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勤怠管理とは?管理の方法と働き方改革で気を付けるべきポイント

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2020/8/27公開

経営者や人事・総務担当者にとって、欠かせない業務のひとつである勤怠管理。しかし、勤怠管理とは何を管理することなのか、なぜ管理する必要があるのかご存知でしょうか?
本記事では、勤怠管理の定義と必要性、管理方法の種類、多様な働き方に対応するために注意すべきポイントについて詳しく解説します。

目次

    勤怠管理とは

    勤怠管理とは、従業員の始業・終業時間、休憩時間、遅刻・早退、休暇取得などの就業状況を企業側が把握し、管理すること。勤怠管理は労働基準法で定められた義務になります。時間外労働や休日出勤など、賃金が割増になる勤務時間についても使用者は正確に記録し、管理する責任があります。

    厚生労働省が策定した『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』によると、勤怠管理を行うべき事業所は、農業や畜産業、水産業などの一部の事業を除くほとんどの事業所です。

    同ガイドラインによれば、管理の対象は「労働条件の決定その他労務管理について経営者と一体的な立場にある者」とされており、管理監督者(部長や工場長など)以外の従業員となります。また、あらかじめ決められた労働時間分を働いたとみなす「みなし労働時間制」が適用されている従業員も、勤怠管理の対象外です。

    勤怠管理が必要な5つの理由

    企業にとって勤怠管理が必要な理由として、以下の5つが挙げられます。

    1. 法律で義務づけられているため
    2. 正確に給与を計算するため
    3. コンプライアンスを遵守するため
    4. 従業員の健康を守るため
    5. トラブルを回避するため

    ①法律で義務づけられているため

    上述した通り、一部の事業を除いて、事業所が従業員の勤怠管理を行うことは、労働基準法に定められた義務です。労働基準法第32条に定められている「一週間について四十時間」「一日について八時間」 を超える労働をさせていないか判断するためにも、適正な勤怠管理が必要となります。

    ②正確に給与を計算するため

    労働時間に応じて給与計算がなされますので、正確に計算するためには勤怠管理が欠かせません。始業・終業時刻だけでなく、割増賃金となる労働時間も把握することで、正しい残業代の計算が可能となります。給与の額が誤っていた場合、社会保険料や税金の額も変わってしまうので注意しましょう

    ③コンプライアンスを遵守するため

    法律や社会倫理を遵守していることを示すためにも、適正な勤怠管理が重要です。昨今、残業代の未払いや倫理観に欠けた働かせ方をする企業が問題となっていますが、その原因は不適切な勤怠管理によるものだと考えられます。企業としての健全さを保つためにも、適切な勤怠管理が大切なのです。

    ④従業員の健康を守るため

    適正に勤怠管理を行っていれば、従業員の長時間労働による体調不良やメンタルヘルスの不調を未然に防ぐことができます。勤怠管理は、従業員ごとに勤務時間の偏りがないかどうか、健康を害するような働き方をさせていないかどうかを判断する上でも重要なのです。適切に勤怠が管理されていれば、業務負荷の配分や業務効率を見直すなど、労働環境の整備を行うことができます

    ⑤トラブルを回避するため

    たとえ従業員が自主的に長時間労働をしていたとしても、管理者側の問題として訴訟に発展する恐れがあります。実際、時間外勤務の割増賃金を支払わなかったとして、従業員からの訴訟を受けて未払い分の支払いを命じられた判例などもあります。
    厚生労働省 : 「確かめよう労働条件」 : 「割増賃金不払い」に関する具体的な裁判例の骨子と基本的な方向性
    勤怠管理をしっかり行うことで、トラブル回避にもつながるのです

    勤怠管理の方法とメリット・デメリット

    勤怠管理を行う方法は、主に4つです。

    1. 出勤簿
    2. タイムカード
    3. Excelによる管理表
    4. 勤怠管理システム

    いずれの方法もメリットとデメリットがありますので、従業員の就業形態や企業規模にあわせて選びましょう。

    勤怠管理の方法.png

    出勤簿

    紙の出勤簿に各日の始業時間・就業時間などを記入する方法です。残業時間や遅刻・早退など、勤怠情報をすべて一枚の紙に書き込むため、一目で管理しやすいというメリットがあります。また、特別なシステムや機器を必要としませんので、初期費用を抑えることもできます。

    しかし、すべて自己申告による記入であるため、書き換えや虚偽申告などの不正が起こりやすいというデメリットがあります。そのため、厚生労働省は企業側に以下のような措置を取るようガイドラインを設けています。

