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Excelでの台帳管理「もう限界!」のその前に。脱Excelのススメ

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2020/11/06公開

業界・職種を問わず広く使われている表計算ソフト「Microsoft Excel」(以下、Excel)。Excelは業務管理用ツールとしても使うことができますが、管理が煩雑になっていたり、運用が現場の負担になっていたりなど、企業の生産性を下げる要因になっている場合があります。今回はExcelに着目し、Excelの仕様や性能、Excel管理のメリット・デメリット、代替できるツールやシステムを紹介します。

目次

    台帳管理やタスク管理などExcelに頼っていませんか?

    Excelは扱いやすいため、台帳管理やタスク管理などあらゆる管理業務に使用している企業も多いのではないでしょうか? しかしながらExcelは本来表計算ソフトであり、データベースのようにデータの蓄積や管理することを目的としたツールではありません。Excelの仕様や性能を把握せずに使い続けてしまうと、業務効率を低下させてしまったり、メンテナンスが困難になってしまったりする場合があります。

    Excel管理のメリット・デメリット

    ここからは、Excel管理のメリット・デメリットをそれぞれ見ていきましょう。

    メリット

    ①導入しやすい

    Microsoft Officeは業界・職種を問わず広く使われているオフィススイートのため、Excelはあらゆるオフィスワーカー共通のツールと言っても過言ではありません。そのため管理用のツールを導入せず、追加費用なしで運用を開始することができます。

    ②トレーニングコストの削減

    ①で紹介したような理由から、Excelは多くの社員にとってなじみがあるため、トレーニングコストを抑えることができます。作業者が操作方法に戸惑った際でもインターネットで検索すれば、わかりやすいハウツーや詳細情報の解説されたページに簡単にアクセスできるため、トレーニング時間も削減できます。

    ③業務内容に合った処理や分析が可能

    マクロや関数・数式を使いこなすことにより、複雑な処理を組み込むことができます。専門的な知識を持つ社員であれば、分析やレポート・グラフの作成が容易であり、自由に作り込めるため、業務内容に沿った資料を作成できます。

    ④組織内の資料共有が容易

    Excelが搭載されているパソコン同士であれば、共通のファイルサーバーにファイルを保管するだけで、社内でスムーズにファイルを共有・閲覧することができます。

    デメリット

    ①保存データ量の限界

    Excelの1シートの行数は、1,048,576行(Excel2003までは65,536行)であり、保存できるデータ量に限りがあります。案件数が多い場合や年単位の管理がしたいなどの内容によってはデータ量が不足する可能性があります。

    ②編集・更新の非効率性

    グループ内でExcelファイルを共有・閲覧することは可能ですが、通常の使い方では複数人で同時に編集することはできません。通知機能の使用や作業前後の連絡など、複数人で順に更新できる運用を検討する必要があります。「共有ブック機能」を使うと同時にファイル編集ができますが、相手が編集中の情報が見られなかったり、情報更新にタイムラグがあったりします。ちょっとした手順の間違いで最新情報に更新されていない、ファイルが破損するなどの問題も報告されています。

    ③複数人管理におけるExcelファイルの保護が困難

    複数人でExcelファイルを更新する場合、「いつ・誰が・どの端末で」ファイルを編集したか履歴を追うことができません。そのため誤った修正・削除など予期せぬトラブルが発生した際に原因の特定が困難です。またファイルを閲覧する社員が多い場合、役職や部門によって権限設定が必要となる場面もあるでしょう。例えば特定のメンバーには一部の情報だけを閲覧可能とする、といった細かな権限設定がExcelではできません。

    ④容量が増えると、処理スピードが遅くなる

    Excelはデータ量や複雑な関数が増えると処理速度が遅くなります。例えばVLOOKUPやCOUNTIF(S)という関数(検索条件に合った数値を抽出・集計する関数)は、検索範囲が多ければ多いほど計算に時間がかかります。処理速度の低下によって作業効率が落ちてしまい、結果として作業者の工数が増えてしまうこともあるでしょう。またファイルサイズが大きくなると、ファイルが壊れるリスクも高まります。

