アップセルテクノロジィーズ株式会社

「内部統制の強化」と「月次決算の早期化」を同時に実現クラウドERP導入で管理体制を強化し、さらなる成長をめざす

"月次決算が早期化し、内部統制が強化されたことで、正確な経営データをスピーディーに経営トップに提供できる体制が整いました。さらなる成長に向けて管理体制を強化したい企業にとって、ZACはとても良いシステムだと思います。”
──管理本部管理部部長・松本貴宏様

: 独自のAIプロダクトを活用し、企業のインサイドセールス支援を行うアップセルテクノロジィーズ株式会社。同社は自社の業務管理体制をさらに強化するためにZACを導入しました。Excelやハンコを利用した業務プロセスから脱却し、ZACによる業務プロセス統制を構築することで、内部統制の強化と月次決算の早期化を同時に実現しています。ZAC導入の理由や導入後の効果について、管理本部管理部部長・松本貴宏様にお話を伺いました。

独自のAIプロダクトを活用した、インサイドセールス支援事業を展開

オロ：事業内容について教えてください。

松本様：テレマーケティングを中心とした、クライアント企業のインサイドセールス支援が主な事業です。コールセンター業務に独自のAIプロダクトを組み込むことで、精度の高い収益予測の立案、営業トークスクリプトの最適化、より効率的な対応マニュアルの作成など、付加価値を高めたサービスを提供しています。2004年の設立以来、取引実績は5,000社を超え、ECサイト運営企業、飲食、美容、リサーチ会社、自動車ディーラー、不動産会社など、様々な業界のクライアント様にご利用いただいています。

さらにインサイドセールスの支援で培った様々な業界・業務のノウハウと、自社開発のAIプロダクトを融合した「UPSELL CLOUD」上で多岐に渡るサービスを展開しています。

会社の急成長に対して管理体制が追い付かない...
さらなる成長のためにシステム導入を決意

オロ：ZAC導入検討のきっかけを教えてください。

松本様：会社の急成長に対して管理体制が追い付いていないことが課題でした。特にここ数年は社員数が3倍と急激に増え、クライアント社数も大幅に増えました。企業としてのステージが上がったことで、さらなる成長のために管理体制の強化が必須となったのです。; 以前の当社では、Excelで作成した対外帳票にハンコを押印するなど、アナログなワークフローが中心となっていました。私は前職で同じような業務スタイルの会社に勤めており、システム導入により会社や業務が劇的に変わる経験をしてきたので、システムによる業務改革の必要性を強く感じていました。

システム導入のゴールは「内部統制の強化」と「月次決算の早期化」

オロ：ZAC導入により解決したい業務課題にはどのようなものがありましたか。

松本様：当時は「内部統制」と「月次決算」の2つに明確な課題を抱えていました。内部統制に関しては、先程申し上げたように見積書・請求書・検収書などの対外帳票をExcelで作成していたため、営業担当者が内容を修正・変更できてしまう点が内部統制上の大きな課題でした。

月次決算に関しては、決算数字の確定にかなりの時間と手間がかかることが課題でした。たとえば、営業担当者が管理会計上報告する売上計上金額と、財務上の売上計上金額が一致していないことが多々あったため、経理担当者は売上計上金額のチェックにかなりの時間と労力を割いていました。そもそも「月次」というタイムリミットの感覚が会社全体で希薄だったこともあり、これらが月次決算の遅れの原因になっていたのです。
システム導入によりこれらの課題を解決し、「内部統制の強化」と「月次決算の早期化」を実現したいと考えていました。

「わかりやすい！」「これなら使えそう」ZACは営業社員から好反応があった

オロ：ZAC選定の決め手を教えてください。

松本様：ZACはシステムの処理手順や画面遷移が実際の業務の流れに沿って作られているので、システムをどう使えばよいかがすぐにイメージできました。自分たちの業態・業務にあわせてシステム設定をゼロから行っていく必要もなく、導入しやすそうなイメージがありました。

営業の幹部社員や営業担当者にもZACを見せたところ、「わかりやすい！」「これなら使えそう」という反応がありました。慣れ親しんだ業務のやり方を変えるのは社員にとって大きなストレスになります。ZACならそのストレスを少しでも軽減できる点が導入の決め手でした。

Excel＆ハンコを廃止し、販売・購買業務のプロセスすべてをZACに移行

オロ：ZAC導入後の業務フローについて教えてください。

松本様：販売業務と仕入業務で使っていたExcelを廃止し、すべてZACで管理することにしました。たとえば、以前の販売業務ではExcelで見積書・請求書を作成し、プリントアウトしたものに上長がハンコを押していました。こういったプロセスをZACに移行したのです。

営業は見込案件が発生したタイミングで案件情報をZACに登録します。この作業を起点に「①案件登録」→「②見積作成」→「③請求登録」→「④検収登録」とZACでの登録・処理が続いていきます。各ステータスの完了には必ず上長の電子承認が必要で、承認がなければ見積書・請求書を発行できず、次のステータスにも進めない仕組みとしました。金額等を途中で変更する場合にも上長承認が必要となり、数字の整合性を取らなければZACでの登録・処理ができないので、売上計上金額と検収書の金額が合致しないリスクを事前に防止することができるようになりました。

