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イートライアル株式会社への導入実績

システム開発業 イートライアル株式会社 ZAC導入事例

中長期的な経営計画の実現を目指して
経営の「過去・現在・未来」を見える化

"中長期的な経営計画を実現するため、未来に向けた投資コスト「未来原価」のモニタリングをZACで行っています。経営バランスの維持にZACは大きく貢献しています。"
― 経理室 室長 前田 裕紀 様

イートライアル株式会社

東証一部上場企業・EPSホールディングス株式会社の傘下にあるイートライアル株式会社は、Access、Excelによる原価計算から脱却するためZACを導入しました。ZACによりプロジェクト別損益だけでなく、サービスセグメントごとの正確な損益管理を実現。さらには原価の内容を詳細にモニタリングすることで、中長期経営計画の実現に向けた経営管理を実践しています。ZAC導入効果について、同社の経理室・前田様、佐藤様にお話をうかがいました。

医療・医薬業界向けに、トータルなITソリューションを提供

オロ:イートライアル様の事業内容を教えてください。
イートライアル 前田様 佐藤様
前田様:私たちは、東証一部に上場するEPSホールディングス株式会社のグループ企業です。EPSグループは、製薬会社が医薬品開発のために行う臨床試験やその関連業務を受託・代行するCRO(Contract Research Organization)をコア事業としていまして、その中でシステム開発やITインフラ構築が関わる部分を私たちイートライアルが担当しています。
臨床試験支援システムでは、私たちが開発した自社パッケージの「e-Ractis」や「E-DMS Online」、「e-Libras」に加えて、Medidata社の「Rave®」、NTTDATA社の「DATATRAKONE」、PCG社の「Viedoc」など、他社が開発しているパッケージの取り扱いにも対応しています。
その他、基幹系システムやネットワークの構築・運用、PCおよびセキュリティシステムの導入、ITインフラの運用・保守等を行っており、トータルなITソリューションの提供を通じて医療・医薬業界をはじめとしたお客様を幅広くサポートしています。

Microsoft Access、Excelによる工数管理・原価管理に限界を感じた

オロ:ZAC導入前の課題について教えてください。
イートライアル 前田様
前田様:当社では、プロジェクトマネージャーやSE、エンジニアといった社員の労務費がサービスの主な原価となります。プロジェクトの採算や進捗率、社員の稼働率を管理するため、プロジェクトごとの工数管理や原価管理は創業当初から行っていました。
以前はMicrosoft AccessとExcelを使って工数・原価を管理していました。各社員がAccessに自分の工数を記録し、月末になると経理がそれを手作業でExcelに転記し、社員の時間単価を掛けあわせてプロジェクト原価を計算します。AccessはPDF形式でしかデータ出力できなかったので、やむを得ず手作業で転記していたのです。
以前は案件数がそれほど多くなかったので、この方法でもなんとかなっていましたが、2013年にEPSグループ内のIT関連業務がすべて当社に集約される方針となりました。案件や人員が大幅に増えれば、この業務体制では立ち行かなくなると思い、工数管理・原価管理をシステム化することにしました。事業集約のスケジュールはすでに決まっていたので、それに間に合わせるため早急にシステムを導入しなければならない状況でした。

使いやすさと高い機能性、短期間で導入できる点がZACの決め手

オロ:ZAC選定の決め手を教えてください。
前田様:当社を支援してくださる外部コンサルタントの方に相談したところ、「すぐに導入したいならZACがいい」とアドバイスを受け、早速オロさんにコンタクトを取りました。
ZACの印象はまず、使いやすそうなシステムだと感じました。画面上の入力項目が最小限に絞られていて、プロジェクトの管理画面もわかりやすい。これなら現場もすぐに理解できると思いました。
多機能であることも魅力でした。シンプルな設計なのに原価配賦などかなり細かい設定ができて、受注前の引き合い案件管理や、確度別の売上見込管理等もできました。機能範囲を広げたい時は後からライセンスを追加すればよく、スコープの拡張にも対応しやすいだろうと思いました。
決め手はやはり短期間で導入できることでした。カスタマイズを行わない前提でしたが、軽微なカスタマイズを加えても最終的に6か月で導入することができました。業態にマッチするシステムを短期間で導入でき、とても満足しています。

