イメージ情報システム株式会社

管理会計のカギは予算シミュレーションと予実対比！ ZACでプロジェクト損益予測の変化をいち早く察知可能に

管理会計で最も重要なのは、きちんとシミュレーションして予算を立てること、予算に対して実績を対比することだと思います。もちろん事業によって予実の見方が異なることもありますが、それでも予算を作って実績を追っていくことの必要性はZACを通じて正しく理解してもらいたいですね。
――管理本部　総務部　部長　狩野　隆哉様

: 独立系のIT企業として、クライアントの課題解決にむけて最適なソリューション提案から運用・保守まで一貫したサービスを手掛けるイメージ情報システム株式会社。同社はシステムの老朽化を機に、業務領域ごとに別々のシステムを利用することで高まっていた業務負荷を削減すべく、統合型の基幹業務システムであるZAC Enterprise（以下ZAC）を導入しました。業務の一元管理により業務効率を高めながら、損益が悪化しつつある案件の早期発見など管理会計を実践されている同社のキーマン、管理本部総務部部長・狩野様、管理本部総務部・加藤様にお話を伺いました。

システム開発だけでなく、保守・運用、BPOまで少数精鋭で幅広くサポート

オロ：事業内容を教えてください。

狩野様：当社はイメージ情報開発株式会社から分社して2017年10月に設立されました。人数規模は大きくないものの、親会社の40年を超える歴史の流れを汲んで、大手クライアントに対するソリューション提供を手掛けています。
一般的に100人以下のソフトウエア企業は開発しか担当しないことが多いのですが、当社は開発から保守・運用までワンストップで提供できることが強みです。特に当社は昔からクレジット業界での実績が強いことから、運用の延長線上でアウトソーシング事業も行っています。当社の人数規模でここまで手広くサポートできる会社はなかなか少ないと思います。

システムの老朽化を機に、個別最適なシステムの乱立を見直すことに

オロ：ZAC導入検討のきっかけを教えてください。

狩野様：きっかけはシステムの老朽化です。ハードウェアもそうですし、ソフトウェアも自社開発したものは長年にわたって小規模改善を続けてきたのですが、システムごとにOS・言語がバラバラで、かつOSが保守切れになるなど、メンテナンスのコストが膨らんでいました。また長年使っていると組織や考え方、見るべき数字が変わってくるもので、昔に作ったシステムと現在の業務とのギャップが生まれていたのも要因です。
加えて、必要なタイミングで必要なシステムを個別最適な形で導入していたので、複数のシステムの乱立による業務負荷の増大も課題になっていました。

そこで販売管理・原価管理・勤怠管理・経費管理と、それぞれバラバラに存在していたシステムをすべて統合する壮大なプロジェクトとしてZAC導入を検討しました。しかし、いざ提案を受けてみると「ZACにカスタマイズを加えなくても、当社の幅広い業務を十分にシステム化できる」と当時の導入プロジェクト担当は判断したようです。

私は途中から導入プロジェクトを引き継いだのですが、ZACを見てすぐに「使える」と分かりましたので、あとはどのタイミングでどれだけ業務をZACに寄せるか、といったハンドリングが導入の成否を握っている状態でした。もし導入中に致命的なギャップが見つかればカスタマイズする方針でしたが、現在でもノンカスタマイズで利用できています。

マニュアル整備が奏功、本稼働4か月目から現場のフォローに注力できた

オロ：導入に関して苦労した点はありますか。

狩野様：私がZAC導入に関わってから本稼働までに残された期間は僅か2か月でしたが、並行運用期間なしで導入した割には、大きなトラブルもなく導入できました。当社はシステム会社ですから、社員のITリテラシーが高かったことも要因のひとつだと思います。
一方でどれだけ優れたシステムを導入したとしても、運用が回らないと意味がありませんので、発注登録忘れなど入力漏れの対策がむしろ大変でした。そこは加藤さんが頑張ってくれましたね。