    1. 労働者に対し、出勤簿の運用について十分に説明を行う
    2. 申告された就業時間と在社時間に解離がある場合は実態調査を行う
    3. 申告する就業時間に上限を設けない
    4. 実際より短い就業時間で申告していないか確認を行う

    厚生労働省:労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

    タイムカード

    専用のシートをタイムレコーダーに挿し込んで、勤務時間を打刻する方法です。タイムレコーダーとシートを準備するだけで運用開始できるので、導入時の初期費用を抑えることができます。従業員にとって操作が簡単で、書き換えによる不正を防ぐことができるというメリットも。

    一方、記録できる情報が限られている端末が多いため、勤怠管理に必要な情報のすべてを管理できないデメリットもあります。就業時間を集計できない端末だと別途計算の手間も発生し、転記ミスにつながる恐れもありますので注意しましょう。

    また、端末がない場所での打刻ができないので、テレワークや社外勤務には不向きです。

    Excelによる管理表

    Excelなどの表計算ソフトを利用して、就業時間を管理する方法です。自由度が高く、各企業の働き方に合わせてカスタマイズできます。残業時間や休日の管理も可能で、関数で自動集計ができるというメリットも。はじめからパソコンにインストールされた表計算ソフトを利用すれば、費用をかけることなく運用が可能です。

    ただし、紙の出勤簿と同様に自己申告となるため、入力ミスや虚偽申告をどう判断するのか、あらかじめ検討する必要があります。また、ひとつのファイルで複数人の管理を行う場合、誤って他人の記録を削除したり、計算式を書き換えたりしないよう注意しましょう。

    勤怠管理システム

    多くの企業で使われているのが、専用システムで勤怠を管理する方法。ICカードや指紋認証を用いて社内への入退場時刻を記録するというもので、その情報がシステムと連携しているため、就業時間が自動的に算出されます。第三者の書き換えを防ぎ、そのまま給与計算もできるメリットがあります

    勤怠管理システムは、インターネット経由で提供されたシステムを利用するクラウド型と、独自にシステムを構築して運用するオンプレミス型に大別することができます。企業規模や管理項目によって、どちらのタイプを使うか選びましょう。いずれにしてもシステム導入や運用にコストがかかるデメリットがあります。

    勤怠管理が煩雑になるケース

    ひとつの企業の中でも、働き方や働く人によって同じ方法で管理できない場合があります。一般的に考えられるのは、次の3つのケースです。

    1. 雇用形態が多岐にわたる場合
    2. 働き方が多岐にわたる場合
    3. 扶養控除内で働きたい従業員を管理する場合

    ①雇用形態が多岐にわたる場合

    正社員の雇用だけでなく、パートやアルバイト、契約社員などの非正規雇用も行っている企業の場合、一日の労働時間や時給が異なります。誰をどのように管理すべきなのか、従業員ごとに分けて考える必要があるので管理が煩雑になるケースが多いようです。

    ②働き方が多岐にわたる場合

    事業所内での勤務だけでなく、リモートワークやサテライトオフィス勤務などのテレワークを導入している場合、働き方ごとの勤怠管理が必要です。特にリモートワークの場合、就業時間を客観的に判断することが難しくなります。

    ③扶養控除内で働きたい従業員を管理する場合

    配偶者の扶養に入っていて、扶養控除内での勤務を希望する従業員がいる場合、控除を受けられる所得額になるよう、労働時間を調整する必要があります。たとえば、所得税が発生しないようにしたい場合は103万円(*1)、配偶者の社会保険の扶養から外れないようにしたい場合は130万円(*2)が年収の上限となります。従業員が求めている条件を事前に把握しておきましょう。
    (*1)国税庁 : 扶養控除
    (*2)厚生労働省 : 年金健康保険の被保険者区分について

    働き方改革に伴う勤怠管理での注意点

    労働人口の減少や価値観の多様化に伴って進められている働き方改革。柔軟な働き方が求められる一方、従来と同じ方法での管理が難しくなってきました。どのような点に注意して勤怠管理を行うべきなのか、働き方ごとに解説します。

    フレックスタイム制

    始業時間や終業時間に幅を持たせるフレックスタイム制では、好きな時間に出退勤できるフレキシブルタイムと、必ず出勤していなければならないコアタイムを設定することができます。フレックスタイム制を導入した場合、総労働時間は清算期間内で計算することになりますので、使用者は総労働時間が足りているかどうか、所定労働時間をどれくらい超えているかを把握する必要があります。

    清算期間は、2019年4月1日に施行された「働き方改革関連法」によって上限が3ヶ月となりました。そのため、支払うべき割増賃金は清算期間に応じて計算することになります。ただし、清算期間が1ヶ月より長い場合でも、一週間の平均労働時間が50時間を超えた分はその月内に残業代を支払わなければならないという点に注意しましょう。

