株式会社美工

現場から経営まで数字に基づく意思決定が徐々に定着化
データドリブン経営へと大きく前進中

“先々の売上・利益見通しが明確に数字で見えるようになりました。
経営会議が数値に基づいて進められるようになり、
経営のあり方が大きく変わりました。”
──専務取締役　加藤宏彦様

店頭販促を起点に事業展開する株式会社美工は、オロのクラウドERP「ZAC」を導入しました。複数に分散するシステム、紙の書類・証憑を用いた非効率な業務環境からの脱却を目指し、わずか半年という短期間の開発でZACの導入を実現。案件別の利益管理・原価管理の精緻化や、バックオフィス業務の大幅な効率化に加え、見込み段階からの案件管理の仕組みを構築することで営業スタイルの行動変容など、経営のあり方が大きく変革しています。本プロジェクトのキーパーソンに、ZAC選定の理由と導入効果について伺いました。

70年近くにわたり「買い物価値の未来を創る」を
追求するセールスプロモーション企業

オロ：事業内容を教えてください。

加藤様：株式会社美工は、店頭販促を起点としたマーケティングコミュニケーションを生業とする会社です。創業から70年近く、店頭什器・POP制作など「購買行動につながる売り場づくり」を手掛けてきました。近年はWebサイト・SNS・サイネージなどデジタル領域にも事業を拡大しており、リアルとオンラインを横断した販促支援を提供しています。社内にデザイナーを多数擁しており、クリエイティブアワードでの受賞歴も豊富で、高いクオリティを強みとしています。

基幹システムのサポート終了を機に、ERP／統合基幹システムの導入を検討

オロ：システム刷新の背景・きっかけを教えてください。

北村様：システム刷新のきっかけは、以前から使用していた基幹システムのサポート終了が迫っていたことでした。当時は、基幹システム・勤怠システム・グループウェアの3つのシステムが別々に存在し、経費精算は紙書類で行うなど、システムや業務が連携せずに非効率な処理が行われていました。結果として、統合的なシステムを新たに導入することで、各業務を連携させ、処理を効率化したいと考えるようになったのです。

そこで、以下3つの要件を満たすシステムの選定を進めることにしました。

【要件1】受注金額の変動に柔軟に対応できる

当社の場合、受注時点では売上金額、発注金額が確定していないケースが多々あります。
案件の進捗に応じて売上・原価が変動するような業務にも対応できる、柔軟なシステムであることを求めました。

【要件2】システムの一元化と直感的なUI

プロジェクト管理・販売管理・購買管理・勤怠工数管理・スケジュール管理・ワークフローといった機能が、一つのシステムに統合されていることを求めました。また、これらの機能を現場社員がスムーズに使いこなせるよう、直感的なUIを持つことも条件としました。

【要件3】データドリブン経営の実現

以前は経営数値の集計を手作業で行っていたため、ミスが発生しやすくタイムリーな数値の把握も難しい状況でした。
散在するデータを一つのシステムに統合することで、正確な数字に基づいた迅速な意思決定が可能となる経営体制の実現を目指しました。

ZAC選定の決め手は「優れたUI／UX」「カスタマイズ性の高さ」「コスト優位性」

オロ：ZAC選定の理由を教えてください。

北村様：システム選定では、売上と原価を紐づけて案件別の利益管理・原価管理が行えるシステムを中心に比較検討しました。
最終的にZACの導入を決めた主な理由は以下の3点です。

ZAC選定 3つのポイント

UI／UXが優れている

他システムと比べ画面設計や処理の流れがわかりやすく、シンプルにまとまっており、
デザインへのこだわりが強いユーザーにも受け入れられることが期待できた

SaaSでありながら柔軟なカスタマイズが可能

パラメーター設定だけで、複雑な社内ルールや業界特有の商習慣にも対応可能
標準機能だけで、業務にフィットするシステムを構築できると期待できた

低コストで導入でき、
継続的なバージョンアップが可能

追加費用なしで定期バージョンアップに対応
導入コストだけでなく、運用・保守コストも抑えることができた

【選定理由1】UI／UXが優れている

ZACはUI／UXが優れていました。案件別の利益管理をコンセプトとする同様の他社システムと比べても、画面のわかりやすさとユーザーフレンドリーな印象は、一歩抜きんでていた、と記憶しています。画面遷移や処理の流れも、比較した他社システムはどこかワンステップ多い印象でしたが、ZACはシンプルにまとまっていました。

当社のシステムユーザーにはデザイナーが多く、彼らはUIへの感度が高い。そんな彼らが「使いたくなる」「入力したくなる」と感じられるかどうかは重要な点でした。その点でZACは満足できるものでした。