加藤様：私4月に本稼働したのですが、ゴールデンウイークは「今月は締められないんじゃないかしら」と思いながら休日出社して対応しました。その甲斐があってきちんと4月分が締まりましたから、「次も大丈夫だろう」と希望を抱いて5月・6月と運用を回していきました。

狩野様：加藤さんが丁寧なマニュアルを一生懸命作ってくれたので、7月からの第2四半期以降は「質問する前にマニュアルを見てください」で通用したことも大きいです。おかげで夏休みはちゃんと取れたもんね。

加藤様：はい。3か月で本稼働後の大変さがある程度落ち着いて、「道はできた」という感じでした。

狩野様：ZAC定着までにかかった3か月間、第1四半期のうちにある程度課題を出しきれたので、その後は社内で説明会を開いたり、営業職向けに使い方をアドバイスしたり、場合によっては総務部で業務を引きとったりと、社内フォローに時間を使いました。当社の管理部門と現場は対立しておらず良好な関係にありますので、業務フローを効率化するためにお互い協力できるところは協力しています。

業務の流れに沿ったワークフローの一元化は、内部統制にも効果あり

オロ：ZACの導入効果を教えてください。: 狩野様：当社は上場企業のグループ会社ですので、内部統制上の業務ルールはガッチリ決まっています。しかしZAC導入以前のように複数のシステムをバラバラに使っていると、どうしても統制の弱い部分が生まれます。例えば一方のシステムで処理したことが、他方のシステムで処理待ちになっていて、月末には帳尻が合うものの一時的にズレが生じることなどです。
ZAC導入を機にこうした統制面の見直しを行ったのですが、やはり業務の流れに沿った一気通貫の申請・承認プロセスを組めることや、ワークフローを一元化できることにはメリットがありますね。一番楽になったのは加藤さんかもしれないです。紙帳票を1つひとつ処理していたのがなくなりましたから。; 加藤様：以前は書類の提出が遅かったり、単純に量が多かったりで大変だったのですが、ZACになってからだいぶ楽になりました。「紙じゃない」って素敵ですよね。; 狩野様：コロナ禍によるテレワーク対応でも、Excelでの経費精算をZACに切り替えたことが役に立っています。在宅勤務手当の支給が決まり、規程が出来てから2日でZACの新しい運用フローを社内展開できました。ZACの設定と運用を見直して、あとは「マニュアルの通りに申請して」で済んでいます。もしExcelでの経費精算が続いていたら、この速さでは対応できなかったと思います。

月初の経理の残業は75%以上削減、年間約500万円分のコスト削減に成功！

狩野様：また、原価計算に必要な機能はZACにすべて入っていますから、これまでバラバラだったシステムをZACに集約し、密結合にすることで、管理会計の精度や業務効率を高められています。特に月次決算は早くなりました。

加藤様：以前までの月次決算業務は、月初第5営業日まで毎日最低2.5時間は残業して、何とか第6～7営業日に粗々の数字を出せるような状況でした。最後まで終えるには10営業かかっていたと思います。ZACを導入してからはそうした残業はほぼなくなり、第5営業日までの間で合計2～3時間残業すれば、第5～6営業日にはしっかり固まった数字を出せるようになったので、月次決算は大幅に効率化されています。
加えて、ZACは社外からでも利用できますので、客先常駐している社員が事務処理のために帰社する必要がなくなりました。その結果、経理業務の効率化とあわせて、年間約500万円・社員1人あたり約10万円のコスト削減効果が生まれています。

狩野様：当社は新収益認識基準の適用に伴い、原価比例法での計算をZACの外で行っているのですが、それでも第3営業日に締めてから第5営業日には問題なく数字を報告できていますね。あとは派遣会社からどうしても請求書が第3営業日までに届かないことがあるのですが、ZACは「請求書未着」というステータスを付ければ締め処理自体は先に進められるので、そうした柔軟さも助かっています。

