株式会社新東通信

ZACの充実した広告業向け機能を活かし
わずか半年でレガシー基幹システムの
刷新に成功

“ZACの標準機能を活かすという方針を徹底することで
短期間で自社にフィットするシステムを構築できました。”
──A&Fマネジメント室　室長　河合孝浩様

新東通信_河合様

総合広告会社として多彩なサービスを展開する株式会社新東通信は、長年運用してきたスクラッチ開発の基幹システムから、オロのクラウドERP「ZAC」へとリプレイスしました。旧システムのサポート終了を背景に、わずか半年という短期間での導入を完遂するため、ZACの標準機能を最大限に活用する方針で導入プロジェクトを推進。案件別損益管理の精緻化や、紙中心の業務フローからの脱却などの業務改革を実現しています。本プロジェクトのキーパーソンに、ZACの導入プロセスや導入効果を伺いました。

総合広告会社として企業・自治体のコミュニケーション戦略を幅広く支援

Q：新東通信の事業内容を教えてください。

株式会社新東通信は、「何かおもろいことないか」を合言葉に、企業や自治体のコミュニケーションプランを提案する総合広告会社です。広告・プロモーションを中心に、デジタルマーケティング、イベント、地域活性化支援など幅広い分野で価値を提供しています。イベントでは、アジア競技大会や大阪マラソンなど大規模な国際イベントにも関わり、企画立案から制作・実施まで一貫して担える総合力が新東通信の強みです。これからも自らを事業グロース・エージェンシーと定義して、企業や社会の課題解決に貢献していきたいと考えています。

旧システムの刷新プロジェクトで想定外の課題が発生

Q：ZAC導入前の課題を教えてください。

新東通信_河合様

スクラッチで開発した業務システムと、オフコン基盤で稼働する会計システムを長年運用してきました。しかし、システムの老朽化が進み、開発・運用ベンダーからは今後の維持管理やアップデートが困難との申し出を受けており、数年前からシステムの刷新が大きな課題として存在していたのです。

旧システムは安定稼働こそしていましたが、データの集計がシステム管理者しかできない、システムの構造・ロジックが複雑で習熟に多くの時間を要するなどの課題がありました。システムリプレイスにあたっては、これまでと同じように業務継続ができることを大前提に、保守性・拡張性の向上や、マニュアルに頼らず誰でも簡単に利用できるシステムにすることを目指しました。

Q：システム選定はどのように進めましたか。

実は、ZACの導入を決定する直前まで、別のソリューションでシステムをリプレイスする話が進んでいました。そのソリューションは、米国企業が提供するクラウド型の業務プラットフォームで、複雑なパラメータ設定を行うことにより、自社独自のシステムを構築できるというものでした。営業のパイプライン管理やBIツールなど、さまざまなアプリが用意されており、旧システムではできなかった先進的な管理を行えるような期待感があったのです。

しかし、導入検討を進めていくと、私たちの業務を支える基幹システムとしては看過できない機能の不足が明らかになりました。
このままリプレイスを進めるのはリスクが大きいと判断し、急遽システム選定からやり直すことになりました。

「案件別の損益管理」と「短期間での導入」が両立できるシステムを模索

Ｑ：システム選定ではどのような点を重視しましたか。

販売・発注プロセスや、案件別の損益管理など、日々の基幹業務をしっかりと支えられるシステムかどうかを重視しました。
主な選考基準は以下の3つでした。

システム選考基準

【選考基準１】売上に複数の原価を紐づけて案件別損益が把握できる

当社のビジネスでは、1つの売上に対して複数の原価が発生します。基幹システムの中には、売上と原価が1対１の関係になる物販・商社向けのものが多数ありますが、そういったシステムは当社ビジネスにフィットしないため除外しました。売上に対して複数の原価を紐づけ、案件別の損益管理が行えることを第一の選考基準にしました。

また、導入後にバージョンアップを実施できるよう、カスタマイズは行わないという方針を掲げていたため、カスタマイズせずともよいシステムであることも重要な選定基準の一つです。

【選考基準2】多種多様な費用を柔軟に原価として取り扱える

当社のビジネスでは、幅広い費用を案件の原価として取り扱います。例えば、通常は販管費として処理される会議費も、案件に直接紐づくものであれば原価として計上しています。このように、同じ費用科目であってもその用途に応じて柔軟に原価として管理できるシステムを採用することで、各案件の原価を適切に把握し、利益をより正確に算出できる体制を実現したいと考えました。

【選考基準3】短期間で導入できる

リプレイス計画が予定より大幅に遅れていたこともあり、旧システムのサポート終了まで実質半年程度の猶予しかありませんでした。そのため、短期間での導入に対応できるシステムであることも重視しました。パッケージの標準機能を中心に、自社業務にフィットさせられるシステムであることを求めました。

広告業への豊富な導入実績を評価
他のZACユーザーの評価も選定の後押しに

Q：ZAC選定の理由を教えてください。

新東通信_河合様

決め手になったのは、ZACが広告業に多くの導入実績を持っていたことです。広告業に実績が多い、つまり、広告業に特有の商習慣や業務に対応した機能が揃っていて、カスタマイズをしなくても自社にフィットするシステムを構築できるのではないかと期待しました。広告業のほかにも、システム開発やコンサルティング、士業など、いわゆるサービス業に実績が多いことや、当社ビジネスとの親和性や旧システムでできなかった案件ごとの人件費管理への期待も感じました。

判断材料を得るために、当社の関連会社であり、ZACユーザーでもある共同ピーアール株式会社にシステム運用状況のヒアリングも行いました。聞き取りは、営業・制作・経理などの幅広い部門、幅広い職位に対して行いましたが、基幹業務に対してZACを運用できていることを確認でき、自社での運用イメージを具体的に持つことができました。こうしたことも選定の後押しになっています。