    労働時間の清算期間が3ヶ月の場合.png

    テレワーク

    テレワークというのは、以下の3つの働き方の総称です。

    • 在宅勤務
      従業員が自宅で仕事をすること
    • リモートワーク
      場所を問わず仕事をすること
    • サテライトオフィス勤務
      本拠地とは異なるオフィスで仕事をすること

    近年、災害や感染症拡大の影響でオフィスに出勤せずに働くテレワークを導入する企業が増えています。一方で、在宅勤務やリモートワークにおいては、第三者の目がない場所で仕事をするため、勤怠管理の客観性が保てないという課題があります。

    そのため、勤怠管理システムでパソコンの使用時間を記録したり、チャットツールで在席・離席(プレゼンス)情報を確認したりして、客観的な就業時間を記録する必要があります

    勤怠管理システムの選び方

    働き方改革によって多様な働き方が広がる中、適正かつ効率的な勤怠管理を行うために、勤怠管理システムの導入が必要になってくるでしょう。では、どのようなシステムを選べばいいのでしょうか。4つの選定ポイントをお伝えします。

    クラウド型 or オンプレミス型

    上述したように、勤怠管理システムにはクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。初期コストを抑えて導入するならクラウド型を選びましょう。ハードウェアを設置・維持する費用等が発生しないため手軽に導入することができます。

    一方、自社独自のシステムを作りたい場合や、従業員数が多く管理が複雑な企業の場合は、一からシステムを構築するオンプレミス型がおすすめ。運用開始後のカスタマイズも融通が利くので、勤務ルールが変わった場合でも安心です。ただし、クラウド型よりも導入までの日数や費用がかかるというデメリットもあります。

    セキュリティ面

    勤怠管理には個人情報を含みますので、確実なセキュリティ対策を行わなければなりません。クラウド型を利用するなら、アプリケーションのアップデートや通信の暗号化がされているかといった点を確認し、セキュリティリスクの少ないシステムを選びましょう。

    スマートフォン対応の可否

    リモートワークを導入しているなら、スマートフォンから勤怠入力できるシステムを選ぶといいでしょう。外出先で仕事を終えた場合にそのまま終業時刻を入力することができますので、リアルタイムでの管理が可能となります。

    他システムとの連携可否

    勤怠情報は、人事情報や給与計算とも関連していますので、それらの情報と連携して管理できるシステムを選ぶと便利です。勤怠管理システムで出力したデータを、他のシステムへ反映させることができれば、書き写しによるミスや手間をなくすことができます

    クラウドERP『ZAC』で勤怠情報を一括管理

    多様な働き方に対応するため、複雑化する勤怠管理。労働基準法に則った上で、各企業のルールに合わせた管理ツールを利用することが大切です。

    株式会社オロが提供するクラウドERP(Enterprise Resources Planning/基幹業務システム)『ZAC』なら、勤怠管理と同時にプロジェクトの工数管理も行うことができます。他の給与計算システムと連携するために、勤怠情報をCSVデータ出力することも可能。セキュリティオプションを利用した場合、スマートフォンから勤務時間を入力することもできますので、リモートワークを導入している企業でも安心です。
    ZACの勤怠管理について、詳しくはこちら

    勤怠管理は企業の義務であると同時に、給与計算や工数管理など、企業側にとって必要なデータを収集する手段でもあります。勤怠情報を様々なデータと連携させるなら、クラウドERPの導入も検討してみてください。

    クラウドERP ZACで理想の勤怠管理を実現

    ZACは生産性向上を実現するために必要な「業務効率化」と「経営判断の精度向上」を両立できる基幹業務システムです。IT/Web/広告/コンサルティング業などへの累計700社以上の導入実績に基づき、経営課題の解決をサポートいたします。ZACで出来ることをより詳しく知るためには、まずは製品パンフレットをご覧ください。

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    矢野 由起

    この記事の筆者

    ライター

    矢野 由起

    製造業のエンジニアとして9年半勤めた経験を活かし、現在はフリーランスのライターとして活動中。職場の生産性や働き方改革、クラウドツール活用、複業などに興味があり、人事領域に関する記事なども手掛けている。

    犬塚 菜々美

    この記事の監修者

    株式会社オロ ZAC デジタルマーケティングチーム

    犬塚 菜々美

    過去にシステムエンジニアとしてERPパッケージソフトの開発に3年半従事。その際に身につけた業務知識やERPの知識を生かし、株式会社オロの製品クラウドERP「ZAC」のマーケティングチームの一員として活動。業務効率化や働き方改革に興味があり、ワークライフバランスのセミナー等にも積極的に参加している。

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