このように、販売管理や原価管理などはZACに集約したことで業務効率がグッと高まりました。一方でデータ連携の頻度が月1回程度のもの、例えば財務会計システムや給与計算システム、打刻管理システムなどはファイル連携による疎結合で十分としました。これはSEでもある私の個人的な発想ですが、ひと口に「リアルタイムな連携」といっても、求められる連携頻度が毎秒なのか、1日おきなのか、1か月おきなのかで最適な連携方法は変わりますから、頻度が少ないものは疎結合でよいと判断しています。

会計監査にもZACを活用。監査法人も"対応が楽になった"とコメント

オロ：監査対応にもZACを活用されていると伺っています。: 狩野様：当社は会計監査を受けているので、ZACを導入したタイミングで「ZACをベースに監査したほうが楽じゃないですか？」と監査法人さんに提案してみました。データの出力条件は細かく設定できますし、なによりZACからの出力データをそのまま渡したほうが、当社もごまかしようがないですからね。
監査の際、データ出力時の立ち会いがあったのは始めのうちだけです。慣れてきたら、監査法人さんから「この出力条件でお願いします」とメールが来て、その通りのデータを送ったら「今回はこれとこれの詳細を聞きたいです」とヒアリングの依頼が入るフローになりました。
監査法人さんも「ずいぶん簡単に分析できる」と味をしめたようで、監査チェック対象のプロジェクトが増えちゃいました（笑）。それでも監査対応はZAC導入前よりも格段に楽ですね。; 加藤様：以前は諸々の書類作成まで行っていたので、かなり手間とコストがかかっていました。今では監査法人さんからも「対応が楽になった」と言ってもらえています。

ZACで「赤字になりそうな案件」が見える化、早期にアラートが出せるように

オロ：プロジェクトの損益管理はどのように実践されていますか。: 狩野様：当社は「15%ルール」と銘打って、プロジェクトの開始前に細かく立てた予算に対し、実績が15%以上ズレたら原因を調査しています。
プロジェクト予算はZACにあわせて、売上予定・仕入予定だけでなく月別・人別の稼働予定を時間ベースで立てています。こうして作った予算に対し、工数進捗や仕掛原価が大きく乖離しているプロジェクトがあれば管理部から当然報告しますし、週次でも部長陣がチェックしています。また月次で、会社全体の数字としてプロジェクト別・事業セグメント別の利益率をレポートしています。
ZACがあればこうした数字は一発で出せますので、利益率が低い要注意案件は赤などで自動的に塗りつぶす設定をExcel上で加えながら、問題がありそうな案件の発見と課題解決を早期に行えるよう取り組んでいます。
ですので、順調に推移していたはずのプロジェクトがある日突然赤字になる「いきなり赤字」に驚くことはないですね。逆に「そろそろ来るよ赤字」が分かってしまいます。損益が悪化しそうな案件を早期に発見できるおかげで、みんなで対策を打てています。; もちろん、月次決算をしなければ見えない部分もあります。当社は人件費が原価の大半を占めるのですが、人件費をZACに取り込むのは月に1回です。しかし人件費以外の交通費や通信費、備品・消耗品費など、プロジェクトの原価になるものはすべてZACに登録していますので、きな臭い案件は利益がすり減ってきていたり、仕掛原価がずいぶん積みあがっていたりと、やはり傾向は出てくるものです。そうした要注意案件はきちんと見つけてアラートしています。