標準機能を最大限に活かしカスタマイズを原則ゼロに抑制
わずか6カ月でのスピード導入を実現

Q：ZACの導入スケジュールを教えてください。

導入作業は以下のスケジュールで進行しました。

ZAC導入スケジュール

短期間での導入を実現するため、ZACの標準機能だけを活用し、導入後のバージョンアップに影響のあるカスタマイズは行わない方針を徹底しました。出力帳票だけは当社にあわせた調整を行いましたが、ZAC本体へのカスタマイズは運用面でカバーし、ゼロにしました。先ほどお話したように、ZACには広告業で求められる機能が豊富に揃っていたため、標準機能を中心にシステムを構築することができました。

例えば、当社では「案件取込機能」(*)を活用しています。広告代理業では、SNSなどのWEB媒体に多数の広告出稿を行いますが、媒体社からは複数クライアント分の広告費がまとめて請求されます。クライアント別に正確な粗利管理を行うには、それぞれのクライアントや案件に紐づく広告費を正しく振り分けてZACに登録する必要があります。そのような時に使うのが「案件取込機能」です。この機能は、何十件、何百件という案件に対して、指定した金額を原価として一括登録できるため、入力作業を大幅に効率化できます。

ZACにはこのような広告業特有のニーズに応える大小さまざまな機能が用意されており、これらを活用することと、運用面でカバーすることで、カスタマイズを最小限に抑えることができました。

(*)案件取込機能：案件の売上・原価情報を取込み、案件の新規登録・更新を行う機能

スムーズなシステムリプレイスを実現するため
「段階的な変革」と「外部ツールの活用」を実践

Q：ZAC導入で工夫された点はありましたか？

基本的にはZACにあわせて業務を変える方針としましたが、変更によって現場に混乱が生じる恐れがある業務の場合、既存のフローをそのまま残し、2次フェーズ以降の検討課題としました。無理にすべてを変えるのではなく、優先順位を明確にしながら段階的に最適化を図るアプローチをとりました。

また、経営数値の可視化やデータ分析については、ZACとAPI連携をした外部ツールで行うことにしました。当社では独自の管理会計、業績評価を行っているため、データ出力や分析に対するニーズが細かく多岐に渡ります。これらをZACで実現しようとすると多くのカスタマイズが多く発生してしまうため、データ加工・分析に特化した外部ツールを使用することにしました。

こうした工夫によって、上流工程やシステム設定の期間を2か月に短縮することができ、残りの3か月をユーザーテストに充てることができました。長年使用してきた旧システムからの移行だったため、ZACの稼働直後は、多くの問合せや要望が寄せられました。
ですが、十分なテスト期間を確保したことでその混乱を少しでも和らげることができたのではないかと思います。

ZAC導入のポイント

レガシーシステムからの脱却で2つの大きな成果を実現
業務処理のデジタル化によりサービス提供スピードも向上

Q：ZAC導入の効果を教えてください。

今回のプロジェクトでは、スクラッチ開発の基幹システムをZACに切り替えると同時に、オフコン基盤で運用していた会計システムも別の会計システムに刷新しました。ZACの採用決定からわずか半年でシステムを刷新し、さまざまな苦労がありつつも業務が継続できている点は大きな成果だと評価しています。

そのうえで、ZAC導入によって大きく変わった点が大きく2つあります。

【効果１】ペーパーレス化の進展

以前はシステムから出力した紙の書類に、関連証憑を貼付したうえで上長が押印し、最終的に経理まで回付され支払等の処理がされていました。売上、発注、経費精算など、ほぼすべての業務が紙書類を中心に回るフローでしたが、ZACを導入してからはこれらがデジタルに置き換わり、申請・承認もZACのワークフロー上で完結するようになりました。その結果、年間で段ボール約50箱分に相当する書類が削減されるなど、非常に大きな効率化につながっています。お客様に提供するサービス全体のスピードアップにも貢献していると思います。

【効果2】情報の検索性の向上

案件の損益状況を確認したい時に、ZACで該当案件を検索すれば粗利がすぐに把握できるようになりました。その案件に紐づく請求や支払などの処理ステータスもZACで確認できるので、分厚い書類ファイルを開いて「この案件の請求書はどこにあるんだろう？」と探し回る必要がなくなりました。また、以前のシステムと違い、必要なデータを自分で出力し、自由に分析できるようになったことも大きな変化だと感じています。

ZACを基盤に管理会計やデータ分析をさらに強化し、さらなる成長を目指す

Q：今後のZACの活用計画や展望を教えてください。

新東通信_河合様

今後は経営数値の可視化やデータ分析の高度化に取り組んでいきたいです。今回のシステムリプレイスでは、短期間での導入を最優先にしたこともあり、管理会計や業績評価の分析基盤については十分に整備が進められませんでした。ZAC導入によって、正しいデータを蓄積する基盤は整備できたので、今後はそのデータを活用し、経営や営業に活かしていく方法を考えていきたいです。

Q：オロの提案やサポートをご評価ください。

短期間でZACを導入しなければいけないプレッシャーの中で、当社からは多くの要望、時には厳しいお願いもさせていただきました。ですがそのような中でも、オロのプロジェクトメンバーの皆さまが真摯に向き合い、的確に対応してくださったと感じています。

特にメインで担当してくださったSEのお二人は、それぞれ異なる個性を持ったバランスの良いコンビだと思いました。侃侃諤諤の議論になることも多々ありましたが、「より良いシステムをつくる」という共通のゴールのもと、ベンダーとユーザーという関係を超えた協力体制が築けたのではないかと思います。まだまだ取り組むべき課題は多いので、さらに開発スピードを上げて、今後もより一層伴走いただきたいと思います。

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