株式会社ハイテックシステム

プロジェクト別・部門別採算管理の
さらなる精緻化を実現
HubSpot×ZAC連携により、
マーケティングROIの最大化にも挑む

“「誰がやっても同じように成果が出せる仕組み」を構築したい。
ZACの導入は、100年企業に向けた挑戦の第一歩でした。”
──代表取締役土屋浩様

土屋様

東北エリアを中心にサイバーセキュリティサービスを提供する株式会社ハイテックシステムは、15年前から試行錯誤を続けてきた部門別採算管理をさらに洗練させるため、オロのクラウドERP「ZAC」を導入しました。プロジェクト採算管理の精緻化や運用の効率化に加え、現場リーダーの計数感覚向上など、幅広い導入効果を得ています。同社は今後、HubSpotとZACを連携させることで、業務のKPI管理やマーケティング活動の強化も目指していきます。ZACの導入効果および今後の活用計画について、代表取締役・土屋様と常務取締役・土井様にお話を伺いました。

自社SOCによるサイバーセキュリティサービスをはじめ、4つの事業を展開

オロ: ハイテックシステムの事業内容を教えて下さい。

土屋様

土屋様：株式会社ハイテックシステムは、1991年の創業以来、サイバーセキュリティサービスやネットワークサービスなど4つの事業を展開してきました。東北初の自社SOC(Security Operation Center)による中小企業向けサイバーセキュリティサービス「TSOC」をはじめ、自社データセンターを活用したクラウドサービスや、KIOSK端末・デジタルサイネージの導入支援、ネットワーク構築・保守・ヘルプデスクなど、幅広いITソリューションをワンストップで提供しています。「心つなぐ、IT企業」をスローガンに、社会やお客様をはじめ、あらゆるステークホルダーに貢献することを経営理念としています。

ZACは「プロジェクト別／部門別採算管理」に必要な機能が全て揃っていた

オロ: ZACを導入いただいた経緯や理由を教えてください。: 土屋様： 15年程前から部門別採算管理を行ってきました。部門だけでなく、プロジェクト別の採算管理にも取り組んでいて、そのための仕組みや体制については、長年掛けていろいろなシステム・方法を試してきました。; そのような試行錯誤を続ける中で、ある時ZACのことを知りました。ZACは、「プロジェクト別／部門別採算管理を通じて利益体質の組織を作る」ことをコンセプトにしていました。その仕組みは非常に洗練されていましたし、背景にある設計思想や哲学も知ってどんどんZACに魅せられていきました。; 最終的な導入の決め手はやはり「内部販売機能」でしょうか。部門別採算を効果的に運用するには、社内の部門間で疑似的な取引を行わせて、各部門の売上・利益の意識を向上させる必要があります。ZACにはまさにこの機能があり、部門間取引の効率的な管理が可能でした。; 販売管理や工数管理などプロジェクト採算管理に必要なシステム、機能が全て揃っていること、さらに、部門別採算に必要な内部販売もできること、これらの点がZAC導入の決め手になりました。

ZAC導入で「正確な工数管理」「二重入力の削減」「詳細な経営分析」が実現

オロ: ZACの導入効果を教えてください。

ZACの導入効果①：正確な工数管理勤怠管理と工数管理の連携により、正確なプロジェクト工数の把握が可能に

土屋様

土井様： 1つ目の効果は、正確な工数管理の実現です。以前から工数管理システムを使い、従業員に各プロジェクトに掛けた工数を入力させていましたが、記憶や感覚に頼った工数入力のため、実際の勤務時間よりも少なかったり、超過することが多々ありました。それらが積み重なると当然プロジェクトの採算も不正確なものになります。

ZACは、勤怠管理と工数管理が連携しているので、例えば1日8時間働いたら、8時間の中身をきちんと各プロジェクトの工数として入力しないと、日報の登録ができません。昔からこの状態を目指していましたが、システム上の統制が利くようになったことで、より正確な工数管理ができるようになりました。

ZACの導入効果②：二重入力の削減システム一元化とシングルインプットの実現により二重入力を削減

土井様: 2つ目の効果は、二重入力の削減です。以前は、販売管理や工数管理などのシステムが複数に分散していたので、各システムに同じデータを入力する作業が何度もありました。部門別採算管理を行うために、各システムのデータを最終的にExcelにマージする際にも、手作業が発生していました。

ZACは、シングルインプットをコンセプトにしているので、例えば一度プロジェクトを登録すると、その情報が販売管理、購買管理、工数管理、経費管理など全てに連携します。例えば見積書に入力した金額を受注金額や請求金額にそのまま引き継ぐことができます。データの二重入力、三重入力がほとんどなくなったことは非常に大きな効果でした。