基幹業務の一元管理を実現したZAC 3つの導入効果

月次決算中の残業を75%以上削減

月次決算を4営業日程度短縮しながら、月初における経理の残業が激減
月初1～5営業日の残業時間が合計2～3時間になった

損益が悪化しそうな案件を早期に発見

ZACで精緻な予算シミュレーションを案件別に行い、予実対比をすることで
赤字案件が発生する前に、損益が悪化しつつある案件を察知できるように

会計監査の対応が楽に

ZACから出力したデータをつかって会計監査を受ける体制に変更
書類作成の手間がなくなり、監査法人からも「対応が楽」と言われるように

ZACと財務会計システムとの原価差額は10円以下！

オロ：管理会計において工夫されていることはありますか。: 狩野様：人件費の配賦については、各社でさまざまな考えがあると思います。当社では実給与ではなく、賞与や残業代を加味した職階ごとの標準労務単価で配賦しているのですが、そうすると原価差額が発生しますよね。財務会計と管理会計を一致させるために、この原価差額をさらに配賦する企業もあるかと思います。しかし原価差額を配賦すると設定した標準労務単価が変わってしまうので、当社の管理会計、つまりZACで損益予実を見る際には原価差額の配賦はしていません。
ZACだと原価は発生月の計上で時間ベースの計算ですが、財務会計上の人件費は月給ベースで、かつ賞与の影響もありますし、残業代は翌月精算ですから、ズレないほうがおかしいのです。また、管理会計と財務会計は目的が異なるので、多少のズレは当たり前だと考えています。
ちなみに原価差額が出るといっても、ZACと勘定奉行*で毎回数字が違うのは、消費税の誤差と、製造原価の人件費ぐらいです。原価はほとんどZACの案件に紐づけて管理していますから、ZACの数字は勘定奉行の数字と比べても非常に正確で、原価差額が10円を超えたら大騒ぎになるレベルです。
私や加藤は「会社としての数字の見方」を規定するレポートを作成していますが、各部門でもレポートは作成されています。自部門のマネジメントや経営陣への報告に向けて、例えば売上ゼロ円の原価登録用案件に紐づいた工数を配賦したり、部長・本部長クラスは原価差額を手元のExcelで配賦したりなど、各部門でも管理会計を実践してもらっています。; * 「勘定奉行」は株式会社オービックビジネスコンサルタントが提供する財務会計システムです。ZAC連携ソリューションとして弊社からご提案可能です。

管理会計を実践しやすくするため、コードに意味を持たせる工夫を実施

オロ：管理会計においてZACは役に立っていますか。: 狩野様：はい、ZACの素敵なところは、とにかく様々なデータを出力できること。我々がZACをしっかり理解すれば、いくつかのアウトプットメニューを組み合わせれば様々な経営帳票を作成できると分かってきました。経営や現場から帳票作成のリクエストがあっても、データをExcelやAccessで加工するだけなので、10分あれば対応できちゃいます。; こうした加工をやりやすくする工夫として、コードに意味を持たせることにこだわりました。たとえば4桁の部門コードにおいても、1桁目・2桁目・3桁目・4桁目それぞれ意味を持たせることで、組織改編があった場合でも昨対や前年同期比をすぐに集計できるようにしています。例えば当社では4桁目を部門階層として、1は全社、2・3は本部、4なら部、5ならユニット、とルールを整備しました。

管理会計のカギは、精緻な予算シミュレーションと予実対比

オロ：管理会計の浸透に向けて取り組まれていることはありますか。

狩野様：当社で新人～中堅向けの社員研修として、財務会計に関する教育を開始しました。利益にはいくつか種類があること、一方で売上は1つだが当社だと立替金は売上に含まれないことなどを理解してもらっています。
財務会計が一通り終わったら、管理会計の研修も始めたいです。みなさんがZACに入力している売上や工数、交通費申請した経費が、実はZACの中でプロジェクトに紐づいて、それが最終的に財務会計までつながっていることを理解してほしいと思っています。
なぜなら、特に若い社員には、日々報告している数字が会社の売上・利益に紐づいているという実感が薄いのです。日々のデータ入力の重要性が分からないと、ZACへの入力に一種のやらされ感が生まれてしまいます。今でもたまに「仕事が忙しくて入力できない」といった声が締め日近くに出てくるのですが、本来はZACにきちんと入力することも仕事です。データ入力を雑にやるとプロジェクト損益がおかしくなりますからね。当社の社員はみな真面目なので、きちんと意義を伝えればZACへの入力をおろそかにせずに向き合ってくれると考えています。