プロジェクト別の作業工数集計をリアルタイムに実現

オロ:ZACの導入効果を教えてください。工数管理・原価管理の課題はどのように解決しましたか。
前田様:各社員がZACに工数を入力すると、それがすぐにプロジェクト別の作業工数として反映され、リアルタイムに確認できるようになりました。
以前は月末に経理が手作業で集計作業を行わないと工数を確認できませんでした。今は管理職が自分でZACを立ち上げて、必要な時に工数を確認しています。管理職がこまめにチェックするようになったことで、月末にまとめて工数を入力する社員も減りました。工数の正確性は高まっていると思います。
やはり管理職としては、プロジェクトメンバーの稼働状況を月1回ではなく、毎週のタイミングで確認してマネジメントを行いたいのです。ZACを導入して、そういった要望に応えられるようになったのは良かったです。

社員数1.5倍、売上2倍になっても、経理の増員はわずか1名に抑えられている

イートライアル 佐藤様
オロ:経理業務の負担はどのように改善していますか。
佐藤様:以前は、各社員が入力した工数と出退勤時間を突き合わせて、工数入力に抜け漏れがないか経理が確認していました。目視チェックだったので、これはなかなか大変な作業でした。
ZACは勤務時間のすべてを必ず何かの案件や部門に紐づけなければデータ登録できない仕組みになっていますし、月末に工数入力が完了していない社員がいれば承認者に通知することもできます。PDFデータを見ながら工数を転記する必要もないので、作業負担やミスが減り、プロジェクト原価の精度も上がっています。
プロジェクト原価の精度に関して付け加えると、以前は全社員同一の時間単価で原価計算をしていました。ZAC導入後はプロジェクトマネージャー、上級SE、上級プログラマなど、職種やグレードによって時間単価の設定を変えられるようになったので、そういった面でも原価計算の精度は大きく向上していると思います。
オロ:月次決算は以前と比べて早くなりましたか。
前田様:月次決算の締め日自体は以前とそれほど変わっていません。しかし、ZAC導入前と現在を比較すると、社員数は108名から145名に増えており約1.5倍、売上高は約2倍に増えています。ビジネスの規模がこれだけ拡大していながら、経理部の人員増を1名に抑えられているのは、ZACによる業務効率化の効果が大きいからだと思います。

職種・グレードに応じた時間単価設定により、採算意識に大きな変化が

工数管理・原価管理のメリット
オロ:ZAC導入により、社員のみなさまに何か変化はありましたか。
前田様:管理職の採算意識が大きく向上しました。以前は、管理職が見るのはプロジェクトメンバーの作業工数だけでした。ZAC導入後は作業工数がプロジェクトの損益に自動的に反映されるので、自然と利益に意識が向かうようになりました。
時間単価も全社員が同一の金額ではなくなったので、プロジェクトメンバーそれぞれの時間単価を意識して、より多くの利益が出るようアサインを工夫して行うようになりました。意識変革だけでなく、実際の利益も着実に向上していると思います。

間接費の配賦による、サービスごとの精緻な損益管理が実現

オロ:ZACの導入が、経営管理や経営判断にもたらした変化はありますか。
前田様:経営層からは、以前からサービスセグメントごとの損益報告が求められていました。
IT業務の集約後、提供サービスの数が大幅に増えたため、ZACのような仕組みである程度データベース化しないと、「今すぐ数字を確認したい」という経営層のニーズに応えられないのです。Excel管理だった以前と比べて、サービスセグメント別の損益管理はZACでかなりきめ細かく行えるようになりました。
オロ:「きめ細かく」とは具体的にどのようなことですか。
前田様:例えば、品質マネジメントシステム(QMS)や情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の取得・維持費用をはじめとする、全社で取り組む施策にかかるコストを各サービスで按分負担させる仕組みです。
ZACでは、こうした1つの売上、1つのサービスに紐付けられないコストをきめ細かく管理できます。具体的には、間接費用や間接作業時間をプールするためのプロジェクトをZACで作成しておき、そのプロジェクトに紐付いた原価を、どのセグメントに配賦するか、1つ1つ設定できるのです。
ZACによる直接費・間接費の配賦イメージ
こうした調整により、直接的なコストだけでなく、間接的なコストも含めてサービスの正確な採算を見ることができるようになりました。どの分野に注力すべきか、どの分野を改善すべきか、そうした経営判断の精度がZACによって高まっていると思います。

