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プロジェクト管理とは?基礎から実践までをやさしく解説

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2021/9/10公開

プロジェクトを進めるうえで、多くの関係者やタスクを管理できず計画倒れになってしまったり、納期に間に合わなかったりと、管理方法に課題を抱えている人も少なくないでしょう。プロジェクトの目標を達成するためには、適正なプロジェクト管理が重要です。

プロジェクト管理とは、具体的にどのような業務を指すのでしょうか。把握すべき情報や使うべきツールは何なのでしょうか。本記事では、プロジェクト管理の基礎から実際の業務で使える知識、ツールを紹介します。プロジェクト管理にお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。

目次

    プロジェクト管理とは


    プロジェクト管理とは、プロジェクトを計画通り遂行するため、人・物・お金・情報・時間を適切にコントロールすることです。プロジェクトには納期や予算といった要件が決まっています。それらを満たしてクライアントに納品するためには、プロジェクト管理が欠かせません。

    一般的には、プロジェクト管理を行う人のことを「プロジェクトマネージャー(PM)」と呼びます。人・物・お金・時間といったリソースには限りがあるため、プロジェクトマネージャーが適切な方法で管理しなければなりません。

    人員の配置や、スケジュールの管理、経費の予実管理、品質管理など、プロジェクトに関わることを幅広く、かつ細分化して把握しておく必要があります。プロジェクトの各フェーズにおいて、計画達成できるよう働きかけることもプロジェクトマネージャーの仕事のひとつです。

    プロジェクト管理の目的


    プロジェクト管理の目的は大きく2つあります。ひとつは、プロジェクトに求められる要件を達成することです。求められている期日までに納品できるよう、プロジェクトの進捗を管理しなければなりません。

    もし計画より遅れそうであれば、メンバー間のタスクを見直して再振り分けするなど、挽回策を練る必要があります。そのためにも、常にプロジェクトの状況を把握しておくことが大切です。

    もうひとつの目的は、プロジェクト達成による利益の最大化を図ることです。決められた予算内でプロジェクトを達成するだけでなく、利益を最大化するためにムダをなくすことも求められます。

    利益を最大化するには、経費だけでなく、人員のムダや工程のムダも削減することがポイントです。要件を満たした上で何を削減できるか考えるためには、プロジェクトをリアルタイムに管理しておく必要があります。

    プロジェクト管理をしないとどうなる?

    プロジェクト管理を行わないと、プロジェクトを計画通りに遂行できなくなる恐れがあります。具体的に考えられるリスクは、以下の通りです。

    ・納期に間に合わない
    ・求められる品質を満たせない
    ・予算をオーバーしてしまう

    その結果、クライアントからの信頼を失い、取引がなくなってしまう可能性もあります。コストをかけすぎることで、自社の赤字要因にもなりえます。また、管理が行われないことでプロジェクトに関わるメンバー間のコミュニケーションも上手くいかなくなり、トラブルを引き起こしかねません。

    プロジェクト管理は企業に課せられた義務ではないものの、プロジェクトの炎上や赤字といった致命的な失敗を未然に防ぐために重要な業務です。適切な知識とツールによって管理することをおすすめします。

    プロジェクト管理に必要な知識


    プロジェクト管理を行なっていくうえでは、さまざまな手法やチャートの活用が欠かせません。ここでは、プロジェクトマネージャーとして最低限知っておきたい知識を紹介します。

    ガントチャート

    ガントチャート

    ガントチャートとは、棒グラフなどを用いてプロジェクトの進捗を一覧で管理する表のことです。縦軸にプロジェクトのタスクや担当者を記載し、横軸に日付を入れます。ガントチャートにより、いつ・誰が・どのタスクを実施すべきかわかるようになります。

    個々のタスクや作業期間、期日などを視覚的に把握できるため、プロジェクト管理に便利なツールです。

    WBS(Work Breakdown Structure)

    WBS.png

    WBS(Work Breakdown Structure=作業分解構造)は、プロジェクトに必要な作業を細かく分解して構造化する手法です。プロジェクト達成に向けてどのような作業が必要なのかを洗い出せます。ガントチャートの縦軸を作るためにも必要な手法です。

