文書管理

文書管理機能では、申請・承認をともなうワークフローをユーザーが独自に組むことができます。稟議決裁から、住所変更などの総務・人事系の申請、社内アンケートやテストなど、様々な用途に利用できます。申請内容ごとに承認フローを組むことができ、申請・承認のログはすべて保存されます。

ユーザー独自に申請・承認フローの
構築が可能

文書管理機能では、ユーザーが独自に申請・承認をともなうワークフローを作成することができます。販売管理、購買管理、経費管理、勤怠管理などの各機能モジュールで取り扱わない範囲のワークフローを作成可能です。
フォームに必要情報を入力し送信するタイプの申請から、Excel,Wordなどの書類フォーマットの添付を行うタイプの申請にも対応できます。
申請の種類ごとに独自の承認経路を設定することができ、また、そのログもすべてシステムに保存され、検索・閲覧・出力することができます。

具体的な使用例1 稟議書・上申書など、独自書類を使用する申請

稟議書・上申書など、独自フォーマットの書類への記入が必要な申請・承認を作成することができます。
ZAC上にExcel、Wordファイルなどの書類フォーマットを設置します。申請者はこの指定ファイルをダウンロードし、必要事項を記入したのち、ファイルをアップロードし申請を行います。
申請の際、ZACに登録されているプロジェクトコードを指定することで、プロジェクトにひもづく申請として登録することができます。

イメージ:稟議書・上申書など、独自書類を使用する申請

具体的な使用例2 契約書雛型・FAX送付状などのドキュメント管理

契約書雛型、FAX送付状など、フォーマットの改変が認められない企業の公式な書類を管理することができます。これらの書類をZAC上に集約することで、全社員が利用する対外的な書類を一か所に簡単に管理することができます。

確認文書申請画面 社内で利用する各種ドキュメントのテンプレートを集約して管理することが可能です。

具体的な使用例3 住所変更届・名刺発注申請など、総務・人事系の申請

住所変更届、名刺発注申請、ソフトウェア利用申請など、特に独自フォーマットの書類を必要としない各種申請を作成することができます。フォームに必要情報を入力し申請を行うと、関係部署を含む承認フローに情報が流れます。
申請の入力フォームは管理者ユーザーが独自に作成することができますので、あらゆる申請をシステム上で管理することが可能になります。

イメージ:住所変更届・名刺発注申請など、総務・人事系の申請

具体的な使用例4 社内アンケート、テストなどの意識調査

社内向けアンケートや、社内ルール・規約に関する確認テストなど、各種設問に対する回答を入力させる意識調査やテストを作成することができます。
○×などの選択式回答から、フリーテキスト、プルダウン、ラジオボタンなど、WEBフォームを利用して様々なタイプの回答を取得することができます。
回答はCSVやExcelで出力が可能なため、アンケート取得後の集計や分析も簡単に行うことができます。

イメージ:社内アンケート、テストなどの意識調査

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