株式会社トヨタプロダクションエンジニアリング

ZACの高いシステム連携性を活かし
プロジェクト予実管理の二重入力と
Excel管理からの脱却に成功

“ZACを選定した大きな理由の1つは、システム連携のしやすさです。”
──DX推進部大西章宏様

トヨタグループのクルマづくりを支える株式会社トヨタプロダクションエンジニアリングは、オロのクラウドERP「ZAC」を導入しました。プロジェクト予算と実績を別々の仕組みで管理していた同社は、ZAC導入を機に、プロジェクト予算・売上・仕入・工数データを一元管理する体制に移行。これにより、二重入力や転記作業を削減するとともに、プロジェクトごとの予実状況をタイムリーに把握できる環境を実現しました。プロジェクト予実管理の精緻化は、より精度の高い着地見込の把握や的確な経営判断に繋がるものとして大きく期待されています。ZAC導入プロジェクトを推進したメンバーの皆さまに、導入の背景や得られた効果、今後の活用構想を伺いました。

TPEC_寿町オフィスご参加メンバー — 豊田寿オフィスにて対面取材（写真左から）
コーポレート本部山口由海子様、川上翼様、
山本茂貴様、松山英樹様、新久保博様

TPEC_本社ご参加メンバー — 福岡本社からもオンラインでご参加（写真左から）
DX推進部大西章宏様、コーポレート本部前田秀典様、篠原大彦様

トヨタグループのクルマづくりを支えるエンジニアリング企業

Q：事業内容を教えてください。

株式会社トヨタプロダクションエンジニアリング（以下、TPEC）は、トヨタグループを主要顧客として、自動車づくりに関わるエンジニアリングサービスを提供しています。デジタル空間でクルマづくりシミュレーションを行い、最適解を導き出す技術＝デジタルエンジニアリングと、シミュレーション結果を実際の工場の生産ラインに落とし込む技術＝フィールドエンジニアリングの2つを事業領域として、どうすれば「もっといいクルマづくり」ができるかを追求しています。

Excel／手作業で行うプロジェクト予実管理の
手間・精度に課題

Q：ZAC導入前の「プロジェクト予実管理」の課題を教えてください。

当社が受注するプロジェクトは、数十万円規模のものから億単位・年単位の大規模なものまでさまざまです。各プロジェクトの部署、担当者が、売上や原価を把握しながらプロジェクトを進めるために、以前はプロジェクトの予実管理表をExcelで作っていたのですが、これが担当者の負担になっていました。売上や仕入、工数などの実績データは受発注システムや工数管理システムに入力されたデータを手作業で転記する必要があり、その過程で二重入力が発生していたのです。

予実管理の精度にも課題がありました。予実管理表のデータはマクロを使ってデータベースに集約し、BIツールで可視化する仕組みにしていました。経理は毎月、各部門・各プロジェクトの数字をチェックするのですが、予実差異が大きいプロジェクトの中身を調べていくと、実績データの入力漏れが原因ということが多々ありました。実績データの反映は各担当者の手作業のため、入力漏れ、更新漏れが頻発していたのです。経理からの指摘を受けて各担当者が予実管理表を修正してはじめて正しい数字になる点も課題でした。

プロジェクト予実管理の改善で
「会社全体の着地見込精度」を向上したい

以前のプロジェクト予実管理は、売上については管理できていましたが、原価についてはプロジェクト終了後に集計されるため、想定以上に工数がかかっていてもすぐには気づけず、プロジェクト終了後にはじめて原価が予算オーバーしていることがわかるケースもありました。

本来であれば、プロジェクトの進捗に応じて実績データが正しく反映され、現場や部門長が予実状況を確認しながら、リソースの再配分などのアクションを早期に取れることが理想です。予実が見えづらいままプロジェクトが進行すると、必要な判断や対応が後手に回ってしまいます。

ZAC導入の背景には、単なるシステム老朽化対応や事務作業の効率化だけでなく、プロジェクト予実を正しく見える化し、会社全体の着地見込精度を高めたいという狙いがありました。

