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予実管理とは?進め方や効率化するためのツールのメリットをご紹介

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2021/8/27公開

事業やプロジェクトを適切に実行するためには、予算と実績を適切に管理することが必要不可欠です。予算を上手に管理できれば売上目標と現状のズレなどを認識できるため、リアルタイムで事業を修正していく際にも役立ちます。そこで今回は、予実管理の進め方や注意点、予実管理ツールを導入するメリットについてご紹介します。

目次

    予実管理とは?

    予実管理とは、会社の事業やプロジェクト別の予算と実績を管理することです。 会社には事業やプロジェクトごとに予算が付与され、開始前に数値目標を設定します。予実管理は、目標数値と現状の売上や経費などを比較し、事業やプロジェクトが適切に行われているかチェックするために必要な作業です。 予実管理が適切に行われていると、事業の継続、軌道修正などの重要な意思決定に活用できます。

    予実管理の進め方

    予実管理は目標の設定、実績の管理、定期的なチェックと修正というプロセスで進めていきます。

    予算の目標を定める

    予実管理は予算の目標を定める時点ですでに始まっています。 予算管理の目標は厳しすぎても簡単すぎても良くありません。現実的に達成できそうな数値にすることが理想です。 努力すれば達成できそうな目標を立てることで、チームのモチベーションを維持することができます。

    過去の実績を参考に予算を設定する

    予算は基本的に過去の実績を参照しながら具体的な金額を決めていきます。 ただし、シーズンによって実績が大きく変動する業界などでは、必ずしも直近の予算を踏襲すれば良いとは限りません。 業界の景気や動向なども加味しながら、「なぜこの予算額になるのか」を社内で説明できるように情報を集めましょう。

    予実の月次チェックと修正

    予算と実績のチェックは月次など高頻度で行いましょう。事業やプロジェクトの改善や軌道修正はできるだけ早期に行いたいものです。 事業が開始してすぐに予算と実績に大きな乖離が見られた場合、売上や経費のどの部分に想定とのズレが生じているのか確認し、改善に役立てましょう。

    予実管理のポイント

    予実管理を適切に行うためには、次の3つのポイントを意識しましょう。

    無理のない予算設定を心がける

    適切な予実管理は、適切な予算設定ができていなければ実現しません。 目標が高すぎたり、見込みが甘すぎたといった形で予算設定が甘いと、実績との乖離が大きくなりすぎて、大幅に事業の見直しをしなければならない手間が生じます。また、チームのモチベーションの低下にもつながる危険性があるでしょう。

    予実のチェックはできるだけ高頻度で

    予実管理の目的は予算と実績のズレを確認し、その後の意思決定に役立てることにあります。そのため、いくら実績を厳密に管理しても、意思決定の参考にせずにただ数値を確認しているだけでは意味がありません。 予実管理はできるだけ高頻度に行い、売上や経費について見込みと大きなズレが生じた場合、すぐに対応できるように準備しておくことが大切です。

    PDCAサイクルで予算設定の精度を高める

    PDCAとはPlan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)の4つのフェーズを繰り返しながら事業や計画の精度を高めるサイクルのことを言います。予実管理のPDCAは次のように考えることができます。

    • Plan(計画):予算の設定
    • Do(実行):予算の執行
    • Check(評価):実績・事業の評価
    • Action(改善):次回の予算設定への反映

    実績を管理し次の予算設定に活用することで、今後の売上予測などの精度向上に役立てることができます。

    PDCA

    予実管理はExcelだけでは不十分?

    予算や実績は、Excelのテンプレートを活用することで管理が可能です。プロジェクトや事業ごとにシートを分けて管理すれば複数の予実管理を行うことができます。 また、Excelは関数やマクロなどを使えば比較的複雑な計算も自動化できます。 一方で、Excelはデータを複数のメンバーにリアルタイムで共有することは難しいというデメリットもあります。作成されたフォーマットを後任者が意図せず変更してしまうなど、ミスの温床になることもあります。 そこで、Excelでの予実管理に課題を感じている企業は、予実管理ツールの導入をおすすめします。

    予実管理ツールとは?