「④検収登録」のタイミングでは、クライアントから受領した検収書をZACにアップロードするルールを設けました。経理担当者はこの検収書と営業担当者が登録したZAC上のデータが一致していることを確認して売上計上を行います。以前は、複数のExcelにバラバラに記載されている売上計上金額、請求金額、検収書記載の金額を一件一件目視でチェックしていました。この作業がなくなったことで、経理の作業は劇的に効率化しました。

ZACと外部システムの柔軟なデータ連携により、経理業務がさらに効率化

松本様：請求書の発送作業には、楽楽明細を利用しています。ZACから出力した請求データを楽楽明細にインポートし、直接クライアントに請求書付きのメールを発送するという流れに変わりました。以前は、営業担当者が紙の請求書を印刷して郵送していたので、請求作業でもかなりの効率化が実現しています。

最後に、ZACで確定した売上・仕入データを財務会計システムに取り込んで、販売・仕入の月次締め作業はおおよそ完了です。ZACが会計仕訳データを自動生成してくれることも月次決算の早期化に大きく貢献しています。

内部統制・月次決算の課題が解決！
外部有識者も「良いシステム」とZACを高く評価

オロ：ZAC導入の目的だった「内部統制の強化」「月次決算の早期化」は実現しましたか？

松本様：「内部統制の強化」については大変満足しています。ZAC導入により、適切なタイミングで確認すべき内容のチェックができるようになったので、入力データの正当性・正確性を担保できるようになりました。見積書・請求書・検収書などの証憑を案件ごとに保存できますし、申請・承認のログもしっかり残りますので、内部統制としては理想的な形になりました。

「月次決算の早期化」についても少しずつ理想に近づいています。正当性・正確性の担保されたデータが経理に回ってくるようになったので、数字のチェックや営業担当者への確認作業の負担が減りました。ZAC導入当初は、経理の締め作業に月初2週間程度かかっていました。その後、徐々に縮めていき、現在は月初7営業日程度で経理の締めが行えるようになりました。会計やシステムに関する外部の有識者からも「とても良いシステムを入れた」と高い評価をいただいています。

営業業務の効率化や、経営判断の精度・スピードUPにも効果あり

オロ：その他にZAC導入の効果はありましたか？

松本様：月次決算が早期化したことで、取締役会に提出する経営資料の作成も速くなりました。内部統制の強化によりデータの正確性も向上していますから、経営判断の精度・スピードはZAC導入で大きく向上しました。この点は当社の経営層も高く評価しています。

申請・承認業務の効率、業務スピードが改善したことも導入効果です。以前はExcelで見積書を作ってから上長承認を得るまでに相当な時間を要していましたが、今はZACの電子承認があるため、上長が外出先にいてもすぐに見積承認が得られるようになりました。

さらなる企業成長を実現するZACの4つの導入効果

内部統制の強化

業務フローに紐づいた電子申請機能で内部統制を整備
電子申請・承認のログ保存や案件別の証憑管理も可能に

月次決算の早期化

ZACと財務会計システムの仕訳データ連携を実現
経理業務の効率化により月次決算の早期化に大きく貢献

経営判断の精度・スピードアップUP

正当性・正確性が担保された経営データの取得が可能に
経営判断の精度・スピードアップUPに貢献

電子申請・承認による業務の効率化

Excelやハンコによるアナログワークフローからの脱却が実現
電子申請・押印により、クライアントを待たせないスピーディーな営業対応が可能に

ZACで部門別損益管理を行い、会社全体の経営力を高めていきたい

オロ：ZACの活用に関して、今後の計画や展望をお聞かせください。

松本様：ZACで部門別損益管理を実現したいと考えています。これまで各部門長にはトップラインを伸ばすことを意識させてきましたが、会社として次の成長ステージに向かうためには、各部門が利益を意識できるようなマネジメントを行い、会社全体で経営力を高めていく必要があります。

そのほかでは、現在は財務会計システムで行っている売上振替・原価振替の処理をZACで行い、部門別損益データをZACでも確認できるようにしていきたいです。正確な部門別損益データをZACで自由に確認・分析できる環境を整えることで、社員一人一人の経営力を高めていきたいと考えています。

管理体制を強化し、さらなる成長につなげたい企業には
おすすめできるシステム

オロ：ZACは他の企業にもお薦めできるシステムでしょうか？

松本様：順調に成長を続けているスタートアップやベンチャー企業であれば、ビジネス規模の拡大につれて、いつか必ず管理体制の弱さに直面するような時がくるはずです。そのようなタイミングにおいて、管理体制の強化を実現したい、さらなる成長を実現したい、と考える企業にはおすすめできる優れたシステムだと思います。
オロ：ありがとうございました。

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