【一元管理の方法7選】データの一元化は業務効率化への近道！

一元管理とは

一元管理とは、端的にいえばひとまとめにして統合的に管理することです。「一元」とはいくつかに別れている問題や機構、組織などを統合すること。まとめるものはヒト・モノ・カネ・情報などの経営資源すべてを指します。

たとえば部署ごとで別々に管理していた勤怠データを全社で統合して管理したり、顧客に関する最新の情報や過去の商談履歴などを必要な際にすぐに取り出せるようにしたりすることがあげられます。管理方法が1つのやり方に統一されていることも特徴です。

一元管理は個人でできるものと、企業が行うべきものがあります。自分の仕事を管理する個別の業務の一元管理と複数人で行う仕事や共有データを管理する包括的な業務の一元管理です。

一元管理のメリット

一元管理をすることで、経営資源を全社横断的に活用することが可能となります。

モノでいえば在庫状況や受注数を管理することで、データの重複や数え間違いによる不一致などがなくなり、労力も時間も短縮でき、作業効率アップに繋がります。

また人材の適材適所は企業において難しい仕事のひとつです。個人の成績だけにとどまらず、勤務時間や態度など評価軸は多岐にわたることが多く、正しい評価をつけるのも簡単ではありません。多様性のある人材をどう管理するか、人事担当者は総合的な判断を求められますが、そのためには組織を俯瞰し、全部署の人材を把握しておくことはとても重要になります。こういった人材を一元的に管理することで評価や能力基準を明確化することができます。基準の明確化は判断速度に直結するでしょう。

人材の一元管理は必要な人材を抽出できるようになることもメリットです。人員補充の可否判断のみならず、足りない社員能力を伸ばすためや、より適所に人員を配置するといった、人事担当者に望まれる仕事に必要な情報がシンプルに整理されることになります。

そして情報を一元管理することは、新しい商品やサービスを作るのにとても役立ちます。たとえば商品開発部が営業部の情報を参考にする、ということがいつでも可能となるのです。部署間の壁がなくなるため、連携がスムーズになりコミュニケーションも活発になります。時間の節約だけでなく組織全体の意思決定も的確、迅速に行われるようになるでしょう。

一元管理のコツとポイント

一元管理をするにあたって気を付けるべきなのは、集められた情報をきちんと「見える化」することです。いざ一元管理をやってみようとツールを導入したところで、そこから先実際に使用する人たちがうまくその情報を使ってくれないことには意味がありません。せっかくシステムがあっても、使用者自身にメリットがない運用ルールではうまくいかないのです。また、せっかく情報が共有されても必要な人に届かないと意味がありません。情報が誰でも見られる状態になるというということは、利用者に与えられる情報が多くなる、ということでもあります。そのなかで自分が本当に必要な情報を取捨選択することが大変な作業になってしまっては本末転倒です。

それではどうすればよいか。たとえば営業報告など、自分に必要な情報が入力されたときに通知が来るようなツールを選択しましょう。そして自分が情報を入力する際も、他人に必要情報が分かりやすいようにフォーマットを工夫しましょう。フォーマットを利用することで、書き込む手間や面倒に感じる心理的なハードルも下がります。

情報の見える化は業務の見える化でもあります。誰がどんな業務をどのように進めているかも情報のひとつ。見える化して情報を上手に使えるよう管理しましょう。

今日からできる一元管理の方法 7選

では一元管理をしてみよう、と考えてみても、どうやって始めればいいのでしょうか。全社的にツールを統一するのはすぐにはなかなか難しいこともあります。いまからできる一元管理の方法はないか、みていきましょう。

1. 資料の一元管理
2. スケジュールの一元管理
3. タスクの一元管理
4. 在庫の一元管理
5. 工数の一元管理
6. 経費の一元管理
7. 顧客の一元管理

個別の業務の一元管理

一元管理を行う理由は業務効率化です。もしかすると、個別の業務に対して行う必要をあまり感じていない方もいるかもしれません。「いまのままでも自分では把握しているし業務はできるから、わざわざ変えなくても...」と思っているのでは。そんな方も、例えば最新の文書を探すのに時間がかかったりスケジュール調整に手間取ったりするちょっとした不便を感じているのではないでしょうか。一回一回はたいした時間でなくとも、ちりも積もれば膨大な時間を費やしていたことになるのです。その時間がなくなるだけでも、かなり効率化できます。

1. 資料の一元管理

従来の情報共有方法では、様々な書類での資料確認が必要です。担当者それぞれがその書類を個別管理するため、手違いやファイリングのミスなどのリスクがあるでしょう。しかし書類の管理が一元化できれば、関係者は共通のフォルダやファイルを見ることができます。原本だけで管理可能になるため何部も増刷したりメールに添付したりする手間が省けます。特に業務マニュアルや在庫状況や報告書など大勢が見る可能性がある資料は、電子データ化し管理、閲覧を可能にするのがよいでしょう。