    予実管理ツールはその名の通り予実管理に特化したいツールを指します。データの共有や大容量データの処理、フォーマット化したい帳票を自動で作成できる点などでExcelよりも優れており、予実管理業務を効率化してくれます。

    マクロを組まなくても管理できる

    Excelで複雑な計算をするには関数をいくつも用いたり、マクロを組む必要がありますがExcelに関する知識に乏しい人が作業する場合、データの転記時に仕組みがわからず混乱してしまうことがあります。 予実管理ツールであれば1つのシステムで数値を一元管理できるため、誰でも簡単に予実管理が可能でしょう。

    容量の大きなデータも処理可能

    Excelのマクロ機能を使うと、大きなデータの処理に時間がかかり、ファイルの開封や送信時に困ることがあります。 予実管理ツールはデータベースを使って情報を高速処理するため、大容量のデータでもストレスなく管理することができます。 また、閲覧権限さえあれば情報に誰でもアクセスすることができるため、メールやドライブへのデータ転送など面倒な手間も省くことができます。

    各種帳票・資料を自動作成可能

    経営分析や経営陣への説明などで内部資料を作成する際は、実績データやそれをもとに作成したグラフが役立ちます。 予実管理ツールの中にはワンクリックでデータをビジュアル化できる機能もあり、誰でも簡単にグラフを作成できます。 また、会計ソフトと連携して収支状況をレポートできる予実管理ツールもあります。 レポート機能を有効活用することで、事業の継続判断や課題の抽出、次回の予算設定の精度向上などに役立てることが可能です。

    外部のシステムと連携可能

    Excelによる予実管理を行う場合、外部の会計システムなどから必要情報を取り出し、シートに転記する必要があります。そのため、データが大量にある場合、担当者はその都抽出や転記作業、チェック、修正作業などに時間を取られてしまいます。 一方、多くの予実管理ツールは会計システムやERPなど外部システムと連携することができるため、欲しい情報をシステム内に自動で取り込むことができます。 これにより、担当者の転記やチェック作業にかかる時間が削減できるだけでなく、転記ミスのリスクも回避できます。

    予実管理に強みを持つERP導入もおすすめ

    ここまで予実管理ツールを使うメリットを紹介してきました。新たに専用ツールを導入するのではなく、予実管理機能に強みを持ち、販売管理や勤怠管理とともに一元管理ができるERPを導入するのもおすすめです。

    本ブログを運営する株式会社オロのクラウドERP「ZAC」は、外注費・労務費・経費をプロジェクトごとに集約してコストを管理し、リアルタイムでプロジェクト収支のモニタリングを行うことができます。 さらに進行中のプロジェクトにおいても、実績値と予測値のチェックができるため、先々の売上・利益を精度高く予測できます。

    要以上にコストがかかっているプロジェクトや利益が出ていないプロジェクトを早い段階で把握し、対策を打つことが可能になります。プロジェクト終了後は、個別プロジェクトの予実対比や仕掛品原価の明細表の確認ができるため、利益率が上がったまたは下がった原因の特定、同じようなプロジェクトの予算設定時に参考にすることができます。

    ZACのようなERPを活用し、予実管理のPDCAサイクル確立してみてはいかがでしょうか。

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    江連 良介

    この記事の筆者

    ライター・編集者

    江連 良介

    ライター・編集者。1989年、北海道札幌市生まれ。地方公務員を経験後、政策ライターとして独立。現在は政策、金融、法律、テクノロジーなど幅広い分野で執筆。書籍の執筆のほか、複数のWebメディアで編集長を務める。最近の関心分野はGovTech領域。

    高橋礼

    この記事の監修者

    株式会社oRo code MOC クラウドソリューション事業部マーケティングチーム

    高橋礼

    2019年7月に株式会社オロの子会社・株式会社oRo code MOCに入社。新潟を拠点にオロの製品・クラウドERP「ZAC」のマーケティングチームの一員として活動。過去7年間、雑誌編集に従事していた経験を活かし、ライティング業務やホワイトペーパー制作に携わる。

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