【選定理由2】SaaSでありながら柔軟なカスタマイズが可能

SaaSのパッケージシステムはカスタマイズができず、自由度が不足するのではないかと懸念していましたが、ZACはパラメーター設定の調整だけで社内の複雑なルールや業界特有の商習慣にも対応できました。標準機能だけでここまで要件に対応できるとは、正直驚きでした。

【選定理由3】低コストで導入でき、
継続的なバージョンアップが可能

今回はオロからの提案もあり、ノンカスタマイズのZACを導入しました。ノンカスタマイズ・パッケージ型のZACであれば追加費用なしで、システムのバージョンアップにも対応できます。スクラッチシステムと比べて導入時のコストを抑えられるだけでなく、将来的な運用・保守コストの面でも優れている点を評価しました。

これらの点を総合的に評価して、ZAC以外の選択肢は考えられないという結論に至り、導入を決定しました。

営業スタイルの行動変容──ZAC導入で大きく変わった案件管理の仕組み

オロ：ZAC導入により、業務にはどのような変化がありましたか。

加藤様：ZAC導入を機に案件管理の仕組みを大きく見直しました。以前は受注前の案件管理は現場任せで、統一的な管理は行っていませんでした。ZAC導入後は受注前の見込み段階からシステムに案件登録する形に変え、さらに受注確度に応じてA・B・Cとランク分けをすることで、手持ち案件の全体像をリアルタイムで把握できるようにしました。

この変更には、先々の売上見込みを見通せるようにするだけでなく、営業の行動に変化をもたらす狙いがありました。当社は既存クライアントから、定期的にコンペ参加の依頼が届きます。待っていてもコンペには参加できますが、それでは競合企業と同じ条件にしかならず、仮に3社コンペで同じ提案評価なら3分の1の勝率にしかなりません。逆に言うならば3分の2の努力・人件費がムダになってしまいます。そこで、コンペに際し、クライアントとのコミュニケーションを積極的に図り、新たに有益な情報を得ることで、受注確度をCからBへ、BからAへと引き上げていく動きを取るよう、営業に戦術を見直してもらいました。

さらに、コンペが開催される前にクライアントから情報を入手し、先んじて提案することで競合なしの指名受注を狙うことも重要なテーマでした。このことは、競合他社とコンペで競うことなく100％努力・人件費が活かされます。そういった、種まきの案件は最初、主にCランクとして登録されますが、クライアントからの依頼を待つのではなく、営業が能動的に動いてCランク案件の母数を増やすような取り組みを進めています。

案件の母集団を拡大すること。そこから、その受注確度を高めていくこと。ZAC導入を機にこの両輪がうまく回り始め、営業の行動変容が少しずつ社内に根付きつつあります。

「活動報告」から数字に基づく「戦略会議」へ
──ZACが変えた経営会議のあり方

オロ：経営管理の場面では、ZACをどのように活用されていますか。

加藤様：ZACに登録された案件データは、毎月第2週と第4週に実施される経営会議でモニタリングしています。

モニタリングの方法は、ZAC上の各案件の売上金額を「受注済み／Aランク／Bランク／Cランク」のランクごとに集計するというものです。当社はアカウント営業を重視していますので、全社単位だけでなく、クライアント別の切り口でも売上見込みを確認しています。

経営会議では、会社全体およびクライアント別の売上金額が、前回会議からどのように変化したのかを必ず確認しています。各セグメントの数字に動きがなければ、「この期間、営業はどんな動きを取っていたのか？」という議論へ、自然につながっていきます。

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ZAC導入以前の経営会議は、数字に基づく報告が不足している側面があり、「どのクライアントに、どんな対応をしたか」という結果報告にとどまっていました。今では全社の売上見込みが数字として把握できるため、クライアント単位・案件単位で今後に向けた具体的なアクションが議論できるようになっています。経営会議のあり方そのものが大きく変わりつつあります。

「利益の先読み」が、スピーディーな意思決定と根拠に基づく投資判断を可能に

加藤様：ZAC導入を機に、案件ごとの原価予測・利益予測を立案できる仕組みを整えました。旧システムでは、営業・デザイン・生産管理・購買担当がそれぞれExcelで売上と原価を管理しており、属人的な運用が常態化していたのです。そのため、会社として各案件の原価・利益を把握できるのは、売上・仕入のすべての数字が確定した後でした。現在は、受注前や受注時点のタイミングでZAC上に売上・原価・工数の予測を入力するため、先々の利益予測を会社として早期に把握できつつあります。