ZAC選定の決め手は、経営数値をつなぐ「ハブ」としての柔軟性

Q：ZAC選定の理由を教えてください。

TPEC_大西様 — 導入当時の状況を語る福岡本社のDX推進部大西章宏様（リモート参加）

システム選定の大きな方向性としては、プロジェクト予実管理機能を備え、そこに受発注などの業務処理機能が付随しているシステムを求めていました。そうした観点で選定を進め、最終的にZACを含む3つのシステムを比較検討しました。

ZACを選定した大きな理由の1つは、システム連携のしやすさです。もともと1つのパッケージシステムだけですべての業務をカバーできるとは考えておらず、業務によっては別のシステムを使い、そのデータを連携させることになるだろうと想定していました。

その点、ZACはAPIが公開されており、他システムとの連携やデータ活用を進めやすいシステムでした。実際にZACは、財務会計システム、工数管理システム、経費精算システム、請求書システム、BIツールと連携し、経営数値のハブとして稼働しています。

もう1つの有力候補だったシステムは、ワンパッケージ内にすべての機能を含む統合的なシステムでした。経理などバックオフィスメンバーの中には、こちらのシステムを評価する声もありましたが、最終的にはZACの高い連携性と、導入コストを抑えられる点を評価しました。

TPEC_ZAC選定のポイント_高いデータ連携性

これまでの業務フローを極力踏襲し、
二重入力とムラ・ムダの削減

Q：ZAC導入ではどのような点にこだわりましたか。

一番こだわったのは、二重入力とムラ・ムダをなくすことです。以前は同じ数字をシステムとExcelに入れ直す必要があり、入力漏れや、担当者によって対応にばらつきが出ることも起きていました。
同時に、現場が受けるシステム変更のインパクトは抑えたいと考え、業務の流れや承認ルートは可能な範囲でこれまでに寄せる方針としました。ただ、「今はこうしている」という現状を導入担当SEの方に正確に伝えること自体が難しく、打ち合わせはかなりの回数を重ねました。最終的には当社のさまざまな仕事の進め方をうまくパターン化していただけたと思います。
結果として、ZACの設定や機能の組み合わせ、SEの方からご提案いただいた代替案によって、これまでの業務フローと承認ルートを保ちながら、二重入力とムラ・ムダを削減できました。ZACで新しく得られたものと、これまでのやり方の良さの両方を残せたと感じています。

Excelからの完全脱却が実現
プロジェクト予実管理はZACに一本化

Q：ZAC導入による変化・効果を教えてください。

大きな変化は、Excelの予実管理表が完全になくなったことです。これまではプロジェクトが発生するとまずExcelで予実管理表を作成していましたが、現在はZACで新規プロジェクトを登録する形になりました。

ZACに新規プロジェクトの登録を行うと、プロジェクト固有の「ジョブナンバー」が発行されますので、その後のすべての業務処理、例えば、予算登録・見積・受注・発注・検収・売上・仕入・工数登録などはジョブナンバーに紐づく形で行っていきます。

処理を進めていくと、予算データと実績データがZACの同じ画面上に集約され、予実の状況をリアルタイムに確認できる仕組みになっています。これまでは予算と実績データが別々の場所にあり、それらを1つに集約するために、二重入力を行う必要がありました。現在は、複数のフォルダやファイルを探す必要もなく、すぐに目当ての情報にたどり着けるため、プロジェクト予実を見ながらマネジメントするための体制が整ったと感じています。

TPEC_ZAC導入によるプロジェクト予実管理のBEFORE_AFTER

勤怠工数システムとの連携で、工数データ集約も効率化

Q：工数登録はどのように行っていますか。

TPECでは、勤怠・工数管理システムとZACを連携させて工数データを集約しています。ZACで発行されたジョブナンバーが勤怠・工数管理システムに連携されるため、社員はプロジェクトごとに実績工数を登録できます。
以前はこの工数を予実管理表に手作業で転記していたため入力漏れが起きやすく、原価の精度に課題がありました。現在は登録された工数から計算した労務費がZACに取り込まれ、各プロジェクトの原価に自動で反映されます。
工数に限らず、見積や発注など業務プロセスで発生する数字も、転記なしにプロジェクトの予実に反映されます。予実が作られるプロセスとデータの流れを見直したことで、正確でタイムリーな予実が手間をかけずに得られるようになったことは大きな変化です。