    ⑤属人化しやすく、メンテナンスが困難

    Excelに複雑な処理やマクロが組まれている場合はメンテナンスが困難になることがあります。例えば前任者が作成したマクロを修正する場合、後任者のスキル不足や引継ぎの不十分さによって、メンテナンスができずにファイルが使われなくなる事態もあるでしょう。高度な機能は扱える人が限定され、別の管理方法を探す、または新たに作り直すなど非効率的となる場合もあります。

    ⑥他のツールとの連携が困難

    Excelは他ツールのデータと紐づけることが難しいため、どの資料もゼロから全てExcelに入力する必要があります。たとえば予算管理はExcelで、プロジェクトの進捗は他ツールで管理していた場合、重複して入力する手間がかかったり、最新情報の共有に漏れが生じたりする恐れがあります。

    Excel管理の"やめどき"チェックリスト

    前章のデメリットをもとに、Excel管理の「やめどきチェックリスト」を作成しました。いくつ当てはまるでしょうか?

    仕様面

    • 1シートでの保存データ量が不足しており、複数のシートやファイルで管理している
    • 複数人での同時編集が行えず、効率が悪かったことがある
    • 情報がリアルタイムに更新されず、業務が滞ったことがある。または顧客に誤った情報を提供したことがある
    • 編集履歴を追えず、どこで誰が編集したのかわからなくなったことがある
    • 誤って重要なデータを削除されたことがある。また、その原因究明が困難だった
    • データごとに権限設定を行えず、役職や部門ごとに資料をわけて管理している

    性能面

    • Excelファイルを開く際、時間がかかる
    • 操作の処理スピードが遅く、待機時間が長いため業務に支障が出ている

    管理面

    • Excel関数やVBAなどのマクロ機能を使いこなせる社員が少ない
    • Excel関数やマクロ機能のメンテナンスが難しく、活用されていない資料がある
    • ファイルが重くなり、破損したことがある
    • 同じデータを資料ごとに入力する必要があり、二重入力となっている
    • 入力漏れがあり、ミスが起きやすい

    上記の項目に5個以上チェックがついた場合、Excelでの管理を見直してみてはいかがでしょうか?

    Excelの代替となるサービス・システム

    Excelでの管理を見直し、代替手段となるサービスやシステムを導入することにはどのようなメリットがあるのでしょうか?サービス・システムを利用するにあたっては導入コストや操作のリテラシーなどの課題を考慮する必要があるものの、Excelのデメリットであった仕様や性能をカバーすることができます。

    サービス・システムによって利用目的や機能はさまざまですが、たとえばExcelでは難しい他データとの連携や柔軟なスケジュール管理ができるといった特長をもつものがあります。

    ①顧客管理システム

    顧客との商談進捗や対応状況など、多様な顧客情報を一括で管理できるうえ、リアルタイムで社内共有できることが顧客管理システムの大きな特長です。また営業実績などの情報をもとに効率的に情報を集計・分析できます。機密性の高い顧客情報は暗号化するといった機能を持つものもあります。

    ②プロジェクト管理システム

    プロジェクト管理において重要なことは、進捗にあわせて柔軟にスケジュールを変更できること、プロジェクト進行に必要なコストが常に把握できることです。
    どちらも繰り返し変更を重ねていくものなので、柔軟な対応が可能なプロジェクト管理システムが便利です。たとえば一部のスケジュールに変更が生じた場合に、全体スケジュールや関連するタスクが自動的に連動して変更できるなどの機能があります。また複数のプロジェクトを横串で管理できるため、マネジメントの負荷を軽減することができ、作業を円滑に進められるでしょう。

    ③タスク管理システム

    タスク管理では他のメンバーが現在どのようなタスクを抱えていて、いつまでに遂行しなければならないのかを可視化できます。これによりリソースの管理が容易になり、負荷の集中や手隙の時間を減らすことにもつながるでしょう。②のプロジェクト管理ツールがこの機能を兼ね備えている場合もあります。

    ④スケジュール管理システム

    スケジュール管理にもシステム導入が便利です。可視化されたひとつひとつの業務を関係者が随時互いにチェックし合えるため、余分な確認作業を省略することができます。 相手のスケジュールがわかればコミュニケーションはより円滑になるでしょう。

