく、売上・請求・入金といった債権の管理(販売管理)や、発注・仕入・支払といった債務の管理(購買管理)に関する経理業務も効率化できます。

>ZACの販売管理機能について詳しく見る
>ZACの購買管理機能について詳しく見る

より正確なプロジェクト別原価計算を実現

ZACで精算した経費は当該プロジェクトに実績原価として紐づけられるため、原価計算の精度を向上させることができます。

イメージ:経費を案件・プロジェクトに紐づけ

一方でプロジェクトに紐づかない経費は、販管費や間接費、部門・全社の共通費として処理することができます。

また、プロジェクトの実行予算を策定する段階で経費の予定額を登録することができますので、プロジェクトの予算管理をより精緻に行うこともできます。

>ZACが選ばれる理由:プロジェクト収支管理について詳しく見る

一元管理の実現で業務全体を効率化

ZACひとつで経費のほか売上・仕入・勤怠・工数などを一元管理できますので、全社レベルでの業務フロー標準化・最適化と、タイムリーな案件情報共有が実現します。そのため、経費管理システムや勤怠管理システムなどを単体で複数導入する場合や、部署ごとに異なる管理ツールを導入する場合に比べて、貴社の業務管理に関するお悩みを全体最適の視点で解決することができます。システム導入をお考えであれば、下記資料請求フォームよりお気軽にお問い合わせください。

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