土屋様

ZACの導入効果③：詳細な経営分析部門別採算の原因を個別プロジェクトにまで
深掘りして分析できる

土井様： 3つ目の効果は、詳細な経営分析の実現です。例えばある部門の利益率が悪化したとします。原因究明や改善策を考えるために分析を試みるわけですが、システムが分散しているので、まずはデータをかき集めるのに一苦労です。さらに、収集したデータをいろいろな切り口で分析しようとすると手間も時間も掛かります。データ自体は揃っているのに、思いついた時に素早く分析ができないことをもどかしく思っていました。

ZACを導入してからこの課題も解決しました。分析に必要なデータはすでにZACに揃っているので、ある部門が不採算の原因を、個別プロジェクトやプロジェクトにおける人の稼働にまで踏み込んで素早く分析できるようになりました。

土屋様： 当社の場合、プロジェクトが完了して売上計上が終わった後も、いろいろな形で工数が発生します。経営者としてはそういったものも含めて、現時点での正確なプロジェクト採算を知りたいわけです。一般的なシステムですと、その会計期の売上や利益しかわかりませんが、ZACの場合、期をまたいでプロジェクト累計の収支データが可視化されます。プロジェクト採算をその期だけのP/Lではなく、B/Sに近い感覚で見えるのはZACならでは、だと思いますね。

BIツール「QuickSight」を活用した分析会議を毎週開催
現場リーダーの計数感覚が大幅に向上し
自発的な提言が生まれるようになった

オロ: ZAC導入により従業員のみなさまにはどのような変化がありましたか。: 土井様： 従業員がデータに基づいて物事を語るようになり、経営的な視点や感覚が身についてきたように思います。そのきっかけとなったのは、「Amazon QuickSight(*1)」の導入でした。; ZACのアウトプット機能は、確かに様々な切り口でデータを出力できるのですが、基本的にはExcel/CSVの出力なので、データから気づきを得るためには何らかの加工が必要になります。その点QuickSightは、ZACに蓄積された情報をAPI連携で直接取得しグラフやテーブル形式で可視化することができます。; 当社では、毎週月曜日に各グループのリーダーを集めた「ZAC分析会議」という会議を開いています。これは、QuickSightのダッシュボードを見ながら、リーダーが自部門の課題をピックアップして対応策を報告するというものです。利益予算の進捗状況や、グループメンバーの稼働状況、利益率が悪化している案件の状況などをデータに基づいて発表します。; 「ZAC分析会議」で現在発生している課題への対策が決まると、今度はその対策がしっかり実行されているかをモニタリングするため、各リーダーが新たなグラフをQuickSightに作成します。次の会議からは、そのグラフを用いて課題への対応状況を報告していきます。ZACのQuickSight連携オプションを利用しているので、QuickSightのデータは毎日自動更新されます。会議に向けて資料を作り込む必要はなく、各リーダーはデータのモニタリングに集中できるのもメリットです。

QuickSight_連携

(*1)※ZACはAmazon Web Servicesが提供するBIサービス「Amazon QuickSight」と連携することで、売上・利益、勤怠、経費データといったZAC内の様々なデータを、
豊富なビジュアルで可視化できます。(連携詳細)
(*)上図はイメージ画像となります。株式会社ハイテックシステム様の実際の経営指標を表すものではございません。

土屋様：各リーダーが「チームの課題は何か？」「何をすれば課題は解決するのか？」を自発的に考えて、モニタリングのための指標をグラフに落とし込んでいきます。このような会議運営をしているので、ZAC分析会議を開くたびにQuickSightのダッシュボードがどんどん進化していくわけです。

ZACの導入当初は、ZACのアウトプット機能で出力したデータを基に、経営層の方から各リーダーに対して課題を提示していました。今では、各リーダーが自発的にそれを行い、むしろ経営層に提言をするようになっています。これは非常に良い変化だと感じます。ZACを導入するなら、QuickSightもセットで導入したほうが絶対にいいと個人的には思いますね。

「HubSpot」「ハヤサブ」連携によりZACの機能拡張を実現

オロ: 今後のZAC活用計画を教えて下さい。: 土井様: 2024年から2025年にかけて、ストック型ビジネスに特化した販売管理システム「ハヤサブ(*2)」と、CRMプラットフォーム「HubSpot(*3)」を導入し、それぞれZACと連携させました。当面は連携による新たな運用フローの定着を目指していきます。

(*2)「ハヤサブ」は株式会社オロが提供する、サブスクリプションビジネスを支援する販売管理システムです。(詳細)
(*3)「HubSpot」はHubSpot Japan株式会社が提供するCRM/SFAです。(連携詳細)

ハヤサブを導入した目的はさらなる業務効率化を実現するためです。当社はセキュリティ監視やネットワーク運用、クラウドサービスの提供などストック型ビジネスを展開しています。ストック型ビジネスでは毎月請求業務があり、ライセンス管理などの業務も発生します。以前はこれらの作業を別のツールで行い、請求金額などをZACに転記していたので二重入力が発生していました。ハヤサブを導入することで、ストック型ビジネスの販売管理を効率化し、さらに、データをZACに連携することで請求書発⾏や債権管理に至る流れをスムーズにしたいと考えています。

