一般社団法人電線総合技術センター

ZAC導入で案件別損益が見える化
売上コストが紐付き、生産性分析が
より正確に

“ZAC導入により、各業務における処理手順やタイミングの統一、申請・承認プロセスの徹底が実現し、属人的な業務処理から脱却できました。内部統制が強化されたことで、より効率的に財務データの正確性・信ぴょう性の確保ができるようになりました”
──センター長・小田勇一郎様

: 電線・ケーブルに関する技術専門機関である一般社団法人電線総合技術センターは、基幹業務システムとしてZACを導入しました。社内に複数分散していた業務システムをZACに統合することにより、業務標準化、内部統制の強化、正確な損益データの把握など、さまざまな業務改善を実現しています。ZAC導入の理由や導入後の効果について、センター長・小田勇一郎様、試験認証部部長・深谷司様、総務部主任・鈴木知子様、総務部主事・山下倫加様にお話を伺いました。

電線・ケーブルに特化した技術専門機関として、電線・ケーブル製品の安全性評価を行う

オロ：事業内容について教えてください。

小田様：電線・ケーブルに関する技術の専門機関として、電線・ケーブルの試験・調査・認証等のサービスを提供しています。電線・ケーブルは送電線や建築物をはじめ、自動車や電気機器など、私たちの身の回りで数多く使われているものです。公平・公正な第三者試験・認証機関として製品の安全評価を行うことで、安全で安心な社会の構築に貢献することが私たちの役割です。

2021年には設立30周年の節目を迎えました。これからも電線業界およびその周辺の幅広いニーズにお応えしていきたいと考えています。

中長期計画策定のため、過去5年間の財務データを分析したが、きちんとしたデータが取れず、満足のいく現状分析ができなかった

オロ：ZAC導入検討のきっかけを教えてください。

小田様

小田様：2030年に向けて中長期的な組織ビジョンを検討するため、過去5年間の財務データ分析を行う機会がありました。将来に渡って継続的に事業を展開していくためには、収益事業の生産性向上、無駄なコストの削減が必須とされていたのです。しかし、きちんとしたデータが取れず、思うように現状分析ができませんでした。; 原因は当時の業務管理体制にありました。独自開発の受注管理システムに、Excelで収集する勤怠・工数データ、Accessで構築した請求書発行システム、手作業で仕訳を入力する会計システムなど、システムが複数に分散していました。各システムの運用方法が属人化していたことに加えて、工数については各職員の感覚に基づく記録が行われており、データそのものの精度が低いということが課題でした。また、事業部や案件ごとの損益を見たい場合には、各データを手動で紐づける必要があり、正確なデータ分析をすることがとても難しかったのです。; これらの課題を解決し、複数分散しているシステムを統一することで、業務標準化をはかりながら、正確なデータが得られる業務基盤をつくりあげるため、ERPの導入を検討しました。さらに間接業務の合理化、徹底した購買管理、サービス価格の適正化を実現し、将来にわたり継続的な事業展開が行える体制をつくりたいと考えました。

ZACなら「販売・購買・勤怠/工数・経費の一元管理」と「業務標準化」による業務改善が期待できる

オロ：ZAC選定の決め手を教えてください。

深谷様：1つは、見積・受注から入金確認まで、一連の流れを1つのシステムで管理できることでした。また売上に紐づく形で、購買・工数・経費データを集約できるので、案件ごとの正確な損益が把握できる点を評価しました。特にこれまで把握が困難であった案件に紐づく工数と労務費が見える化できる点は、高評価でした。

もう1つは、業務標準化が期待できる点でした。受注や購買など、何かシステム処理を行う際には決められた承認ルートにそって決裁を受ける必要があります。これまで事業部や人によってバラバラだった申請業務のフローが統一・可視化されることで、属人的な業務運用から脱却できると考えたのです。

複数あった受注管理システムをZACに統一。組織が抱えている案件を一目で把握可能になり、売上予測精度も向上

オロ：ZAC導入により、各業務がどのように変わったかを教えてください。まず、販売業務はどのように変わりましたか？

小田様：以前は、主要業務の「試験サービス」と「認証サービス」で別々の受注管理システムを運用していました。今はZACによってこれらが1つに統合されています。業務の依頼を受けたタイミングでZACに登録することが組織全体で統一されたので、各事業部がどれだけの案件を抱えているかZACを見れば一目でわかるようになりました。

また、ZACは以前のシステムにはなかった「売上予定日」という情報を登録できます。ZAC導入を機に売上計上のルールも各事業部で統一したので、各月の正確な売上予測ができるようになりました。売上予測データは年間予算計画を遂行していく上でとても重要なデータですので、「売上予定日にもとづく月次の売上予測」がZACから取得できるようになり、予算計画や経営分析に役立っています。

ZACの購買申請・承認ワークフローにより不要な購買がなくなり、コスト削減につながった

オロ：購買業務はどのように変わりましたか？

鈴木様

鈴木様：以前は事業部ごとに担当者レベルで必要な物品を購入していました。購買に必要な承認手続きは事業部内で完結していたので、経理では事業部の担当者から伝票が届くまで、どのような購買が行われているのか、まったく把握できませんでした。そのため、不要な購買も少なくなかったですし、事業部からの支払指示書と仕入先から届く請求書の突き合わせ作業も非常に煩雑でした。

ZAC導入後は、購買申請が上がった時点で経理が情報を把握できるので、不要な購買品は申請の時点で却下できるようになりました。「発注済」や「仕入計上済」など、購買品ごとのステータスも把握できるようになりましたし、購買申請の内容と仕入先から届いた請求書の内容が一致していれば、ボタンをワンクリックするだけで仕入処理が完了するようになりました。