あとは単純に、意義が分からぬままのルーティンワークは本当につまらないですからね。管理会計の意義が伝わっていないと、会社や部署の売上・利益をオープンにして確認できる状態にしても、その数字と自分の仕事との因果関係が分からなければ、数字を眺めておわりになってしまうのです。

管理会計で最も重要なのは、きちんとシミュレーションして予算を立てること、予算に対して実績を対比することだと思います。先ほどの「そろそろ来るよ赤字」ではないですが、きちんと予算を組んでおかないと、あとで大変な目に遭うのです。例えば交通費の予算を組み忘れて赤字になる「交通費貧乏」。そうして痛い目にあった社員は、「200円×何回」と交通費を計算したり、電車で行くには遠い場所だと新幹線に乗る前提で予算を組んだりと、きちんと細かくプロジェクト予算を組めるようになってきています。
もちろん事業によって予実の見方が異なることもありますが、それでも予算を作って実績を追っていくことの必要性はZACを通じて正しく理解してもらいたいですね。

リプレイスにおいては、自社の業務にフィットするシステムを選ぶことが大切

オロ：同業他社様に向けたアドバイスはありますか。

狩野様：ZACは当社の業務にフィットしていましたから、導入後も業務内容自体は変わっていません。あくまでやり方の変更、つまり紙帳票を使ったフローをZACに寄せる、Excelで管理していたプロジェクト予算をZACに入力するようにする、といった変更のみでしたから、ZAC導入においては「ERPパッケージとして素の状態のままで使う」ことに気を付けていました。ちょっとした表記変更も行っていません。業務の仕組みを変えるわけですから、名称や表記が微妙に変わるのは当然だと考えたためです。その結果、あとから入社した人にも非常に分かりやすいシステムとして現場にも受け入れられていると思います。

ERPパッケージはベストプラクティスをカタチにしたものであり、1つの完成されたポリシーがあって作られるシステムだと考えています。しかしポリシーを導入前に深く理解することは難しいです。提案書を見たり、営業担当からいろいろ話を聞いたりしても、やっぱり分からない。当社においては、こうしたポリシーと自社とのギャップが分からない状態でカスタマイズはせずに、まずはこちらがパッケージに寄り添う方針を取りました。特にZACは内部統制に関する機能も豊富なので、ヘタにカスタマイズすると良くないだろうという判断もあってのことです。

通常のERP導入プロジェクトでは並行運用期間を設けてFit&Gap調査をしっかり行うべきだと思いますが、今回は当社の事情から並行稼働をしている余裕がありませんでしたので、やや強引に導入を進めていきました。それでも結果的に導入がうまくいったのは、ギャップの大きいシステムを入れて無理やり合わせるのではなく、元々ギャップが少ないERPを選定できたからだと思います。
教科書的ですが、やはり自社の業務に対するフィット感の強いシステム選びが大切だと感じました。カスタマイズなしでのシステム活用はユーザーもベンダーもハッピーだと思います。

業務フローを定期的に見直し、より良いフローを構築したい

オロ：ZAC導入の総括と、今後の活用に向けた展望をお聞かせください。

狩野様：ZAC導入を機に業務フローを見直した結果、現場でローカルルールが出来ていた運用を標準化できました。
ただ、業務ルールの見直しは、終わりなき作業だと思っています。一度出来上がってしまうと、より良い業務ルールは、現場の中に身を投じている私たちにはなかなか思いつきません。法改正などの外的要因がないとルールを見直せないので、いざ見直す際にはピンポイントな対応をするのではなく、その周辺までフローを見直して業務をより良いものにしていきたいですね。; そのためにもZACにはぜひ今後も成長して夢のツールとなっていただいて、シェア占拠率もどんどん大きくしていきながら、一方で携帯のように「使用歴が10年の人には割引」といったことを期待しています。
オロ：ありがとうございました。

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