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株式会社ワンステップワークショップへの導入実績

イベント業 株式会社ワンステップワークショップ ZAC導入事例

13拠点での業務管理をクラウドERPで一元化。案件やコストの情報、スケジュールが社外の各拠点からもスマホ・タブレットで閲覧・共有が可能となり、業務効率が飛躍的に向上。
利用場所を選ばないクラウドERPで、拠点の増加やスマホ・タブレットによる社外からのアクセスにも柔軟に対応。さらに必要な機能だけを選択して利用できる仕組みにより、会社の規模・ニーズに合った最適なERPシステムの導入を実現。
―取締役管理部長 磯部 千枝 様

株式会社ワンステップワークショップ

多拠点での事業展開でイベントの企画・制作・運営までをトータルサポート

まずは御社の事業内容や強みなどを教えてください。
磯部様:弊社は企業ミーティングやコンベンション、コンサートや展示会といった様々なイベントに関わる企画演出、音響、照明やコンテンツ制作など、制作全般と、そういった技術制作のノウハウをベースにホテルの施設や会議場にて音響・照明・映像などの業務を行っています。
国内にも複数の拠点を構え、代理店様、制作会社様、企業・団体様と、専門スタッフが案件毎にチーム編成をして、国内にとどまらずグローバル規模で多種多様なイベント制作技術の現場で安心していただける技術を提供できる点が、弊社の強みではないでしょうか。

営業拠点の増加・顧客ニーズの多様化により、プロジェクト管理が困難に

システム導入前の課題はどのようなものがございましたでしょうか?
磯部様:期間や種類の異なる複数のプロジェクトが同時並行で進んでいたため、きちんとプロジェクトの情報を把握しきれていませんでしたし、拠点が更に増加しているということもあって、各拠点から業務情報を収集するにも大変な手間がかかっていました。そのためプロジェクト毎、拠点毎の収支状況や進捗を管理するのにも限界が生じてきており、サービス面(フロント)とマネジメント面(バック)の両方で、業務効率化を図れる仕組みを構築する必要性を感じていました。
特にサービス面ですが、顧客の要望を十二分に達成しようとすると、そのぶん時間もかかってしまい、更に業務の煩雑性も増してしまいます。マネジメント面でも、そういったサービス面の煩雑性の影響を受けてしまうので、いかにそこを解消していくかが重要でしたね。
また各拠点へ権限移譲が出来ず、大量の情報を管理部に集約せざるを得ない、という点も改善したいと考えていました。

クラウドERPだから、利用場所・端末・企業規模を問わない

ZACを採用されたポイントは、どのような点でしょうか?
磯部様:将来的な拠点の増加に対して、システム面の心配をしなくて良いのが嬉しいですね。弊社は既に拠点数が10か所以上ありますが、更に新たな拠点の設立を進めている状況です。そんな中、利用場所に制限のないクラウド型のシステムであるという点は私たちのニーズに合っていました。ネットワーク環境さえあれば社外の拠点からでもシステムにアクセスできますし、PCを置けるスペースを確保できないような拠点であっても、携帯端末からデータを閲覧できるという点は非常に助かっています。
また会社の規模に合った、必要最低限のモジュール構成やライセンス数で導入をスタートできるということもポイントでした。これまでERPは費用面で敷居が高い印象がありました。また、当社のような人数規模(※導入当時60名程度)では導入していないような先入観もありました。しかし、担当営業の方にZACの御紹介を頂いた際、自社の規模でもニーズに合った機能やコストでの導入が可能だという事が分かり、本格的にERPの導入を検討するきっかけになりましたね。
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ERP導入によりデータベースが一元化され、リアルタイムな経営判断が可能に

