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株式会社早稲田大学アカデミックソリューションへの導入実績

株式会社早稲田大学アカデミックソリューション ZAC導入事例

時間外労働を週次で“見える化”
早稲田大学グループ企業の“働き方改革”を支援

"ZACは法令に則った労務管理を行うためだけではなく、働き方をさらに良くするための改善ツールとしても重要なシステムです。当社の "働き方改革 "の推進に与える効果は非常に大きいものと考えています。"
―代表取締役社長 高木 範夫 様

株式会社早稲田大学アカデミックソリューション

早稲田大学を中心とする様々な大学に、学校運営や、教育、研究などの支援サービスを提供する株式会社早稲田大学アカデミックソリューション様は、基幹システムZACの勤怠管理機能にカスタマイズを行い、社員の時間外労働を週次ベースで"見える化"する仕組みを構築しました。2017年から推進する"働き方改革"の各種施策との相乗効果により、法定時間外労働を前年度比約2,990時間削減するなど、目覚ましい成果を得ています。代表取締役社長・高木様と担当部署のみなさまに、同社の"働き方改革"に対するZACの貢献についてお話を伺いました。

大学運営業務に特化。新たな価値を創出するソリューションカンパニー

早稲田大学アカデミックソリューション 高木様
オロ:早稲田大学アカデミックソリューション様の事業内容を教えてください。
高木様:「新たな価値創造を通じて大学と社会の未来を拓く」という企業理念のもと、「大学への貢献」と「社会への貢献」の2つをビジョンに掲げて事業展開をしております。
「大学への貢献」では、教務事務や図書館運営といった学校運営業務のアウトソーシングサービスを中心に、語学プログラムや研究プロジェクトの推進支援、大学職員人材育成セミナーの提供などを行っています。近年力を入れている国際化支援では、留学生の派遣・受け入れや、外国語教育科目の開発・運営などを行っています。海外からの留学生の受け入れでは、相手校との調整や、受け入れ学生に対するケアまでフルパッケージでサービスを提供できる会社への期待はますます高まっています。
「社会への貢献」では、大学支援業務の中で培った経験やノウハウを活かし、社会が抱える課題の解決や、社会が求める人材の育成に貢献するサービスを提供しています。具体的には、民間企業向けの社員研修や、子どもや社会人向けの教育事業を行っています。

掛け声と仕組み。2つが揃わなければ"働き方改革"は成功しない

オロ:早稲田大学アカデミックソリューション様は、"働き方改革"の推進に積極的に取り組まれています。そのきっかけを教えてください。
高木様:当社は2004年に設立され、その後2014年に早稲田大学グループホールディングス傘下にある複数の企業が統合して現在のかたちとなりました。そのため、大学運営に関するコンサルティングといった知識集約型の業務だけでなく、管理・運営など労働集約型の業務に携わる人材も多く、勤務の長時間化や有給休暇の未消化が大きな課題となっていました。社会全体で"働き方改革"の気運が高まってきたことも受け、これを一気に解決することにしたのです。
また、働き方の問題によって何らかの事故が発生すると、世の中からの批判は当社のみならず、早稲田大学やグループ企業全体にまで及びます。早稲田大学関連グループとしての信頼を貫くために、その一員である当社も"働き方改革"にはしっかり取り組まなければならないという思いがありました。
オロ:"働き方改革"では、具体的にどのような取り組みを行っていますか。
高木様:「5つの柱」という目標を掲げて取り組んでいます。5つの柱とは(1)長時間労働の抑制、(2)休暇取得の促進、(3)多様な働き方づくり、(4)グッドプラクティスの共有、(5)業務効率化活動、になります。
目標を達成するための制度構築も同時に進めており、社員が5日間連続の有給休暇を取得できるプラチナウィーク制度や、各部門・部署における優れた業務効率化の取り組みを表彰する制度なども設けています。
オロ:"働き方改革"の実践において心がけていることはありますか?
高木様:昨今の"働き方改革"では、経営トップの理想や掛け声ばかりが先行し、実際に業務を行う現場からは「仕事は減らないのに、業務時間を減らせと言われる」と不満の声が聞かれるケースが散見されます。
当社では「5つの柱」が掛け声だけで終わらないよう、プラチナウィーク制度をはじめ、様々な仕組みの整備を同時に行ってきました。掛け声とそれを実現するための仕組み、この2つが両輪で揃わないと"働き方改革"はまったく効果がでないと思います。今回、2010年から使い続けてきたZACに大幅なカスタマイズを行ったのも、"働き方改革"の実現に向けた仕組み整備の一環になります。