    作業を洗い出したのち、順序を設定して構造化し、すべての作業に担当者を設定するという流れでWBSを作成します。

    アジャイル

    アジャイル.png

    アジャイルとは、作業をいくつかのステージに切り分け、ステージごとにレビューを行う管理手法です。最終工程まで待たずにステージ分けして検証することで、こまめな確認・修正が可能になります。

    ステージごとに切り分けてフィードバックを得られるため、クライアントのニーズに寄り添いながら、スピーディーに完成させられるというメリットがあります。各ステージに目を向けるあまり、全体のスケジュール感が見えづらくなる恐れもあるので、プロジェクトマネージャーによる全体管理が重要です。

    ウォーターフォール

    ウォーターフォール.png

    ウォーターフォールとは、要件をもとにプロジェクトを複数のフェーズに分け、上から順番に終わらせていく管理手法です。プロジェクトの要件が具体的に固まっている場合に用いられます。

    この方法では、ひとつ前のフェーズが終わらない限り、次のフェーズは開始できません。また、終わったフェーズはクローズするため、一度通り過ぎたフェーズに戻ることもできません。進捗管理のしやすさがメリットである一方、修正する場合は最初のフェーズからすべてやり直さなければならず、手戻りが大きくなる点がデメリットです。

    EVM(Earned Value Management)

    EVM_Earned Value Management.png

    EVMは、労務費などのコストを軸とした管理手法です。プロジェクト管理では、日程だけでなく予算も計画範囲内に収める必要があるため、ガントチャートなどと合わせて活用します。

    計画上の出来高(PV)・実際にかかったコスト(AC)・完了している実績値(EV)・完了時の総予算(BAC)の4つの指標がEVMの構成要素です。これらの4指標から算出されるスケジュールの差異(SV)とコストの差異(CV)によって、プロジェクトの進捗が把握できます。

    プロジェクトを深く学ぶために知っておきたいPMBOK

    PMBOK(Project Management Body of Knowledge)は、プロジェクト管理に関する知識を体系的にまとめたものです。米国の非営利団体・PMI(Project Management Institute)によって作られ、プロジェクト管理の世界標準として浸透しています。

    PMBOKを学ぶことで、プロジェクト管理の基礎知識を網羅的に身につけることが可能です。PMBOKではQCD(品質・コスト・納期)の管理を目標としており、実務でも効率的にプロジェクト管理できるようになります。プロセス管理にも主眼が置かれているため、改善点の洗い出しにも役立つ知識を得られるという特徴があります。

    プロジェクト管理のやり方

    実際の業務でプロジェクト管理を行う場合、何かしらのツールを使うことになります。Excelを使った方法か、プロジェクト管理専用のツールを用いる方法が一般的です。Excelとツール、それぞれでプロジェクト管理を行う方法について解説します。

    Excelで行う

    Excelは導入費用がかからず、手軽に利用できるため、多くの企業でプロジェクト管理に利用されています。ガントチャートのような表を作成するのに向いており、特別な技術がなくても管理できる点がメリットです。テンプレートも多数存在します。

    セルに色をつけて工程を表せば、簡単にガントチャートを作成できます。条件付き書式を活用することよって、日付指定で自動的にセルを着色することも可能です。

    ただし、計画変更が発生した際には手動でチャートを変更しなければならず手間がかかります。どこをどのように変更したのか分からなくなり、履歴を追えなくなるリスクも考えなければなりません。

    また、タスク間の作業順序や関連付けができなかったり、実績を元にした担当者ごとの工数集計や負荷管理がしづらかったりと、管理上の難しさがあります。

    ツールを使って行う


    効率的かつ適正な管理には、プロジェクト管理ツールのような、プロジェクトに関する業務を一括管理できるツールが有効です。必要な要素を入力するだけで、自動的に工程表が作成され、ガントチャートも簡単に作成できます。