    ⑤ERP

    ERPは企業の業務の根幹を支える基幹システムを統合したものであると同時に、 多くの場合は上述した①~④のような管理機能を持っています。

    本ブログを運営する株式会社オロが提供するクラウドERP「ZAC」も、①~④の機能を備えているため、脱Excelの手段として有効な製品となっています。ZACは企業にかかせない管理業務をひとつのシステムに集約し、データの収集や集計などの単純作業にかかる工数の削減します。さらにZAC上の数字をグラフで視覚的に把握するBIツールを標準搭載しており、四半期別やクライアント別などドリルダウン分析もワンクリックで可能になります。ZACのようなERPの導入で、企業内における業務処理の効率化および情報共有の促進が期待できます。

    プロジェクト管理

    プロジェクトの進捗管理はもちろん、プロジェクトを軸に販売・購買・勤怠などのデータを集約し、損益をモニタリングすることができます。見込段階から進捗中のプロジェクトの売上・コスト管理や、最終実績の売上・原価が確認できます。

    コンタクト管理

    顧客情報管理や見込客リスト作成など、対応履歴管理を中心としたSFA/CRM機能を搭載しています。

    予定表

    社員ひとりひとりのスケジュールを可視化し、組織内で共有することができます。ZACの場合は勤怠・工数との連携も可能なので、毎日の日報入力の簡略化が期待できます。

    そのほか、ZACの各種機能の詳細はZAC機能一覧をご参照ください。

    ExcelとZACの性能比較表
    分類導入コスト社内理解機能管理手法データ連携セキュリティの高さバージョンアップ

    Excel

      安価
      容易
        専用機能はなし
      複数シートが必要
      複雑
      運用方法により異なる
      手動
    ZAC
      Excelに比べ高価
      時間がかかる
      充実
    一元的に管理可能 容易
      高い
    自動

    脱Excelで、単純作業にかける時間を削減!

    Excel管理から脱却し、ツールやシステムでの管理を検討する場合、管理の目的やコンセプト、仕組みといった視点から多角的に選定を進めることが必要です。まずは「何のため」の管理なのか、目的を明確にすることが重要です。Excel管理の場合、その目的に沿ってコンセプトや仕組みをゼロからを考えるのは一社員であり、開発するプロではありません。Excelは自由度が高く業界・職種問わず利用しやすいソフトですが、その作業の手間がかえって業務の負担を増やしてしまう可能性もあります。

    プログラムや運用方法などをゼロから考えるより、自社の目的に合ったツールやシステムを活用するほうが効率がよい場合もあるのです。ツールやシステムのコンセプトを理解し、その仕組みに合わせて自社のやり方を変えていくという方法のも良いでしょう。

    そして、システムで代替できる作業は効率よく最小限の工数に抑えることで、その他の分析や事業計画といったより付加価値の高い業務に専念できます。

    Excelのメリット・デメリットを把握し、「やめどきチェックリスト」に複数のチェックが入る場合には、ツール導入やERPなどのシステムを検討してみてはいかがでしょうか。サービス・システムの導入にあたっては、初期費用やスタッフへの説明は必要ですが、経理・管理部門の負担軽減や労務費を下げることができ、使い続けることで会社全体の業務効率化にもつながります。

    The 脱Excel Excel依存した業務管理からの脱却

    今やビジネスに欠かせないツールであるExcel。便利ではあるものの、テレワークの普及によりそのデメリットが露呈しています。そこでExcelに依存した業務管理から抜け出し、上手にExcelと付き合う「脱Excel」の方法をご紹介します。

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    黒須 仁美

    この記事の筆者

    コンサルタント/リサーチャー

    黒須 仁美

    外資系IT企業にて戦略コンサルタントとして組織変革や政策・事業策定支援に従事し、2019年にフリーランスに転身。現在西アフリカのセネガルに家族と暮らしながらビジネスコンサルタントやリサーチャー、ライターとして活動している。

    ZAC BLOG編集部

    この記事の監修者

    ZAC BLOG編集部

    約13年にわたるクラウドERP開発・導入の経験から蓄積された知見に基づき、業務効率化・管理会計・原価計算・ERPに関するテーマを中心に、生産性向上に役立つ情報をお届けします。

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