HubSpotを導入した目的はマーケティングの強化です。当社はこれまで、既存のお客様からの紹介で販路を開拓してきました。しかし、企業としてさらに成長するには、インバウンドマーケティングやリードナーチャリングなどの取り組みを通じて、新たなマーケットを自ら開拓していくことが必要です。HubSpot導入を機に、今後本格的なマーケティングに取り組んでいきたいと考えています。

HubSpot × ZAC で目指す、「ナレッジワーカー・マネジメント」の実践

土屋様: HubSpotとZACを組み合わせ、全ての業務プロセスをシステムで管理することで、あらゆる業務データを見える化することも狙いの1つです。HubSpotとZACで取得したデータをQuickSightでモニタリングすることで、経営企画・営業・技術部門など、各部門の業務をきちんとKPIで管理できますし、マーケティング施策別の数字にもとづく施策の振り返り・新たな施策の検討や、見込客から顧客に至るパイプラインの最適化も実現できると期待しています。

QuickSight_連携

この体制を目指すきっかけは、オロの書籍「ナレッジワーカー・マネジメント(*4)」を読んだことです。ナレッジワーカー・マネジメントでは、事業・部門・個人のKPIを整備・設計することが推奨されています。実を言うと、以前はZACの活用をほとんど現場に任せていたのですが、本を通じて「ZACにこんな使い方があったのか！」という新たな気づきを得ました。それ以来、書籍の手法を積極的に取り入れていくことにしました。ナレッジワーカー・マネジメントは、以前から注目していたTHE MODEL(*5)型の組織運営とも非常に相性が良いので、HubSpotとZACを連携させることで、新しい仕組みを作ってきたいと考えています。

世の中には経営管理やマネジメントの方法を説く書籍は多くありますが、書籍に書かれている理論を実現する手段として、具体的なシステムまで用意されているのは非常に珍しい。オロ自身がそれを実践して成長しているのも説得力があると思います。

(*4)「ナレッジワーカー・マネジメント」は当社、元常務取締役藤崎・現常務執行役員清宮が、知的サービス業特有の管理会計の難しさと、障壁を越えるヒントについて、当社の管理会計事例を紐解きつつ解説した書籍。 KNOWLEDGE WORKER MANAGEMENT ナレッジワーカー・マネジメント業績も人もついてくる数字で語るマネジメント術〈プレジデント社〉

(*5)「THE MODEL」はBtoB企業における営業プロセスの分業体制を指す組織モデル。マーケティング、インサイドセールス、外勤営業、カスタマーサクセスの4つの部門が連携して営業活動を行うことで、売上を最大化することを目的とする。福田康隆氏の著書「THE MODEL」で紹介されており、Salesforceでの営業活動が基盤となっている。福田康隆著『THE MODEL――マーケティング・インサイドセールス・営業・カスタマーサクセスの共業プロセス』〈翔泳社 2019〉

100年企業に向けて、「誰がやっても同じように成果が出せる仕組み」を構築したい

オロ: 今後の経営展望を教えてください。

QuickSight_連携

土屋様: 部門別採算管理も、THE MODEL型組織も、それを支えるシステムの導入も、最終的には「誰がやっても同じように成果が出せる仕組み」を実現することが目的にあります。; 当社のような中小企業は、大手企業と比べて人材層に厚みがないため、特定の社員が1つの業務を長期間担当することが多くなります。その結果、その人にしかできない仕事が増え、他の社員にノウハウや知識が共有されなくなる、つまり「人に仕事がつく」状態が生まれてしまいます。; 今後、高齢化や少子化で人手不足が進むと、我々のような中小企業はどんどん厳しい状況になっていくでしょう。こうした経営環境下において、人に頼った属人的な仕事のやり方をしていると、やがて経営が立ち行かなくなります。そのような状況を回避するため、当社ではあらゆる業務をシステム化、定量化することで属人性からの脱却を図っています。; システムで業務が標準化されていれば、誰がやっても同じアウトプットが期待できます。部門・プロジェクト・業務・個人にKPIや生産性指標が設定されていれば、誰がリーダーであっても早期に異変をキャッチして対策を打てるのです。つまり「人に仕事がつく」のではなく、「仕事に人がつく」状態を目指しています。; 結局のところ、私をはじめとする経営層がいなくても会社が回る仕組みを実現したいのです。当社は「100年企業」を目指していますが、その理想に向けて、事業運営や仕事の進め方をどんどん仕組み化し、さまざまな意味で事業承継を進めていかなければいけません。その第一歩がZAC導入であり、今後はその領域をさらに広げていきたいと考えています。
オロ: ありがとうございました。

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