    変更履歴の把握やタスクの関連付けなど、Excelでは難しいこともツールひとつで可能になります。一方、導入・運用にコストがかかったり、導入までに時間がかかったりと、企業によっては簡単に導入できない点がデメリットです。

    プロジェクト管理ツールとは

    上述したプロジェクト管理ツールとは、ワークフローや日程、工数、コストなどのプロジェクトに関する情報を一元管理できるシステムのことを指します。何を実現でき、どのようなメリットがあるのでしょうか。導入にかかる費用感とあわせて解説します。

    プロジェクト管理ツールでできること

    一般的なプロジェクト管理ツールは、以下のような機能を持っています。

    ・プロジェクトのスケジュール管理
    ・タスク管理
    ・工程表(ガントチャート)の作成
    ・工数集計
    ・他システムとの連携

    プロジェクト管理に必要なことを一通りできるのが、プロジェクト管理ツールです。他にも、日報管理や物品管理、予算管理、アクセスログ管理といった、人・物・お金・情報を管理する機能がついている場合もあります。

    プロジェクト管理ツールを使うメリット

    プロジェクト管理ツールを使うことで、計画時の工程表作成やプロジェクト進行中の状況管理といった、管理工数を削減できる点が大きなメリットです。また、現時点でどこまで進んでいるのか、どの工程に遅れが出ているのかを可視化でき、進捗も把握しやすくなります

    プロジェクトに関わるメンバー全員で同じ情報にアクセスできるため、情報共有も容易になるでしょう。プロジェクトの進捗に関して、関係者で共通認識を持てる点、ツールを利用するメリットです。

    プロジェクト管理ツールの費用感

    ツールの機能相場
    タスク管理のみ 数百円
    タスク管理、スケジュール管理、
    工程表(ガントチャート)の作成、
    工数集計などを含む
    2,000~3,000円/人
    月額1~3万円/20人、月額5~15万円/100人

    ツールは、企業独自のシステムとして独自に構築するのか、すでに提供されているパッケージサービスをそのまま利用するのかによって費用感が大きく異なります。また、利用する機能や人数によっても変動します。

    パッケージサービスの場合、メンバー間でのタスク管理機能のみであれば、費用は一人あたり月額数百円程度が相場です。機能が増えると、一人あたり月額数千円ほどになります。一定の人数まで利用できるプランであれば、利用者20名までで月額1〜3万円、100名までで月額5〜15万円あたりが相場です。

    まとめ

    プロジェクト管理では、クライアントに求められている要件の達成と会社の利益最大化を目的として、人・物・お金・情報・時間を適切にコントロールしなければなりません。もしプロジェクト管理がなされていなければ、計画通りに進行できず、納期に間に合わなかったり、予算をオーバーするなどのリスクが考えられます。

    プロジェクト管理を行うにあたっては、どのような手法を用いるべきか、事前に基礎知識を身につけておくことが大切です。実際に管理する場合は、Excelや専用ツールを使うことになります。

    さらに進んでプロジェクト別の利益の可視化や個別原価計算、実行予算から作業担当者のアサイン管理など、プロジェクトを軸にした損益管理を行いたいと考えている方には、本ブログを運営する株式会社オロのクラウド型ERP『ZAC』のプロジェクト管理機能が役に立つでしょう。あらゆる情報をリアルタイムに把握するためには、ツールの利用がおすすめです。

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    矢野 由起

    この記事の筆者

    ライター

    矢野 由起

    製造業のエンジニアとして9年半勤めた経験を活かし、現在はフリーランスのライターとして活動中。職場の生産性や働き方改革、クラウドツール活用、複業などに興味があり、人事領域に関する記事なども手掛けている。

    高橋礼

    この記事の監修者

    株式会社oRo code MOC クラウドソリューション事業部マーケティングチーム

    高橋礼

    2019年7月に株式会社オロの子会社・株式会社oRo code MOCに入社。新潟を拠点にオロの製品・クラウドERP「ZAC」のマーケティングチームの一員として活動。過去7年間、雑誌編集に従事していた経験を活かし、ライティング業務やホワイトペーパー制作に携わる。

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