プロジェクト収支管理とは？Excelとシステムの比較ポイント

プロジェクト収支管理とは

プロジェクト収支管理とは、プロジェクト単位の原価を適正に把握し、必要なタイミングでプロジェクト収支を可視化できるようにすることです。

最低限の利益を確保できず、赤字となるプロジェクトを減らすためにも有効です。 プロジェクトには、外注費・材料費・経費などさまざまな原価が存在しています。その中でも労務費は、プロジェクトの進捗により変動があるため、進行途中で原価を算出することが難しいものです。

赤字プロジェクトを防ぎプロジェクトの利益を確保するため、ひいては適正な経営管理を行うために、プロジェクト収支管理が欠かせません。見込段階から進捗中、終了までのプロジェクトの収支、着地見込を見えるようにしておく必要があります。

プロジェクト収支管理を行う上では、予算と売上だけでなく、原価を正確に把握することがポイントです。次に紹介するような知的サービス業の場合、労務費が原価の大半を占めるため、「どのプロジェクトに誰がどれくらいの時間をかけているのか」を正確に把握しなければなりません。

プロジェクト収支管理が必要な業種

プロジェクト収支管理が必要なのは、プロジェクト単位で業務を行う「プロジェクト型ビジネス」と呼ばれる業種です。具体的には、以下のようなものがあります。

システム業

システム業は、ITにまつわるシステム構築・開発などを行う業種です。

• システムインテグレーション／SIer
• SaaS・ASPサービス開発
• システム受託開発
• アプリケーション開発
• ソフトウェア開発...などの業種が該当します。

広告業

広告業とは、商品やサービスを世に広めるための広告を制作する業種です。紙面の広告からWeb広告まで、幅広く取り扱います。

• 調査・リサーチ／インターネットリサーチ
• 広告制作
• 広告代理店
• PR／広報代行
• 展示会・コンベンション
• セールスプロモーション（SP）／販促支援...などの業種が該当します。

クリエイティブ業

クリエイティブ業は、雑誌やWeb、ゲームなどの媒体や制作物に携わる業種です。

• Web制作／モバイルコンテンツ制作
• ゲーム制作
• 映像制作／アニメーション制作
• クリエイティブ・グラフィック制作
• デザイン制作...などの業種が該当します。

士業

士業とは、専門性の高い資格取得が必要な業種です。

• 弁護士法人
• 税理士法人
• 行政書士法人
• 社会保険労務士法人...などの業種が該当します。

コンサルティング業

コンサルティング業は、企業や組織の課題解決の支援を行う業種です。

• IT／システムコンサルティング
• 戦略系コンサルティング
• シンクタンク／調査機関
• 監査法人
• 建設コンサルタント
• BPO・アウトソーシングサービス...などの業種が該当します。

イベント業

イベント業は、企業などが発案したイベントの企画から運営までを行う業種です。

• イベント企画会社
• 空間プロデュース
• ディスプレイ制作会社...などの業種が該当します。

プロジェクト収支管理 Excel / システムの比較

プロジェクト収支管理を行う方法には、主にExcel管理とシステム管理があります。ここでは、それぞれの方法のメリット・デメリットをお伝えします。

Excelで行う方法のメリット・デメリット

Excelでプロジェクト収支管理を行う場合、自社で管理用のシートを作成するか、インターネット上に公開されているテンプレートをダウンロードして使用することになります。プロジェクトの予算・売上・原価など、収支管理に必要な情報をExcel上に集めて管理します。

メリット

Excelを使う場合、ソフトがインストールされたPCを使えば、無料でシートを作成・運用できます。カスタマイズ性が高く、自社に合わせた管理表を作成できる点もメリットです。業務でExcelを利用している企業であれば、多くの人が使い慣れているため、すぐに運用をスタートできます。

デメリット

インターネット上に公開されたテンプレートを使用できますが、請求書や見積書と異なり、テンプレートの種類が限られています。また、ひとつのシートだけで管理することが難しく、多くのシートまたはファイルを作成することになり、結果的に管理が煩雑になる場合もあります。

全ての情報を集約するためには、多くの人がそのファイルに情報を入力できなければなりません。しかしExcelでは、複数人での同時編集ができなかったり、誤ったデータの入力・削除のリスクがあります。逆に、一人だけで管理する場合は、個人の業務負荷が高くなってしまうでしょう。またその人が休職や退職したケースでは、Excelを編集できなくなるというリスクもあります。

そのほかExcelで収支の分析・報告を行う際には、別のシートを作成する必要があります。そのため、管理シートがどの時点の情報なのか、プロジェクトのステータスや予定売上日を常に把握しておかなければなりません。

システムで行う方法のメリット・デメリット

システム管理を行う場合は、プロジェクト収支管理に対応したシステムを導入して運用することになります。メリットとデメリットは以下の通りです。

メリット

集計用、分析用、報告用など複数のファイルが必要なく、システム内で一元管理できるため、管理工数の削減につながります。複数人での同時入力も可能なため、特定の部署や人のみに管理負荷が偏ることもありません。

日次や週次で勤怠締めを設定できるシステムであれば、労務費を含めたリアルタイムな収支のモニタリングが可能です。労務費を含めた支出が多く、予算額を超えているプロジェクト（赤字プロジェクト）が発生した場合には、アラートが出るように設定できるシステムもあります。そのような機能を使えば、問題のあるプロジェクトを早期発見できます。

デメリット

システムの場合は、導入費用や運用コストがかかってしまいます。費用も、規模や搭載する機能によって異なります。また、導入するまでにシステム設計や構築が必要となり、すぐには運用を開始できない点にも注意しましょう。 導入するシステムによってはカスタマイズ性が低い場合もあり、システムに合わせて自社の運用を変えることも考えなければなりません。社員が使い慣れるまでに時間がかかる可能性もあります。

比較のまとめ（表）

「プロジェクト収支管理をExcelで行うか」「システムで行うかの違い」をまとめると下記の表のようになります。

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システム業や広告業、コンサルティング業などのプロジェクト型ビジネスには、プロジェクト収支管理が欠かせません。Excelを使って収支管理を行う場合、無料ですぐに始められて、自社オリジナルのシートで管理ができます。 しかし、プロジェクト収支管理では多くの情報を集約しなければなりません。そのためには複数人での入力のしやすさや情報の正確性、リアルタイム性を考慮する必要があるので、管理の負担を考慮すると専用システムの導入がおすすめです。

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