シングルインプットにより
毎月600回分の二重入力を削減

バックオフィスでも業務効率化が進んでいます。以前の調達業務は、各プロジェクト担当者が旧受発注システムで購入・発注申請を行い、その内容を調達部門が同じシステムに改めて入力して発注書を作成していました。

現在は、各プロジェクト担当者がZACで購入・発注申請を行うと、そのデータがZACの発注書登録画面に引き継がれるため、調達部門での再入力作業は基本的になくなりました。調達部門では月600件程度の発注処理をこなしているので、単純計算で毎月600回分の二重入力が削減されたことになります。

発注書の送付作業も効率化しました。以前は、仕入先によっては発注書をメールに添付して個別に送信する必要がありました。今はZACの発注処理画面からボタン1つで仕入先にメールが送信できるため、発注書送付にかかる工数も削減されています。

「毎月同額の売上計上」や「内部販売（部門間取引）」も
ZACで効率化

各プロジェクトに関わる事務処理も、ZAC導入によって効率化しています。

TPECには、特定顧客と年間委託契約を結び、契約期間中に毎月同額の売上が発生するプロジェクトがあります。ZACには、こうした毎月繰り返しの売上計上をするプロジェクトを想定した「定期案件登録」機能があり、年間委託契約の管理が非常にしやすくなりました。

旧受発注システムには同様の機能がなかったため、仕方なくExcelで毎月の検収・売上を管理し、一定期間ごとに旧受発注システムに転記する運用をしなければいけませんでした。ZACを導入してからは、Excel管理や転記作業の負担がなくなりました。

TPECでは社内の部門間で業務を発注するケースも多くあります。ZACにはこういった内部販売を処理するための「内部販売機能」があり、部門間での取引に活用しています。旧受発注システムには内部販売に対応した機能がなかったため、Excelで管理をしていましたが、入力漏れや処理漏れが発生するなど正確な管理が難しい面がありました。ZAC導入後は部門間の売上や利益の移動をシステム上で正確に管理できるようになりました。

TPEC_プロジェクト管理を効率化するZACの各種機能（定期案件登録・内部販売）

正しいプロセス・タイミングでの業務処理が定着し、
内部統制の強化が実現

ZAC導入は内部統制の面でも効果がありました。以前の業務プロセスにはExcelが数多く組み込まれていたので、担当者による属人的な運用が行える環境でした。ZACに置き換わったことで、業務処理がシステム上で管理されるようになり、統制が効きやすくなりました。

例えば、あるプロジェクトで外注が発生する場合、ZACはその仕入登録が完了しないとプロジェクトの売上計上ができない仕組みになっています。本来はこれが正しいプロセスですが、以前はExcel管理だったため、仕入登録が完了していなくても売上計上を行うことができてしまっていました。

また、ZACでは仕入計上・売上計上など、プロジェクトで発生する各処理に期日を設定できます。期日を過ぎるとZAC上にアラートが表示され、担当者に処理を促す仕組みになっています。決められた期日で業務を行う意識づけをZACが支援してくれるため、会社全体の統制が確実に向上したと感じています。

決められた手順、決められた期日で、抜け漏れのない業務処理を行えるようになったことは、結果的に正確なプロジェクト予実管理にもつながります。

ZACの活用をさらに進め、
プロジェクト収益改善のアクションにつなげたい

Q：今後のZACの活用計画や展望を教えてください。

今後はZACの活用をさらにステップアップさせたいと考えています。例えば、プロジェクト予実の差異が大きい案件が発生した場合には、どこに原因があったのかを分析し、改善につなげる取り組みをしていきたいです。さらには、プロジェクトの進行中にも予実状況をタイムリーに把握して、必要な善後策をスピーディーに前倒しで実行できる体制を目指していきたいです。

プロジェクト管理の高度化や、業務のさらなる効率化に寄与するようなZACの機能進化にも期待しています。今後もオロさんには、ZACの将来ビジョンや開発計画を積極的に発信していただくとともに、それらを具体的な機能として実装していただくことを期待しています。

ありがとうございました。

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