中長期経営計画実現のため、ZACで「未来原価」をモニタリング

オロ:その他に、ZACのデータを経営判断に用いているケースがあれば教えてください。
前田様:EPSグループでは、グループ各社に定期的な経営数値の報告を義務付けています。その数値にはいろいろなものがありますが、原価については「未来原価」「現在原価」「過去原価」という3つの区分で毎月報告を行っています。
「未来原価」とは、文字通り将来的な投資につながる原価。「現在原価」は、現在の業務・サービスを維持するための原価。「過去原価」は、すでに終了したビジネスやプロジェクトへの事後対応に要した原価です。
「未来原価」に投資を行わなくても当面の業務には影響がありませんが、5年後10年後にはビジネスの競争力が大きく失われているかもしれません。いわば「緊急ではないが、とても重要な仕事」に投下されるのが未来原価です。
中長期的な経営計画を実現するためには、計画にそって「未来原価」を適切に積み上げていくことが必要ですし、そのためには「現在原価」「過去原価」にリソースが割かれすぎないようにしなければなりません。当社の場合ZACがあるので、通常のプロジェクト損益をチェックするのと同じ感覚で、「未来原価」の進捗がモニタリングできています。これが、経営全体のバランスを取ることに役立ち、事業計画の実現にも貢献しています。特に、近年は自社パッケージ「e-Ractis」をはじめとする商品開発に力を入れており、販売・開発計画の策定に大きく寄与しています。

部門別採算管理にもZACを活用していきたい

イートライアル 前田様
オロ:イートライアル様は、RPAを活用してZACへの入力を一部自動化されています。RPAの活用方法について教えてください。
前田様:本来ならZACで出退勤時間と作業工数の2つを同時に記録するのですが、EPSグループにはグループ共通のタイムカードシステムがすでにありました。そこで、タイムカードで取得した出退勤時間の情報を、弊社で作成したロボットプログラムを使ってZACに入力させ、各社員はその時間の内訳をZACで入力する運用を行っています。RPAによるデータエントリーの自動化は、他にも適用できる余地があるので、今後も検討していきたいと思います。
オロ:最後に、今後のZAC活用の展望をお聞かせください。
前田様:今年に入ってからZACに「内部販売機能」を新たに追加しました。
今までは1つの部門だけでプロジェクトが完結していましたが、取り扱うサービスが増えたことで、1つのプロジェクトに複数部門が横断的に絡むケースが増えてきました。そこで「内部販売機能」を使い、お客様から受注した仕事を社内の別部門に発注する仕組みを整え、各部門の利益責任を明確化する整備を進めています。
ZACにはプロジェクト単位だけでなく、部門単位の採算管理にも有効な機能が豊富にあります。今後は、部門ごとの予実管理などもZACで行い、部門別採算管理をさらに進めていきたいと考えています。
オロ:本日はありがとうございました。

イートライアル株式会社 会社概要

事業概要:
イートライアルは、EPSグループのIT領域を担う企業として2006年に誕生しました。EPSグループの医薬品開発における豊富な経験とIT技術を活かし、製薬企業や研究者様にITソリューションを提供しています。EDC(電子的に臨床試験データを収集するシステム)やCDMS(臨床試験データのマネジメントシステム)の分野では、業界随一の豊富な導入実績を持ちます。
所在地:
東京都新宿区津久戸町1-8
URL:
https://www.e-trial.co.jp/
設立:
2006年
社員数:
137名(2017年9月現在)
インタビュー協力:
経理室 室長 前田裕紀 様
経理室 佐藤芙実 様
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