ZACの「警告画面」が対応すべき経理処理・業務処理を教えてくれるから、月末の締め作業がスムーズになった

オロ：経理業務はどのように変わりましたか？

鈴木様：以前は、各事業部から支払指示書や売上明細を受け取るたびに、財務会計システムに手作業で仕訳入力していました。ZAC導入後は、月末の締め作業を行ったあと、仕訳データを出力してそのまま財務会計システムに一括取り込みしています。手作業での仕訳入力がなくなった分、内容のチェックに重きを置くようになりました。

月末の締め作業では、ZACの「警告画面」にとても助けられています。「警告画面」には例えば、「納品が済み、請求書も発行しているけど、最後の売上計上処理が終わっていない案件」など、締め作業の障害になっている案件がすべて表示されます。「警告画面」をチェックして、担当者に必要な処理を促すことで締め作業がスムーズに進むようになりました。以前は、担当者レベルで処理が止まっている案件があるかどうかを経理では把握できなかったので、この点は大きく進歩したと思います。

精度の高い工数管理が実現。タイムカードの勤怠打刻データ取り込みにより、正確な出退勤時間の取得も可能に

オロ：勤怠管理・工数管理はどのように変わりましたか？

深谷様：以前は出退勤時間を記録する勤怠管理用Excelと、業務内容の内訳を記録する工数管理用Excelの2つがありました。ZAC導入後はこの2つを1つの入力画面に統合できました。勤怠管理はこれまで職員の自己申告に基づいていましたが、ZAC導入後はタイムカードで打刻した情報がそのままZACに反映されるので、正確な出退勤時間が取得できています。

工数管理では、各職員が毎日どの案件にどのぐらい時間を費やしたかを15分単位で登録していきます。以前の工数管理は、1カ月単位でどの事業部の仕事に何％時間を投入したかというかなりアバウトな割合の集計でした。現在は、どの事業部の、どの案件で、どんな作業をしたかが実績作業時間で記録できているので、精度の高い工数管理が実現しています。

山下様：職員ごとの労働時間が一覧で確認できますので、時間外労働の多い職員や業務負荷が集中している職員を把握できるようになり、そういった職員へのフォローもできるようになりました。

「業務標準化」「生産性・コストの把握」「ワークライフバランスの実現」に貢献。「時間あたり売上」データは今後のマネジメントに活かしたい

オロ：ZAC導入により、組織としてどのような効果が現れていますか？

小田様：各業務における改善効果が積みあがり、組織としては以下3つの効果が得られていると実感しています。

複数分散システムをZACに統合3つの導入効果

業務標準化・内部統制の強化

販売・購買・勤怠・経費精算における処理手順やタイミングが統一された
ワークフローにより申請・承認プロセスが徹底され、内部統制強化も実現

生産性・コストの把握

損益情報の一元管理により、案件別損益や事業部別損益の把握が可能に
工数管理の精度向上により、生産性指標「時間あたり売上」の算出も可能に

ワークライフバランスの実現

長時間労働や業務負荷が集中している職員が一目で把握できる
有給休暇の取得や管理が容易になり、ワークライフバランスの実現に貢献

【導入効果1：業務標準化・内部統制の強化】

ZAC導入により、各業務における処理手順やタイミングの統一、申請・承認プロセスの徹底が実現し、属人的な業務処理から脱却できました。これにより経理による確認作業が軽減され、業務効率化に繋がっています。また内部統制が強化されたことで、ZAC導入前と比べて、より効率的に財務データの正確性・信ぴょう性が確保できるようになりました。

【導入効果2：生産性・コストの把握】

案件を軸に損益情報を一元管理できるので、案件別損益や、案件を事業部単位で集計した事業部別損益が正確に把握できるようになりました。
特に、作業工数は精度が向上し、部門や案件ごとの正確な作業時間集計ができるようになりました。事業部の総売上を総作業時間で割った「時間あたり売上」などの生産性指標は、以前のシステムでは得られなかったデータです。これは今後のマネジメントに活かしていきたいと考えています。

【導入効果3：ワークライフバランスの実現】

職員ごとの労働時間を一覧で把握できる「作業時間集計表」が出力できるようになり、残業の多い職員や、業務負荷が集中している職員がわかるようになりました。この情報を各事業部と共有することで、職員のワークライフバランス実現に向けた取り組みを進めていきたいと考えています。

鈴木様：ZACを導入してからは、有給休暇の取得や管理もZACで行っています。以前は、有給休暇の残日数は労務担当に問い合わせなければわかりませんでしたが、今はZACで有給休暇残日数が把握でき、取得申請もZACから簡単に行えるようになりました。

山下様：有給休暇の取得５日が義務化されました。ZACで職員の有給休暇取得状況が容易に確認できるようになりましたので、労務担当として職員一人ひとりが有給休暇を積極的に使用し、自らワークライフバランスを整えていけるような労働環境をフォローしていきたいと思います。

業務改善に活用できるデータを現場にフィードバックし、ZACの有効性をもっと感じてもらいたい

オロ： ZAC活用について今後の展望を教えてください。

小田様：業務では多くの面で改善が見られ、より詳細な財務データも取れるようになってきました。今後は、ZACによって得られたデータをどのように分析して、どのように現場にフィードバックしていくかについて、一歩進んだ活用方法を考えていきたいと思っています。; 例えば、ZACのデータを分析すれば、同じ作業工程でもAさんは30分、Bさんは2時間もかかっている、その差はどこにあるのか？など、業務改善の糸口を掴めます。ZACのデータを活用した業務改善や生産性向上のヒントを積極的に提供することで、現場の職員にもっとZACのメリットを感じてもらえるようにしていきたいと考えています。
オロ：ありがとうございました。

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