ワークフロー申請経路の細かな設定が可能ログ保存により内部統制にも対応

ZACでは、ワークフロー、電子申請承認機能を標準機能としてシステムに組み込んでいます。申請内容に応じた承認経路の設定、申請、承認内容ログの保存など、きめ細かなワークフロー機能を搭載しています。業務をワークフロー化することで、一連の処理を同一画面上でスムーズに行えるため、申請作業による業務の流れを阻害することはありません。その他、内部統制(J-SOX)に対応するためシステムのアクセス権限の設定など、監査法人からの要望にも耐えうる機能を備えています。

きめ細かな申請、承認経路設定

ZACのワークフローは、申請の内容ごとに承認経路を個別に設定することができます。
申請を行うユーザーの所属部門長へ流れる承認経路や、案件・プロジェクトの責任者への流れる承認経路、あるいは、指定された特定個人への承認経路など、承認ルートを細かく設定することができま
もちろん複数人の承認経路を設定することができ、順番に承認する・順不同に承認するなど、承認の順番もきめ細かに設定できます。

各種申請フォームから申請データがあげられると、設定した承認経路に沿って最初の決裁者へ申請内容が送信されます。承認経路は、交通費精算などの経費精算や、新規プロジェクトの利益計画など、内容によって設定可能ですので、幅広い承認・申請に対応できます。

イメージ:きめ細かな申請・承認経路設定

申請、承認履歴のログ保存

ZACのワークフロー機能では、「誰が」「いつ」「どの案件で」「どのような」承認をしたのか、という申請・承認の履歴がすべてシステムにログが保存されます。
承認者が不在の場合には、権限を与えられたユーザーが代理承認を行うことも可能です。その場合には、代理承認が行われたことがシステム上に記録として残ります。
全てのログは検索を行うことができ、利用履歴を確認できます。またExcel、CSVで出力することもできるため、監査法人から証跡をもとめられた場合にもZACで十分に対応することができます。

ZACは、インターネットを経由してご利用いただくクラウドサービス(※1)ですので、紙の申請書や稟議書がなくなります。一方で、データの管理においても定期的なバックアップデータの取得からメンテナンスまで、万全にサポート対応しています。そのため社内のシステム管理者は不要です。災害やシステム障害によるデータの損失など、万が一に備えたリスク分散など高い信頼性に備え、クラウドのメリットを活かし企業の業務最適化をサポートします。

イメージ:申請・承認履歴のログ保存

※1  ZACはクラウド版だけでなくオンプレミス版での提供もございます。

承認をスピーディーに行うための
補助機能

ZACのワークフロー機能では、自分に対して他のユーザーからの申請があがると、システムログイン時にポップアップにて通知がなされます。この通知により、申請の早期確認・早期処理が実現します。
申請者側では自分の申請が現在承認フローのどの段階にあるのかを確認できるため、承認者に対して、直接働きかけを行うこともできます。また、承認が終了するとEメールにて申請が確定した通知が自動的に送信されます。

このように申請・承認に関する業務の流れを目に見える形にすることで、これまで以上によりスピーディーな申請・承認業務が実現致します。

ZACにおける内部統制への対応

金融商品取引法(日本版SOX法/J-SOX)が施行されて以来、基幹業務を担うシステムの導入を検討する際には、内部統制におけるIT統制にどのように対応しているかが問われてきました。
弊社では、ZAC Enterpriseの前身にあたるシステムの開発を行っていた当時より、IPOを視野にいれた多くの成長企業様のシステム化をご支援させていただきました。その過程において、IT統制に対応するための機能ポイントについて、ひとつひとつシステムに実装を行いながら、J-SOXに対応するノウハウを蓄積してまいりました。
その結果、現在ZACは上場企業ならびに上場企業子会社にも多くご利用いただける製品へと成長を遂げることができました。ITによる内部統制への対応に関して、ZACは安心してご利用いただけるERPパッケージとなっております。

IT全般統制
統制区分 ZAC Enterpriseの対応、機能
システムドキュメント 製品マニュアル、リリースノート、内部統制ドキュメント提供
ユーザー管理(ユーザーマスタ管理)
セキュリティ パスワード管理 アプリケーション
データベース
権限設定(メニュー割当、科目/部門セキュリティなど)
ログインログ、画面起動ログ、操作ログ、データログ
ログ取得 AC Enterpriseの対応、機能
IT業務処理統制
統制目標 入力誤謬防止機能 自動仕訳、パターン入力機能など
正確性 エラーチェック 貸借バランスチェック、書式チェック、マスタ存在チェックなど
プルーフリスト 各種チェックリスト・一覧表など
エラーリストと
フォローアップ
エラー一覧表、外部エラー修正機能など
網羅性 入力原票管理 元伝票番号の保持など
重複防止 元票番号自動採番、伝票番号管理リストなど
入力漏れ防止 締め処理時の未更新チェックなど
登録件数確認 登録データの件数カウントなど
データ出力 各種照会帳票、ドリルダウン照会など
正当性 承認設定・処理・
承認記録
多段階・ワークフロー承認など
アクセス管理 ユーザーごとのメニュー・科目・部門のアクセス権限管理など
データ変更管理 修正ログ情報の取得、締め処理による修正制御など
維持継続性 データ変更管理 マスタ修正削除時の整合性チェック・一覧表など

ZACはクラウドシステムとして様々な機能を兼ね揃えた販売管理システムです。機能の詳細・利用料金・導入に関するご質問をお持ちの方は、「資料請求」もしくは「デモ・商談希望」フォームよりお問い合わせください。またZACのシステムデモンストレーションを中心に機能のご紹介をご覧いただける無料のWebセミナーを開催しています。ご興味がございます方はセミナーページからご確認ください。

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