これによって大きく変わったのは、利益の着地見込みを根拠に、来期に向けた投資判断をタイムリーに行えるようになった点です。今期の利益が好調であれば、来期予定の投資を前倒しする、採用人数を増やすといった判断ができます。逆に厳しい状況であれば、投資を翌年に回す、目標達成に向けてテコ入れを行うなどのアクションを取ることが可能となりました。

ZAC導入により、データドリブン経営に向けて大きな一歩を踏み出せたと実感しています。

「手作業・紙書類・二重入力」からの脱却が加速し、
バックオフィス改革が進む

オロ：ZAC導入により、事務処理はどのように変わりましたか。

北村様：バックオフィス業務でもZACは大きな成果をあげています。特に変化が大きいのは、
販売・購買業務、経費精算業務、会計業務の3つです。

【販売・購買業務】

以前はExcelでの請求書発行やメールでの発注など、システム外の手作業が数多く存在していました。今は請求書・発注書の発行がシステム上で完結し、その処理結果がそのまま債権・債務管理へとつながるため、販売・購買業務全体の効率が大きく向上しています。特に効果が大きいのは発注業務で、より生産性の高い業務に従事することができています。

【経費精算業務】

紙の書類・証憑で行っていた経費精算を、ZACですべてシステム化しました。当社は案件のコンペで使用する資材購入など、案件に紐づく経費精算が多いのですが、ZACでは特定の案件に紐づけた経費精算が簡単に行えるため、経費を案件固有の原価として、スムーズに反映できます。また、領収書や請求書などの証憑を電子帳簿保存法に対応した形で、電子データ保存できる点も大きなメリットです。これにより、手入力の多かった経理業務も、飛躍的に業務効率が上がっただけでなく、ミス防止にもつながっております。

【会計業務】

以前は基幹システムに入力した情報を、財務会計システムへ手作業で二重入力していました。今はZACから仕訳データが出力されるため、その手間が丸ごとなくなっています。以前の月次締め作業では残業が当たり前でしたが、ZAC導入後は締め作業期間中でも定時退社できるケースが出てきています。月次決算3営業日というスピードは変わっていませんが、担当者の月末残業時間は大幅に軽減されています。

「工数の見える化」から始まる、高付加価値業務へのリソースシフト

オロ：今後のZACの活用計画や展望を教えてください。

加藤様：現在当社は、「①クライアントとの接点強化　②生産性の高い業務への注力　③AI活用による効率化」の3点を重点テーマとして掲げています。

この重点テーマを掲げるきっかけとなったのは、ZACによる工数の見える化でした。ZAC導入以前から原価計算のために工数管理は行っていましたが、管理していたのは案件にかかわる工数か否か、という大まかな区分だけでした。今はZACの勤怠・工数入力を活用して、どの案件のどんな作業に、どれだけの時間を割いたかを細かく把握できるようになっています。

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例えば営業部門であれば、案件業務・非案件業務に携わる稼働工数の比率、いわゆる直間比率はもちろん、案件対応ではどのような活動に時間を割いているか、非案件ではどのような業務に時間が取られているか、などを個人単位から部門全体まで把握できます。

こうした実態が可視化されたことで、「クライアントとの接点時間をもっと増やせないか」「間接業務の時間を削減できないか」「AIを活用して業務を効率化できないか」といった具体的な対策の検討につながっています。これが冒頭の3つの重点テーマに直結しています。

取り組みはまだ始まったばかりですが、会社として何に時間を投資するかを見直し、より付加価値の高い業務へとシフトしていくことを目指しています。

導入満足度は「90点」──現場も経営も納得のZAC導入プロジェクト

オロ：最後に、ZAC導入の総括をお願いします。

加藤様：案件別・クライアント別の売上・利益を、過去の実績だけでなく、将来の予測としてもある程度把握できるようになりました。これらのデータを活用することで、これまで形式的になりがちだった経営会議がきちんと経営会議としてより一層機能するようになり、責任者会議も責任者会議らしい場へとシフトしつつあります。

北村様：導入作業はわずか半年という短期間での立ち上げでしたが、担当SEの方が尽力してくださったおかげで、スムーズに立ち上げることができました。わかりやすいUI／UXのおかげで、社員も1か月程度でシステムに馴染むことができています。

組織変更などの際にベンダーに頼らず自社で設定を変更できる運用体制も整いました。システムのバージョンアップにも容易に対応できるので、法改正や税制変更など経営環境の変化に耐えうるシステム基盤を構築できたと感じています。

導入プロジェクト全体を採点するなら、「90点」をつけていいと思います。経営者や現場ユーザーからも感謝や喜びの声が多く届いており、システム導入チームとしては結果に非常に満足しています。

オロ：ありがとうございました。

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