社員の時間外労働を、週次ベースで"見える化"する機能を追加

早稲田大学アカデミックソリューション 則武様
オロ:ZACに行ったカスタマイズについて詳しく教えてください。
則武様:オロさんでの運用をヒントに、ZACの勤怠管理機能に2つのカスタマイズを行いました。1つは「勤怠実績の週次締め」です。これまで社員の勤怠実績の確定は月次単位で行っていましたが、これを週次で確定できるようにし、正確な勤務状況を週ごとに把握できるようにした機能です。
社員の誰かが勤怠入力しておらず実績確定できない場合には、本人や上長にエラーメールが配信される仕組みになっています。現在当社では300名近くの社員がZACを利用していますが、この機能によって全社員の勤務状況が週次でレポートされるようになりました。
もう1つが「勤怠アラート」です。社員の勤怠状況や休暇取得状況をチェックし、条件に合致する社員にはZACの画面上にアラートを表示するようにしました。現在設定している条件には「月の時間外労働が40時間超過」「使用期限が60日以内の振替休暇が存在する」「年間の有給休暇取得日数が5日未満」といったものがあります。
アラートは社員個人だけでなく、その個人を管理する上席者のZAC画面上にも表示されるので、部下の働き過ぎを見落とすことがない状況になっています。
働き方改革
オロ:このようなカスタマイズを行った理由を教えてください。
田島様:本来、時間外労働は、管理者が部門全体のタスクや部下の勤務状況を踏まえた上で、「これは時間外労働になるけど、お願いできないか?」といって依頼すべきものだと思います。しかし、以前の当社は勤怠実績の確定が月次単位であるため、管理者が部下の勤務状況を正確に把握できないまま、働かせ過ぎ・働き過ぎといった状況が生まれていました。この状況を是正するため、勤怠実績を素早く把握するためのカスタマイズを行いました。

ZAC機能追加により、残業は前年比約2,990時間削減、有休取得率は約10.2%上昇

早稲田大学アカデミックソリューション 田島様
オロ:カスタマイズの効果を教えてください。
田島様:勤怠の週次締めを開始してからは、その週の勤怠実績を翌週火曜日に確認できるようになりました。勤務時間の超過状況が1週間ごとに把握できるので、働き過ぎがあれば残りの週で調整することができます。この機能がリリースされてから、管理者と部下の間で1週間の働き方についてコミュニケーションを取ることが浸透しつつあります。
田島様:勤怠の週次締めは、プロジェクト原価の管理面でも良い効果があります。ZACで勤怠実績を確定すると、稼働時間(プロジェクト別の作業工数)に応じた労務費がプロジェクト原価としてすぐに反映されるのです。これまで月次単位でしか把握できなかったプロジェクト原価が、速報値ではありますが週次で把握できるようになり、必要なアクションを早期に取ることができるようになりました。
オロ:労働時間の抑制など、定量的にはどのような効果がでていますか。
杉山様:2017年1月から12月までで、社員全体の法定外勤務時間の累計は前年度比で約2,990時間削減されています。社員全体での有給取得率は、2017年1月から12月までで、前年度比約10.2%上昇しています。
様々な取り組みの成果の積み重ねではありますが、今回実施したZACのカスタマイズは当社の"働き方改革"推進に大きく貢献していると思います。

"働き方改革"もZACで行うのがベストな選択だった

早稲田大学アカデミックソリューション 杉山様
オロ:ZACやオロに関して、あらためてご評価をいただきたいと思います。
杉山様:人事労務管理において、勤怠実績を月次締めから週次締めに移行できた効果は大きかったです。もともとこのアイデアは、ZACの開発元であるオロさんが週次締めを実施しているのを知ったことから始まっています。週次締めを定着させるための運用上の工夫など、オロさんからいろいろなご提案をいただけたことも良かったです。
田島様:当社にはいろいろなビジネスがあり、部門・部署によって社員の働き方も異なります。多様性に富んだ職場環境ですが、ZACという共通基盤があることで業務管理方法を統一できていますし、すべてのプロジェクトを同じ指標のもとで比較・評価することができています。ユーザーにとって使いやすいシステムであることも良い点だと思います。
則武様:当社では、ZACの販売管理・購買管理・経費管理・勤怠管理の4つを利用しています。見積書・請求書の発行から、外部企業からの仕入処理、出張交通費の精算など、ほとんどの業務をZACで一元管理しているので、"働き方改革"もZACを中心に推進していくことは当社にとってベストな選択でした。
カスタマイズ開発では、オロの営業・SEのみなさんにはとてもお世話になりました。システム開発会社によっては、労働基準法などの法令に詳しくなく、こちらの意図が伝わらないケースも多いですが、オロはみなさんが労働基準法をしっかり理解しているのでスムーズなコミュニケーションを取ることができました。
オロ:最後に、代表の高木様に総括をお願いしたいと思います。
高木様:経営状況を改善するためには、様々な経営数値のモニタリングを通して、なぜこの数字になったのか?数字を良くするにはどうしたらいいか?を分析すると思います。労務管理もこれとまったく同じで、勤怠データのモニタリングを通して、この数字はどのような労務管理体制によって生まれたものか?これを改善するにはどのような取り組みが必要か?ということを判断できなければなりません。
そういった意味で、ZACは法令に則った労務管理を行うためだけのシステムでなく、働き方をさらに良くするための改善ツールとしてとても重要なシステムです。当社の"働き方改革"の推進に与える効果は非常に大きいものと考えています。
オロ:ありがとうございました。

株式会社早稲田大学アカデミックソリューション 会社概要

事業概要:
早稲田大学で培った知見とノウハウをもとに、学校、企業、公官庁などさまざまなお客様に最適化したプログラム・ソリューションを提供します。学校運営、研究支援、国際交流、人材育成、語学プログラムなど教育・研究にかかるあらゆるフィールドで貢献いたします。
所在地:
東京都新宿区西早稲田1-9-12 大隈スクエアビル2階
URL:
https://company.w-as.jp/
設立:
2004年8月
社員数:
306名(2017年1月時点)
インタビュー協力:
代表取締役社長 高木 範夫 様
業務支援室 室長 田島 信己 様
学術リテラシー事業部 次長 則武 直樹 様
業務支援室 次長 杉山 光 様
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