ZACを導入されて、どのような効果が出ていると感じますか?
磯部様:ZACを導入したことで、意思決定のスピードを格段に速めることができています。
以前は、目的別に異なるデータベースに重複入力する作業が発生していたのですが、こういった手間が省かれました。これによって、月次単位ではなく、日次単位・時間単位で各拠点から登録される最新情報を常に閲覧できるので、経営数字をリアルタイムに閲覧・分析することが出来るようになっています。
経営者にとって、直近の情報を採りながら方向性を決めることはとても重要なことです。これまでも経営情報は溜め込まず、よりフレッシュなうちにデータ化する努力はしてきましたが、拠点が増えるにつれ追いつかなくなっていましたので、一番課題を感じていたところでもあります。
また、業務情報の共有という側面でも非常に効果が出ていると思います。
例えばスケジュールの管理ですが、ある部署ではZACの導入前は紙にスケジュールを手書きで作成し、変更があれば都度加筆修正を加えていました。そのため、各スタッフに最新の情報を共有するにも、いちいち電話で共有するなど手間がかかっていましたし、当然最新情報の共有が漏れてしまうケースもありました。ZACの導入後ではスケジュールの作成・編集はオンライン上で行えるので、自然と最新情報がスタッフに共有される仕組みになり、以前のような共有の手間やリスクもなくなりましたね。また各拠点でのスケジュール管理では、スタッフ個々人によるスケジュール表を拠点単位、会社単位で一覧できるといった点で、日常業務のほか研修会や社内ミーティングへの参加情報など、また違った運用方法で共有や手間のリスクをなくすように役立ってくれることでしょう。
また、経費精算の処理については大幅に時間が短縮されました。以前は経費精算の科目別集計を月2回、それぞれ数時間かけて行っていましたが、ZAC導入後はほとんど時間を掛けずに情報が閲覧できるようになりましたので。
ERPを導入したことで、業務全体を通して入力や集計などの間接作業に時間を使わなくて済むようになりました。効率化が図れたことで、作業の負担ももちろん削減することができましたが、なにより精神的な負担がだいぶ減ったと思います。
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データベースが分散し、情報の入力や収集・加工にも莫大な手間と時間が発生

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データベースが一元化され、シングルインプットを実現
情報の収集・加工の手間もなくなり、正確な情報をリアルタイムに閲覧可能に

プロジェクト成功の要因は両社間のチームワークだった

導入効果を感じて頂いて嬉しいです。今回のZAC導入が成功したポイントはどのような点だったとお考えですか。
磯部様:システム導入にあたっては、各拠点毎、或いは業務の種類ごとに異なる性質をひとつの基本構成にまとめ上げた上で、それぞれに最適な運用方法を模索していくために、初期段階の打合せから、音響事業課の吉野、林田、施設音響課の佐藤をはじめ、規模の大きな拠点を率いる谷村、梅田、駒谷等が活躍してくれ、さらには、オロのSE&コンサルの方と営業担当の方が切れのいい絶妙な呼応をしてくれました。ZAC導入の成功には、この2社間にまたがったチームワークによるものが大きかったことを加えておきます。自分のできることでチームに貢献しよりよいものにしていきたいという意識を、チームメンバーの各々中に共有できたということが導入成功の原動力になったと言えるでしょう。弊社ではこのチームワークを日常業務の中でも大事にしていますので、この二次的成果も重要視しています。

ワークフロー機能を活用し、人事評価・職能要件を含めた情報の一元化を目指したい

ZACの今後の活用プランがあればお聞かせください。
磯部様:ZACの中の文書管理モジュール(※)の導入を検討しています。
現在、弊社では新たな試みとして、各部署別、職域別に職能要件や能力評価基準を整備し、スタッフ毎の評価と目標値の設定を見える化することを目指しています。緻密で簡便な能力評価シートが出来上がれば、異動や評価、OJT、Off-OJTなど広範囲に利用できるようになり、クライアントへの技術制作のサービス向上につなげることできる、ということが第一目的です。
しかし、これを書面上で行うのは煩雑ですし、アーカイブから記録を取り出すのも大変です。そこで、こちらもZACのワークフロー機能を用いて管理を行ってしまい、効率的に運用していければと考えています。
また、このような試みと努力が、弊社特有の熟練スタッフの各々に蓄積された貴重な技術や制作上のノウハウを、志の高い若手達が少しでも継承しやすい環境づくりの助けになるよう期待しています。
※文書管理モジュール:
申請・承認をともなうワークフローをユーザーが独自に組むことができる機能モジュール。稟議決裁から、住所変更などの総務・人事系の申請、社内アンケートやテストなど、様々な用途に利用できます。

本日は貴重なご意見ありがとうございました。

株式会社ワンステップワークショップ 会社概要

事業概要:
技術制作会社としてクライアント企業のマーケやインセンティブ活動をサポートする立場から、技術をベースとしたイベント・コンテンツ制作会社、技術請負会社として活動。
イベントには欠くことのできない制作・運営・音響・照明・映像・コンテンツ制作並びに、ホテル・会議場・施設の技術請負を行い、国内にとどまらずグローバル規模で多種多様なイベント制作技術の現場で技術を提供している。
所在地:
〒105-0001  東京都港区虎ノ門5-11-1 オランダヒルズ森タワーRoP701
URL:
http://www.onestepworkshop.co.jp
設立:
昭和63年12月26日
インタビュー協力:
株式会社ワンステップワークショップ  取締役管理部長 磯部 千枝 様
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