さらに報告書や提案書なども各々が作成しているため統一感がなかったり、新人や若手がうまく書類作成できなかったりということも一元管理ができれば解決します。フォーマットを作成し共有したり、上司や先輩の資料を見て学ぶということができるようになるからです。

2. スケジュールの一元管理

スケジュール管理は社会生活において必要不可欠。上手に管理するには自分のすべての予定が一目でわかることが大切です。プライベートの予定はスマホ、業務の予定は手帳、と分けていたりすると顧客や上司から予定を聞かれても即答できなかったり、ダブルブッキングが発生してしまう可能性もあります。一度に予定を把握できるようにしておきましょう。

また管理者がチーム全員の予定や進捗などを管理することは簡単ではありませんが、グループウェアを使えば把握可能となります。たとえば誰かの仕事が遅れていたりトラブルにあったりしたときに、別の誰かが手助けするにはその状況を即座に把握することが必要です。またビジネスにおいて重要な報告・連絡・相談を実践するにも、グループウェアは最適といえます。

3. タスクの一元管理

やらなくてはいけないことを管理することは業務効率化に不可欠です。いつまでになにをやるべきかを管理し優先順位をつけることができれば、タスク漏れの心配もありません。プロジェクト進行中には想定外のトラブルが起こる可能性が高いため、プロジェクトを遂行するためには都度タスクを整理する必要があります。

さらに業務上チームでおこなうことと個人でおこなう作業とは異なることがあります。その際も自分はなにをするべきか、TO DOリストを一元化して把握することが大事です。やるべきことが明確化されることで、精神的にも余裕を持って対応できたり、時間をうまく使えたりします。

包括的な業務の一元管理

企業の仕事はひとりだけで完結するものではありません。様々な部署の様々な業務が集まり成り立っています。そこで力を発揮するのはERP（Enterprise Resources Planning）です。企業経営にかかせない情報を一元管理することで、それをもとに状況を正確かつリアルタイムに把握し、戦術を迅速に決められるのです。ERPは企業規模を問わず、様々な業種で欠かせないITシステムのひとつになりつつあります。

4. 在庫の一元管理

販売状況と購買状況を把握するのは商品を販売する上で大事な情報です。

見積もりや受注、売り上げ状況と、発注や仕入れ業務が別々に管理されていれば、正確な在庫状況を把握することが難しくなります。システムを一元化することで、必要な資材の購入を効率的に行えたり、注文・仕入れの伝票が統一化されて在庫状況も分かりやすくなったりなど、管理が容易になります。また案件の売上に外注費がタイムリーに紐づき、案件の粗利を手間なく把握できるようになります。

5. 工数の一元管理

複数人が関わるプロジェクトや工場の部門などでは、工数管理は特に重要視されます。工数管理を適切に行うことで、複数の人がいるなかで作業量を見える化し、どこにボトルネックがあるのか、どうやって人員配置すれば効果的かを判断しやすくなります。また、プロジェクト内の情報共有も円滑になり、改善策を講じたり導入後の検証も可視化しやすいです。改善点が分かりやすくなることは従業員のモチベーション向上にも繋がります。

工数管理を一元化することで企業としても課題を発見・修正しやすくなり、結果として利益率向上にも繋がるのです。

6. 経費の一元管理

ひとつの案件には様々な経費が発生します。交通費、出張費、会議費、交際費などなど。それら1つひとつについて、申請から承認、精算まで行わなければなりません。これらは直接お金に関わることですから、特に不正や漏れ、重複などには気を付けたいところです。

システムで経費精算のフローを統一することで、重複や漏れを防ぎスムーズに精算まで行えます。

7. 顧客の一元管理

どんなビジネスでも必ず顧客が存在します。それは個人であったり企業であったり様々で、サービスや商品によって異なります。そして、継続的にビジネスを行っている顧客とは、それぞれに異なる取り決めやルーチンが存在するでしょう。これらの一連の流れを総合的に把握することは、企業運営を円滑に行うためには欠かせません。

また顧客の真のニーズやライバルの動向といった情報を集めることは、競争社会に必要不可欠です。顧客のデータベースはもちろん、いままでのやりとりや関係性も含めた情報を分析し、それぞれに適したアクションを行うには一元管理をすることが有効です。顧客情報や市場の状況は絶えず変化しますが、それぞれの部署にデータが分散していれば経営分析や企業戦略をたてることがしにくく、競合他社に後れをとってしまいます。

おわりに

個人で行えることから企業全体で導入すべきシステムまで一元管理の方法は様々ですが、その目的は業務効率化を行い、企業が成長していける環境を整えることです。特にERPを活用した業務の一元管理は、業務のムダ削減やデータを活用した意思決定に大きなメリットがあります。